หากนำ Canva Free หรือ Canva Pro ไปใช้ในเชิงธุรกิจ จะเกิดอะไรขึ้น ?

หากใช้ Canva Free และ Canva Pro ในเชิงธุรกิจ จะเกิดอะไรขึ้น ?

ในยุคที่ การสื่อสารด้วยภาพ (Visual Communication) กลายเป็นหัวใจสำคัญของการทำธุรกิจ องค์กรจำนวนมากเลือกใช้ Canva เป็นเครื่องมือหลักในการสร้างสรรค์งานออกแบบ แต่คำถามสำคัญคือ คุณกำลังเลือกใช้ Canva ได้เหมาะกับรูปแบบการทำงานขององค์กรแล้วหรือยัง ?

สำหรับผู้ที่กำลังใช้ Canva Free หรือ Canva Pro ซึ่งถูกออกแบบมาสำหรับการใช้งานส่วนบุคคล ในการทำงานของบริษัท อาจกำลังตั้งคำถามว่า ควรขยับไปใช้ Canva Business หรือ Canva Enterprise ที่ออกแบบมาสำหรับการทำงานในองค์กรโดยเฉพาะหรือไม่ และหากยังคงใช้ Canva เวอร์ชันสำหรับบุคคลทั่วไปในงานธุรกิจ จะมีผลกระทบอะไรตามมาบ้าง ?

ในบทความนี้ เราจะพาไปทำความเข้าใจว่า ความแตกต่างของ Canva แต่ละเวอร์ชันไม่ได้อยู่แค่เรื่อง “จำนวนเทมเพลต” หรือ "ฟีเจอร์สำหรับงานกราฟิก" เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเรื่องสำคัญอย่าง ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) และ การบริหารจัดการข้อมูลภายในองค์กร ซึ่งมีผลโดยตรงต่อการปกป้องข้อมูลทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขทางธุรกิจ ข้อมูลผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ยังไม่เปิดตัว หรือข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่ถูกใช้และจัดเก็บอยู่ภายในงานออกแบบบน Canva

ฝันร้ายของธุรกิจที่ให้พนักงานใช้ Canva Free และ Canva Pro ในการทำงาน (The Disadvantages of using Canva Free and Pro for Business Operations.)

เสี่ยงต่อข้อมูลความลับของธุรกิจ เมื่อพนักงานใช้ Canva Pro ในการทำงาน

มีเคสน่าสนใจเมื่อมีพนักงานบริษัทแห่งหนึ่งในต่างประเทศ ถูกเจ้านายขอให้ใช้บัญชี Canva Pro ส่วนตัวของเธอเพื่อการทำงานในบริษัท ซึ่งทำให้เกิดความเสี่ยงเรื่องความเป็นส่วนตัวข้อมูลของธุรกิจเป็นอย่างมาก เพราะหากเธอทำงานบน Canva ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของ ยอดขาย รายได้ กำไร/ขาดทุน ของบริษัท และเธออาจมีการแชร์แอคเคาน์ Canva Pro ใช้งานกับเพื่อน หรือบุคคลอื่น หรือแอคเคาน์ของเธออาจถูกเข้าถึงได้โดยบุคคลที่ไม่พึงประสงค์ (เพราะ Canva Pro ไม่มีระบบการยืนยันตัวตนที่เข้มงวดพอ) ข้อมูลตัวเลขสำคัญของธุรกิจก็จะไม่เป็นความลับอีกต่อไป

งานหายทันที เมื่อพนักงานลาออก !

และอีกกรณีหนึ่งก็คือ ถ้าองค์กรของคุณยังพึ่งพา Canva Free หรือ Pro ของพนักงาน "เมื่อพนักงานลาออก" งานของเขา (และของหลาย ๆ ทีมในบริษัทที่เขาเป็นคนจัดทำให้) ก็จะติดตัวเขาออกไปด้วยเช่นกัน ทำให้ธุรกิจสูญเสียงานทั้งหมดที่เขาเป็นคนทำไปในทันที หรือถ้าหากต้องการโอน ความเป็นเจ้าของไฟล์ทั้งหมด ไปให้พนักงานคนอื่นก่อนที่เขาจะออกจากบริษัทไป ก็จะมีขั้นตอนที่ยุ่งยากมาก

