แนะนำซอฟต์แวร์ฟรี ที่ช่วยให้การทำธุรกิจของคุณง่ายขึ้น

ซอฟต์แวร์ฟรีที่น่าสนใจ สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ความเจริญของเทคโนโลยีได้เปลี่ยนพฤติกรรมของเราให้เปลี่ยนไป ตั้งแต่การสื่อสารที่เราใช้ปฏิสัมพันธ์, การจับจ่ายใช้สอย ฯลฯ ทุกวันนี้มันแตกต่างไปจากในอดีตอย่างสิ้นเชิง 

การทำธุรกิจก็เช่นกัน การนำเทคโนโลยีมาช่วยในการประกอบธุรกิจ ไม่ใช่สิ่งที่ถูกจำกัดเอาไว้เฉพาะในธุรกิจขนาดใหญ่เท่านั้น ธุรกิจขนาดเล็กก็สามารถนำเทคโนโลยีมาช่วยงานได้เหมือนกันนะ 

อ่านบทความ : การใช้เทคโนโลยีซอฟต์แวร์มาช่วยเพิ่มผลผลิตในการทำธุรกิจ

มันอาจจะเป็นเรื่องยากสำหรับคนที่ทำธุรกิจมานานแล้วเสียหน่อย ความรู้สึกที่ว่า "ก็ใช้วิธีการดั้งเดิมประกอบธุรกิจอยู่รอดมาได้ตั้งหลายสิบปี แล้วมันก็ประสบความสำเร็จด้วย ทำไมจะต้องไปเปลี่ยนแปลงระบบเดิมที่ทำมาตั้งนานแล้วล่ะ" ซึ่งความจริงเทคโนโลยีไม่ได้เข้าไปเปลี่ยนแปลง "รูปแบบการทำธุรกิจ" แต่มันเข้าไปช่วยให้งาน "ง่ายขึ้น" หรือเพิ่มทางเลือกใหม่ในการทำธุรกิจต่างหาก

ลองเริ่มจากซอฟต์แวร์ที่สามารถเริ่มทดลองใช้งานได้ฟรี โดยไม่ต้องลงทุนก่อนก็ได้ จะมีตัวไหนน่าสนใจบ้างมาลองดูกัน

สำหรับการสื่อสาร และทำงานร่วมกัน

Google Docs และผองเพื่อน

ลองใช้บริการได้ที่ : https://docs.google.com/

หากพูดถึงบริการออนไลน์แบบไม่มีค่าใช้จ่ายแล้ว ไม่ได้พูดถึง Google ล่ะก็ ข้อมูลนั้นก็อาจจะดูไม่สมบูรณ์สักเท่าไหร่นัก ดังนั้นเรามาเปิดรายการซอฟต์แวร์ด้วย Google เลยดีกว่า

ไม่ว่าจะธุรกิจไหน ก็ยากที่จะหลีกเลี่ยงการทำเอกสาร Google มีเครื่องมือทำเอกสารให้ใช้งานได้ฟรี อย่าง Docs, Sheets, Slides ฯลฯ ซึ่งเอกสารที่สร้างด้วย Google สามารถแชร์ให้กับผู้ร่วมงานของเราได้อย่างง่ายดายผ่านระบบ Cloud ของ Google Drive ช่วยให้การทำงานเป็นทีม และติดตามความเคลื่อนไหวเป็นไปอย่างรวดเร็ว แถมไม่ต้องหงุดหงิดกับการสลับกันตอบอีเมลที่จะยาวเป็นหางว่าวอีกด้วย

Join.me

ลองใช้บริการได้ที่ : https://www.join.me/

ภาพจาก https://www.truthinadvertising.org/join-me/

การประชุมงานเป็นเรื่องปกติที่มักจะเกิดขึ้นเป็นประจำอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม บางธุรกิจที่พนักงานไม่ได้เข้าออฟฟิศเป็นประจำ การมีนัดประชุมก็จะต้องเสียเวลาเดินทาง และเสียค่ารถอีก แต่ในยุคนี้ การประชุมทางไกลผ่านอินเทอร์เน็ตเป็นเรื่องที่นิยมกันมากขึ้น ซึ่งก็มีซอฟต์แวร์สำหรับประชุมงานให้เลือกใช้อยู่หลายตัว

