Microsoft SharePoint คืออะไร ? มีฟีเจอร์ และ ประโยชน์อะไรจากการใช้งานบ้าง ?

Microsoft SharePoint คืออะไร ?
มีฟีเจอร์ และ ประโยชน์อะไรจากการใช้งานบ้าง ?

บ่อยครั้งที่เวลาใช้งาน Microsoft 365 มักจะมีพ่วงแถมโปรแกรมอื่น ๆ นอกเหนือไปจาก Microsoft Office หรือโปรแกรมสำนักงานที่เราใช้กันทั่วไป หนึ่งในนั้นคือโปรแกรม Microsoft SharePoint ซึ่งโปรแกรมที่ว่านี้ จะมีไว้สำหรับทำอะไร มีฟีเจอร์ในการใช้งานอย่างไร และเราสามารถนำไปใช้กับอะไรได้บ้าง ตามไปอ่านบทความด้านล่างกันต่อได้เลย

Microsoft SharePoint คืออะไร ?
(What is Microsoft SharePoint ?)

Microsoft SharePoint เป็นโปรแกรมเครื่องมือจัดการเนื้อหาออนไลน์ ที่ทำให้คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ไว้บนคลาวด์เพื่อแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันได้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถสร้างแผนงานหลักและแผนงานย่อยได้ง่าย พร้อมลดความกระจัดกระจายของงานต่าง ๆ จากต่างแผนกต่างทีม หรือจากแต่ละบุคคลได้ดี

นอกจากนี้ โปรแกรมดังกล่าวจะสามารถสร้างโครงข่ายภายในที่ช่วยให้ทั้งตัวเรา ผู้ที่ทำงานร่วมกันกับเรา และฟรีแลนซ์ (ผู้รับงานอิสระ) สามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์หรือเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างปลอดภัย โดยจะมีผู้ดูแลส่วนกลาง คอยควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้งานแต่ละคนให้สามารถเปิด (Open), แก้ไข (Edit), และบันทึก (Save) ไฟล์ได้แบบไร้รอยต่อ

เครดิตรูปภาพ : https://knowtechie.com/how-to-improve-sharepoint-security-and-mitigate-risks/

Microsoft SharePoint มีฟังก์ชันการใช้งานขั้นสูงในรูปแบบต่าง ๆ มากมาย ที่จะช่วยให้เราและทีม สามารถจัดการงานต่าง ๆ ได้แบบมืออาชีพ เช่น

1. การแชร์ไฟล์กับบุคคลทั้งภายในและภายนอก
2. จัดการเนื้อหาโปรเจกต์ต่าง ๆ เช่น
   1. รูปภาพต่าง ๆ
   2. บทความ
   3. ซอร์สโค้ด (Source Codes)
   4. วิดีโอ และอื่นๆ
3. บรรดางานหลักและงานย่อย เพื่อลดปัญหาการกระจัดกระจายของงานและทีม
4. สามารถติดต่อประสานงานกับคนอื่น ๆ ผ่านหน้าสื่อสาร
5. แอปพลิเคชันบนมือถือที่ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงทีมหรือหน้าสื่อสารผ่านสมาร์ทโฟน
6. สร้างเวิร์คโฟลว์การทำงานและกำหนดการต่าง ๆ ให้กับโปรเจกต์และงาน เพื่อให้แจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ
7. ใช้ฟังก์ชันการค้นหา เพื่อค้นหาทรัพยากร, งาน, หรือไฟล์

ใครเหมาะกับการใช้งาน Microsoft SharePoint บ้าง ?
(Who should use Microsoft SharePoint ?)

Microsoft SharePoint เป็นสถานที่ทำงานที่ปลอดภัยสำหรับไฟล์งานสร้างสรรค์ต่าง ๆ เช่น โค้ดแอปพลิเคชัน, งานออกแบบ, คลิปเสียง, วิดีโอ, บทความเว็บไซต์, ใบแจ้งหนี้, ฯลฯ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมืออื่น ๆ ให้ใช้งานกัน เช่น เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล, เทมเพลตเว็บไซต์, เทมเพลตฐานความรู้, และเวิร์คโฟลว์การจัดการโปรเจกต์ด้วย

เครดิตรูปภาพ : https://www.insiso.co.uk/sharepoint/sharepoint-development-services/

และเพราะเหตุนี้เอง จึงทำให้โปรแกรม Microsoft SharePoint เหมาะสำหรับการใช้งานตั้งแต่ผู้สร้างคอนเทนท์ที่ทำงานคนเดียว ไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่ ซึ่งบรรดาฟรีแลนซ์มืออาชีพ หรือนักครีเอทีฟกลุ่มเล็ก ๆ ก็มีการใช้โปรแกรมนี้ในการพัฒนาซอฟต์แวร์, แอปพลิเคชันมือถือ, เว็บไซต์, และโปรเจกต์พัฒนาคอนเทนท์เช่นกัน