แต่สำหรับองค์กรที่เลือกใช้แพลตฟอร์ม Canva Business และ Canva Enterprise การจัดการสมาชิกในองค์กรก็จะเป็นไปอย่างราบรื่น และเมื่อมีพนักงานลาออก แค่เพียงนำชื่อของพนักงานออกจากระบบ Canva ก็จะทำให้สิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ของพนักงานท่านนั้นถูกตัดขาดทันที (ทำให้เขาไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้อีกต่อไป) และยังสามารถโอนไฟล์งานทั้งหมด ไปให้พนักงานคนอื่นดูแลต่อได้อย่างง่ายดาย

ทำความรู้จัก Canva มีกี่เวอร์ชัน แตกต่างกันอย่างไร ? (Understanding Canva Versions : What are the Differences ?)

เนื่องจาก Canva เป็นแพลตฟอร์มการออกแบบที่ถูกสร้างเพื่อการใช้งานที่หลากหลาย จึงมีหลายเวอร์ชันให้เลือกตามต้องการ ดังนี้

ตัวอย่างฟีเจอร์ใน Canva Pro
ภาพจาก: https://www.canva.com/online-whiteboard/ui-design-tool

1. Canva Free : หรือบัญชี Canva ระดับพื้นฐาน ใช้งานได้ฟรี แต่จะมีการจำกัดจำนวนเทมเพลต ฟังก์ชันการใช้งานต่าง ๆ มีพื้นที่ Cloud Storage มาให้ 5 GB. และใช้งาน Affinity ที่เป็นชุดโปรแกรมสำหรับทำงานกราฟิกได้อีกด้วย เหมาะสำหรับนักเรียน คนวัยทำงานที่เพิ่งเริ่มทำกราฟิก
2. Canva Pro : นี่คือบัญชี Canva สำหรับใช้งานส่วนตัว เหมาะกับฟรีแลนซ์ที่ต้องการออกแบบงานอย่างรวดเร็ว สวยงาม ที่ปลดล็อกเทมเพลต องค์ประกอบ เครื่องมือต่าง ๆ ให้ใช้งานได้มากกว่าเวอร์ชันฟรี มีพื้นที่ Cloud Storage ขนาด 100 GB. พร้อม Brand Kit 5 ชุด
3. Canva Business : นี่คือบัญชี Canva สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ถึงขนาดกลาง (SME) ที่ต้องการจัดการผู้ใช้งาน และจัดการงานออกแบบบน Canva ได้อย่างเป็นระบบ จัดการได้จากส่วนกลาง และมาพร้อมฟีเจอร์ออกแบบกราฟิกที่หลากหลาย ความสามารถด้าน AI ที่อัปเกรดขึ้น และพื้นที่ Cloud Storage ขนาด 500 GB. 
4. Canva Enterprise : นี่คือโซลูชันสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายทีม หรือหลายแผนกที่ต้องการใช้งาน Canva สามารถแยกจัดการผู้ใช้งาน และจัดการงานออกแบบได้ตามแผนกอย่างเหมาะสม เรื่องฟีเจอร์การออกแบบต่าง ๆ อยู่ในระดับสูงสุด มาพร้อมพื้นที่ Cloud Storage 1 TB. และระบบความปลอดภัยระดับสูงสุด

ตัวอย่างฟีเจอร์ใน Canva Enterprise
ภาพจาก: https://www.canva.com/solutions/it

หากใครยังไม่มั่นใจว่า จะเลือกใช้ Canva แบบไหน ระดับใดดี เรามีข้อมูลประกอบให้คุณเลือกตัดสินใจง่าย ๆ โดยหลัก ๆ คือ หากใช้งานออกแบบกราฟิกส่วนตัว ให้เลือก Canva Free หรือ Canva Pro ส่วนการดีไซน์งานของบริษัท องค์กร ให้เลือก Canva Business และ Enterprise

ทำไมธุรกิจที่ใส่ใจเรื่องความปลอดภัยข้อมูลต้องใช้ Canva Enterprise ?
(Why Data-Secure Businesses Need Canva Enterprise ?)