สำหรับคนที่สนใจก็อาจจะเริ่มต้นด้วย Join.me ก่อนก็ได้ เพราะมันสามารถทดลองใช้ฟรีได้ โดยมีข้อจำกัดตรงที่รองรับผู้เข้าร่วมการประชุมแค่ 10 คนเท่านั้น

Facebook Messenger, LINE, Skype, Discord ฯลฯ

ภาพจาก https://vrzone.com/articles/chat-apps-cost-carriers-33-billion-revenue-year/72502.html

แม้ส่วนตัวผมเองจะเป็นคนที่ไม่ชอบการถูกตามงานผ่านแชทสักเท่าไหร่ แต่ก็ต้องยอมรับว่า ทุกวันนี้มันกลายเป็นเรื่องปกติไปเสียแล้ว ซึ่งหากประยุกต์ข้อตกลงในการใช้งานกันให้ลงตัว ใช้เมื่อจำเป็น และไม่ไปก้าวก่ายในเวลาส่วนตัว มันก็สะดวกดีเหมือนกันนะ 

ที่จริงมีซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับการสนทนาเป็นทีม และติดตามงานโดยเฉพาะอยู่เหมือนกัน แต่เชื่อสิพนักงานส่วนใหญ่ไม่ค่อยอยากเปิดแอปฯ ต้องลงเพิ่มเพื่อเอาไว้ทำงานกันสักเท่าไหร่หรอก ใช้ของที่พวกเขาใช้กันเป็นปกติอยู่แล้ว แม้ลูกเล่นจะน้อยแต่ก็ดูเหมือนจะได้ผลมากกว่านะ

บริหารธุรกิจ และลูกค้าสัมพันธ์

Hubspot CRM

ลองใช้บริการได้ที่ : https://www.hubspot.com/crm/

Hubspot CRM (CRM คือ กลยุทธ์การบริหารจัดการความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับลูกค้า) มีความน่าสนใจตรงที่เขาเคลมว่าสามารถใช้งานได้ฟรี 100% แถมตลอดกาลอีกต่างหาก มันมีความสามารถในการบันทึกกิจกรรมที่เคยปฏิสัมพันธ์กับลูกค้า รายการสั่งซื้อในอดีตของลูกค้า ฯลฯ ความสามารถส่วนใหญ่จะเกี่ยวกับการขายเป็นหลัก ดังนั้นจึงเหมาะกับการให้ทีมพนักงานขายใช้มากเลยล่ะ

xTuple

ลองใช้บริการได้ที่ : https://www.xtuple.com/

xTuple เป็นซอฟต์แวร์ประเภท ERP (วางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรโดยรวม) ที่มีการผนวกระบบ CRM เข้าไว้ด้วย ตัวซอฟต์แวร์เหมาะกับการใช้ช่วยบริหารบริษัทที่ผลิตสินค้ามากกว่าด้านบริการ

สำหรับเวอร์ชันฟรีจะสามารถใช้งานได้จำกัดแค่ 5 User เท่านั้นนะ

Asana

ลองใช้บริการได้ที่ : https://asana.com/

ซอฟต์แวร์สำหรับบริหารมอบหมายงานงานภายในบริษัท และติดตามความคืบหน้าของโปรเจคได้อย่างชัดเจนกว่าเดิม ในเวอร์ชันฟรี สามารถใช้งานได้ถึง 15 คน น่าจะเพียงพอต่อการใช้งานในธุรกิจขนาดเล็กนะ

ช่วยทำงานอัตโนมัติ

IFTTT

ลองใช้บริการได้ที่ : https://ifttt.com/

IFTTT ย่อมาจาก “If this then that” หรือแปลเป็นภาษาไทยทื่อๆ ได้ว่า "ถ้าแบบนี้ก็แบบนั้น" มันเป็นบริการที่ให้เรากำหนดเงื่อนไขง่ายๆ แต่ได้ประสิทธิภาพขึ้นมา เช่น ถ้ามีคนส่งอีเมลมา ก็ให้ดึงข้อมูลไปเก็บไว้ในบริการอื่นๆ ต่ออัตโนมัติ อะไรทำนองนั้น สามารถสร้างรูปแบบการทำงานได้เยอะมากๆ เลยล่ะ