ความสามารถ ที่น่าสนใจของ Microsoft SharePoint
(Interesting Features in Microsoft SharePoint)

เครดิตรูปภาพ : https://codebyteltd.com/our-services/sharepoint-managed-services/

1. การทำงานร่วมกัน (Collaborative Work)

Microsoft SharePoint จัดเป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นสูง และเป็นแพลตฟอร์มที่สามารถปรับเปลี่ยนสเกล สำหรับการจัดการทรัพยากรร่วมกันทั้งภายในและภายนอกได้  โดยแอดมินส่วนกลางสามารถจัดระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันในแต่ละบุคคลในหน้าเว็บของทีมได้ ซึ่งตัวเราและทีมสามารถทำงานบนไฟล์เดียวกันได้แบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องห่วงความหน่วงหรือแลค ดังนั้นบรรดานักพัฒนาและผู้สร้างคอนเทนท์จึงนิยมใช้ Microsoft SharePoint กันเพื่อทำงานแบบเป็นทีม 

อีกหนึ่งฟังก์ชันที่สำคัญในการทำงานร่วมกันของ Microsoft SharePoint คือการรวมข้อมูลทั้งหมดทั้งในเว็บไซต์และในเว็บไซต์ย่อยเข้าด้วยกันเพื่อลดการกระจัดกระจายของข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้แต่ละคนในทีมได้รับการอัปเดตความเคลื่อนไหวของโปรเจกต์งานได้พร้อม ๆ กัน โดยไม่ต้องไปอัปเดตกันผ่านอีเมล, แชต, หรือคุยวิดีโอคอลกันให้วุ่นวาย

2. การจัดการคอนเทนท์ (Content Management)

ตัวจัดการคอนเทนท์ของ Microsoft SharePoint สามารถดูแลโปรเจกต์ต่าง ๆ ไปพร้อม ๆ กันได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นการเผยแพร่หรือ Update Content ขึ้นบนเว็บไซต์ เช่น อีเวนท์ ข่าว บล็อก การนำเสนอรูปภาพ ฯลฯ ก็สามารถทำได้ง่าย

โดยสิ่งต่าง ๆ ที่ว่ามาข้างต้นนั้นเราไม่จำเป็นต้องเริ่มจากศูนย์ เพราะภายใน Microsoft SharePoint นั้นมีเทมเพลตแบบมืออาชีพที่พร้อมใช้งานไว้ให้แล้ว ตัวโปรแกรมสามารถสร้างและบันทึกไฟล์ในแต่ละเวอร์ชัน ให้ตัวคุณและทีมของคุณสามารถเลือกใช้งานได้ทันที

และหากต้องการซ่อมแซมไฟล์หรือกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าของไฟล์นั้น ๆ ก็สามารถทำได้โดยตรงจาก Microsoft SharePoint โดยที่ไม่ต้องอาศัยเครื่องมือภายนอก ในการสำรองข้อมูล กู้คืน หรือซ่อมแซมไฟล์แต่อย่างใด

3. การจัดการโปรเจกต์ (Project Management)

มีฟังก์ชั่นการใช้งานที่หลากหลายทำให้เราสามารถเลือกใช้งานได้เหมาะสมกับงานและการจัดการโปรเจกต์ทุกระดับ เรื่องฟังก์ชันที่โดดเด่นในด้านนี้ที่สุด ก็คือการมีที่เก็บข้อมูลแบบส่วนกลาง เพื่อให้โปรเจกต์ต่าง ๆ และบรรดาเอกสารที่เกี่ยวข้อง สามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและต่อเนื่อง 

สำหรับการเรียกดูเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ และการรีวิวประสิทธิภาพในการทำงานนั้น  คุณสามารถเปิดบันทึกเวลาเพื่อเรียกดูการทำงานที่เกี่ยวข้องได้ เช่น

• บันทึกกิจกรรมต่าง ๆ และการเปลี่ยนแปลง
• บันทึกปัญหาและรายงานต่าง ๆ
• ติดตามเวลาในการทำงานของงานแต่ละชิ้น
• เปลี่ยนแปลงข้อมูลการติดตาม

4. โซลูชันแบบผสม (Hybrid Solutions)

เพื่อให้ผู้ใช้สามารถจัดการงานได้อย่างราบรื่น Microsoft SharePoint จะทำหน้าที่เปรียบเสมือนศูนย์กลางข้อมูลของโปรเจกต์นั้น ๆ ทำให้แอปพลิเคชันอื่น ๆ ง่ายต่อการเรียกดูและจัดสรรงาน 