เรื่องดีไซน์งานบน Canva ไม่มีอะไรที่ต้องห่วงเลย แต่ถ้าองค์กรของคุณกังวลเรื่องความปลอดภัย เช่น "ข้อมูลรั่วไหล" หรือ "การจัดการพนักงานที่ใช้ Canva ภายในบริษัท" ก็ต้องพิจารณาให้ดี เพราะฟีเจอร์รักษาความปลอดภัยข้อมูลระดับสูง มีมาให้เฉพาะใน Canva รุ่น Enterprise เท่านั้น

ระบบจัดการความปลอดภัยที่เหนือกว่า

หลาย ๆ องค์กรเริ่มต้นใช้งาน Canva Free ก่อนจะขยับไปสู่ Canva Pro เพื่อปลดล็อกจำนวนเทมเพลต (Template) และองค์ประกอบสำหรับงานออกแบบ (Element) ที่หลากหลายกว่า แต่จุดเปลี่ยนสำคัญที่ทำให้ “การทำงานแบบส่วนตัว” กลายเป็น “การทำงานแบบมืออาชีพ” คือฟีเจอร์ที่มีเฉพาะใน Canva Enterprise เท่านั้น นั่นคือ “ระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลขั้นสูงระดับองค์กร” (Enterprise-level Security and Controls) ซึ่งเปรียบเสมือนเกราะป้องกันข้อมูลสำคัญของบริษัท

ฟีเจอร์ที่เกิดมาเพื่อรักษาความปลอดภัยโดยเฉพาะ

บนแอคเคาน์ Canva ของธุรกิจ อาจมีข้อมูลความลับมากมาย อาทิ แผนการตลาด ตัวเลขผลประกอบการ กำไร/ขาดทุน ข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะเปิดตัว และอื่น ๆ อีกมากมาย คงไม่ดีแน่ถ้าข้อมูลเหล่านี้ตกไปอยู่ในมือของบุคคลนอก ความเสี่ยงคือการล็อกอินเข้าแอคเคาน์ Canva โดยผู้ไม่ประสงค์ดี หรือภัยด้านความปลอดภัยไซเบอร์ แต่วางใจได้เลยเมื่อใช้ Canva Enterprise เพราะมีฟีเจอร์รักษาความปลอดภัยของข้อมูลอย่างเข้มงวด อาทิ

• ฟีเจอร์การเชื่อมต่อแบบ SSO (Single Sign-On) : เพื่อการใช้งานที่ปลอดภัยกว่า ยกตัวอย่างง่าย ๆ นี่คือระบบที่ป้องกัน ที่เปิดให้เฉพาะพนักงานที่มีรายชื่ออยู่ในฐานข้อมูลของธุรกิจเท่านั้น จึงจะสามารถล็อกอินเข้าใช้งานแอคเคาน์ Canva ของธุรกิจได้ ซึ่งจะเป็นการล็อกอินด้วยอีเมลของบริษัท และยังช่วยลดความยุ่งยากให้พนักงานไม่ต้องจำรหัสผ่านอันใหม่สำหรับ Canva อีกด้วย
• ฟีเจอร์ SCIM Provisioning : ระบบจัดการรายชื่อพนักงานอัตโนมัติ ไม่ต้องคีย์ข้อมูล User เข้าระบบ Canva อีกต่อไป โดยเมื่อมีรายชื่อพนักงานใหม่เข้ามาในระบบฐานข้อมูลของบริษัท และหากต้องการให้พนักงานท่านนั้นใช้งาน Canva ได้ แอคเคาน์ Canva สำหรับพนักงานท่านนั้นก็จะถูกสร้างขึ้นมาโดยอัตโนมัติ สามารถล็อกอินเข้าใช้งานได้ทันที หรือเมื่อพนักงานลาออก ฟีเจอร์นี้ก็จะจัดการระงับการใช้งาน (Deactivate) แอคเคาน์พนักงานคนนั้นโดยอัตโนมัติ ช่วยปิดช่องโหว่เรื่องความปลอดภัย และป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้อย่างดีเยี่ยม
• ฟีเจอร์ Audit Logs : สำหรับตรวจสอบย้อนกลับกิจกรรมการใช้งาน (Activity) ของผู้ใช้ เพื่อตรวจสอบว่ามีใครเข้าใช้งาน Canva บ้าง และทำกิจกรรมอะไร เมื่อไหร่ โดยหากพบสิ่งที่น่าสงสัยใด ๆ สามารถเช็ก Audit Logs ของแต่ละ User ย้อนหลังได้ตามช่วงเวลาที่ต้องการ