Zapier

ลองใช้บริการได้ที่ : https://zapier.com/home

Zapier มีความคล้ายคลึงกับ IFTTT เลย แต่รูปแบบเงื่อนไขจะเน้นหนักไปทางธุรกิจเป็นหลัก รองรับแอปฯ และบริการหลากหลายเยอะกว่า IFTTT แต่ก็อาจจะมีบางคำสั่งที่ไม่สามารถใช้งานได้ การเลือกก็ลองดูที่ตรงกับลักษณะงานของคุณละกัน

จัดการอีเมลให้อยู่หมัด

Thunderbird

ลองใช้บริการได้ที่ : https://www.thunderbird.net/th/

หากคุณไม่ใช่แฟนคลับของ Google และต้องการใช้งาน Client อีเมลที่เก็บไว้ในเครื่องล่ะก็ Thunderbird คือ คำตอบที่คุณกำลังมองหาอยู่ มันเป็นซอฟต์แวร์ฟรีสำหรับจัดการอีเมล, จัดการงาน, ปฏิทิน และระบบแชทให้ใช้ด้วย 

MixMax

ลองใช้บริการได้ที่ : https://mixmax.com/

การเช็คอีเมลเป็นเรื่องเสียเวลา และน่ารำคาญอยู่ไม่ใช่น้อย MixMax เป็นส่วนขยายของเว็บเบราว์เซอร์ที่ช่วยให้คุณติดตามความเคลื่อนไหวของอีเมลได้โดยสะดวกยิ่งขึ้น ด้วยระบบแจ้งเตือน, ตั้งเวลาส่งอีเมล, ตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ ฯลฯ

อย่างไรก็ตาม ในเวอร์ชันฟรี MixMax จะจำกัดการแทรคอีเมลได้แค่ 100 ฉบับ และตั้งเวลาล่วงหน้าได้แค่ 10 ฉบับ ต่อเดือนเท่านั้นนะ หากต้องการใช้มากกว่านี้ก็ต้องจ่ายค่าบริการเพิ่ม

MailChimp

ลองใช้บริการได้ที่ : https://mailchimp.com/

หากต้องการใช้อีเมลในการสื่อสารกับลูกค้า หรือที่นิยมเรียกกันว่า Newsletters ล่ะก็ MailChimp ถือว่าน่าสนใจมากทีเดียว สร้างงานง่ายได้เทมเพลตที่แสดงผลลัพธ์การออกแบบได้ทันที สามารถตรวจสอบยอดคลิกที่เกิดขึ้น ทำให้การวางแผนการตลาดสะดวกขึ้น

สำหรับการใช้งานฟรี เขาให้ส่งอีเมลได้ถึง 12,000 ฉบับไปยังสมาชิก 2,000 คน เลยล่ะ 

POS ระบบขายหน้าร้าน 

Loyverse

ลองใช้บริการได้ที่ : https://loyverse.com/

ระบบ POS ที่ใช้งานได้ฟรีแบบจำกัดความสามารถ (แต่ก็เพียงพอสำหรับการใช้งานทั่วไป) เหมาะสำหรับร้านค้าขนาดเล็ก มีระบบวิเคราะห์ และจัดการกับสต๊อคสินค้า

Loyverse มีแอปฯ ให้ใช้ได้ทั้ง iOS และ Android ตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์ของคนยุคใหม่ได้เป็นอย่างดี

KeyHut

ลองใช้งานได้ที่ https://keyhut.com/pos3.htm

KeyHut อาจจะมีหน้าตาที่ดูโบราณไปสักหน่อย แต่เอาจริงๆ มันก็ทำหน้าที่ของ POS ได้ดี และร้านค้าในต่างประเทศหลายร้านก็นิยมใช้งานกันนะ เนื่องจากผู้พัฒนาเขาปล่อยให้ใช้งานได้ฟรีแบบไม่มีเงื่อนไข และข้อจำกัดใดๆ เลยล่ะ

เอาล่ะ ตอนนี้ก็น่าจะได้เครื่องมือช่วยทำธุรกิจกันไปบ้างแล้ว ที่เหลือก็แค่การนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมเท่านั้นเอง อย่างไรก็ตาม สุดท้ายแล้วเครื่องมือก็เป็นแค่ตัวช่วยนะครับ ธุรกิจจะประสบความสำเร็จได้หรือไม่ มันก็อยู่ที่แผนการด้วย