โดยเราสามารถซิงก์ Microsoft SharePoint เข้ากับเครื่องมืออื่น ๆ เช่น รายชื่อสิ่งที่ต้องทำ, ลิสต์งาน, แพลนเนอร์, และโปรเจกต์ออนไลน์ ทำให้สามารถเข้าถึงได้ง่าย นอกจากนี้ยังสามารถสร้างรายงานเพื่อนำเสนอข้อมูลเชิงลึกของโปรเจกต์ ให้กับลูกค้าฟรีแลนซ์ได้อีกด้วย พร้อมทั้งมีการซิงก์เข้ากับ Outlook และปฏิทิน เพื่อจัดระเบียบงานและกำหนดตารางเวลาให้เรียบร้อย เพื่อที่คุณจะได้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ ทั้งสำหรับส่วนตัวและสำหรับทีม

อีกทั้งยังมีความสามารถในการผนวกเข้ากับ โปรแกรม Microsoft PowerPoint, คลิปวีดีโอ (Video Clip),  สตรีม (Stream), หรือพื้นที่เก็บข้อมูลบน Microsoft One Drive เพื่อพรีวิวไฟล์และเอกสารต่าง ๆ ภายใน Microsoft SharePoint ทำให้ประหยัดเวลาในการทำสิ่งที่ซ้ำซาก เช่น การดาวน์โหลดไฟล์จำนวนมากออกจาก Microsoft SharePoint เพื่อไปทำสไลด์นำเสนองานบน Microsoft PowerPoint

ประโยชน์ของ Microsoft SharePoint
(Benefits of Microsoft SharePoint)

Microsoft SharePoint จัดว่ามีประโยชน์ในการใช้งานค่อนข้างหลากหลายเมื่อเทียบกับเครื่องมือในการใช้ผลิตผลงานอื่น ๆ สำหรับการจัดการโปรเจกต์หรือคอนเทนท์ต่าง ๆ ยกตัวอย่างประโยชน์ที่ได้รับจากการใช้โปรแกรมนี้ก็เช่น

เครดิตรูปภาพ : https://www.qrapp.org.uk/sp-portals

1. ประหยัดเงิน

ตัวผู้ใช้หลายคนเอง อาจจะได้จ่ายเงินเป็นค่าบริการรายเดือนผ่านการเป็นสมาชิก Microsoft 365 อยู่แล้ว ซึ่งถ้าคุณหันมาใช้ Microsoft SharePoint ก็จะทำให้ไม่ต้องไปเสียค่าใช้บริการให้กับแอปพลิเคชันหรือเครื่องมือจัดการอื่น ๆ อีก เพราะตัวโปรแกรมดังกล่าวก็มีให้ใช้กันในแผนบริการรายเดือนอยู่แล้ว (แถมยังซิงก์กันได้อย่างมีประสิทธิภาพ)

2. มีความปลอดภัยในการรักษาข้อมูล

บรรดาหน่วยงานรัฐวิสาหกิจและองค์กรใหญ่ เชื่อมั่นในระบบนิเวศของ Microsoft SharePoint ในเรื่องการเก็บรักษาข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ฉะนั้น เราจึงสามารถเก็บรักษาผลงานที่เรารังสรรค์ไว้บน Microsoft SharePoint เพื่อทำงานร่วมกันได้โดยไม่ต้องกลัวข้อมูลสูญหาย

3. มีความสามารถในการรองรับการขยายตัวในการใช้งาน

โปรแกรม Microsoft SharePoint ทำให้คุณสามารถกำหนดบัดเจ็ตในการทำโปรเจกต์ได้ ถ้าหากคุณพบปัญหาติดขัดในกระบวนการทำงานเนื่องจากโปรเจกต์ที่มากเกินไปจากลูกค้าที่มีอยู่หลายราย ก็สามารถเลือกที่จะเปลี่ยนแผนบริการรายเดือนเพื่อให้สามารถวางทรัพยากรและโปรเจกต์ต่าง ๆ ได้มากขึ้น เมื่อโปรเจกต์ต่าง ๆ ซาลงไปแล้ว ค่อยกลับมาใช้แผนบริการที่ราคาถูกลงก็ได้

4. ใช้งานได้อเนกประสงค์

ความยืดหยุ่นและความอเนกประสงค์นั้น ทำให้เราสามารถใช้งาน Microsoft SharePoint เป็นเสมือนเครื่องมือควบคุมการสร้างสรรค์ผลงานไปได้เลยในขณะที่คุณกำลังเปลี่ยนบทบาทของตัวเอง หรือทักษะการสร้างสรรค์งาน ซึ่งเราจะสามารถใช้งานเทมเพลตเมื่อต้องการเริ่มโปรเจกต์ใหม่หลังจากที่โปรเจกต์แรกจบได้เลย ประหยัดงบในการซื้อแอปพลิเคชันอื่น ๆ มาใช้งานเพิ่ม