ซึ่งฟีเจอร์สำคัญทั้ง 3 นี้ มีอยู่ใน Canva Enterprise เท่านั้น ทำให้ธุรกิจที่ต้องทำงานกับข้อมูลส่วนตัว หรือต้องทำงานกับข้อมูลที่เป็นความลับของธุรกิจบน Canva การเลือกใช้งาน Canva ในรุ่นที่ต่ำกว่า (Free, Pro และ Business) อาจทำให้เกิดความเสี่ยงต่อข้อมูลได้

ภาพจาก: https://www.canva.com/th_th/business/features/security-sso

มี Privacy Controls ปิดการส่งข้อมูลเพื่อไม่ให้ Canva นำไปพัฒนา AI

ธุรกิจใดที่ใช้ AI ร่วมกับการทำงานเป็นประจำ อาจกังวลเกี่ยวกับข้อมูลต่าง ๆ ของธุรกิจ ว่าจะถูกนำไปใช้ประโยชน์ในการเรียนรู้ (Train) ของระบบ AI หรือถูกนำไปพัฒนา ต่อยอด หรือกลายเป็นไอเดียใหม่ ๆ ให้บริษัทคู่แข่งหรือเปล่า ? แต่ไม่ต้องห่วง เพราะ Canva มีระบบรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลทางธุรกิจ หรือที่เรียกว่า Privacy Controls ที่ปิดการใช้ประโยชน์จากข้อมูลของธุรกิจเอาไว้เป็นพื้นฐาน (ค่า Default) ทำให้มั่นใจได้ว่า AI ของ Canva จะไม่ใช้ประโยชน์จากข้อมูลของธุรกิจคุณโดยเด็ดขาด

ส่วนใครที่มองไม่เห็นภาพว่า Canva ทั้ง 4 แบบ มีความแตกต่างกันในด้านใดบ้าง เราก็มีตารางเปรียบเทียบการใช้งานให้ได้พิจารณากัน

ต้องการใช้งาน Canva Business และ Canva Enterprise ต้องทำอย่างไร ?
(How to Get Started with Canva Business and Canva Enterprise.)

สำหรับองค์กรธุรกิจที่ต้องการใช้งาน Canva Business และ Canva Enterprise สามารถติดต่อได้ที่ Thaiware Shop ผ่านช่องทางต่าง ๆ ดังนี้

เว็บไซต์ : www.thaiwareshop.com/canva
โทรศัพท์ : 02-635-0455 ต่อ 1
LINE Official : @thaiwarexcanva
E-mail : canva@thaiware.com

การซื้อ Canva ผ่าน Thaiware Shop นอกจากจะได้ลิขสิทธิ์การใช้งานที่ถูกต้อง ใช้งานได้อย่างมั่นใจแล้ว ก็ยังมีคุณประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับเพิ่มเติมอีกหลายรายการ เพื่อความสะดวก และความคุ้มค่าในการใช้งาน ได้แก่

• บริการ Support จากทีมงาน Thaiware เมื่อติดขัดในการใช้งาน หรือเกิดปัญหาใด ๆ สามารถแจ้งเรื่องกับทีม Thaiware ได้ทันที
• Training Sessions อบรมการใช้งานฟรีสำหรับลูกค้าที่ซื้อ Canva จาก Thaiware Shop เนื่องจากฟีเจอร์ของ Canva Business และ Canva Enterprise มีบางส่วนเพิ่มเติมจาก Canva Pro โดยเฉพาะฟีเจอร์การควบคุมดูแลผู้ใช้งาน
• บริการทำ Proof of Concept ให้กับธุรกิจที่สนใจใช้งาน Canva เพื่อตรวจสอบว่าตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจจริงหรือไม่
• สามารถออกใบกำกับภาษีในนามบริษัทได้ถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ต้องปวดหัวกับการสั่งซื้อที่ยุ่งยากอีกต่อไป

เพราะความสำเร็จของธุรกิจ ไม่ได้วัดกันที่ความสวยงามของงานดีไซน์เพียงอย่างเดียว แต่ยังรวมถึงความปลอดภัยของข้อมูลธุรกิจด้วย ให้ Canva Business และ Canva Enterprise เป็นรากฐานที่แข็งแกร่งสำหรับงานสร้างสรรค์ในองค์กรของคุณ เพื่อยกระดับมาตรฐานการทำงานของทีมให้เป็นมืออาชีพ ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพสูงสุด