3 วิธีแปลงเอกสาร Word เป็นสไลด์ PowerPoint โดยไม่ต้องก๊อปวาง !

3 วิธีแปลงเอกสาร Word เป็นสไลด์ Powerpoint โดยไม่ต้องก๊อปวาง !

โดยทั่วไปแล้ว เมื่อพูดถึงคำว่าแปลงเอกสาร เรามักจะนึกถึงการแปลงเอกสารจากไฟล์ Word ไปเป็นไฟล์ PDF เสียเป็นส่วนใหญ่ แต่จริง ๆ แล้ว การนำเสนอที่ดี ก็มักเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้การทำงานร่วมกันทั้งในและนอกแผนก สามารถทำงานได้อย่างราบรื่น ซึ่งผู้เขียนเชื่อว่าผู้อ่านชาวพนักงานออฟฟิศทั้งหลาย ย่อมต้องเคยใช้งานทั้ง โปรแกรม Microsoft Word และ โปรแกรม Microsoft PowerPoint มาแล้วอย่างแน่นอน

ถ้าหากคุณเคยทำสไลด์ PowerPoint เพื่อการนำเสนอ โดยการใช้วิธีคัดลอกข้อมูลจากไฟล์เอกสาร Word มาลงสไลด์ แล้วค่อยเอาภาพ รูปไอคอน หรือฟอร์แมตอื่น ๆ ตามลงมาแล้วล่ะก็ จะรู้ได้ทันทีว่าขั้นตอนค่อนข้างกินเวลาและความละเอียดในการจัดเรียงไม่ใช่น้อย แต่รู้หรือไม่ว่า ในปัจจุบัน เรามีตัวช่วยที่มีชื่อว่า Microsoft's Artificial Intelligence หรือ Microsoft AI ที่เป็นตัวช่วยจาก Microsoft โดยตรง และมีวิธีการอื่น ๆ เข้ามาช่วยให้คุณสามารถแปลงไฟล์เอกสารได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องมานั่งก๊อปวางอีกต่อไปแล้วล่ะ

1. ส่งออกไฟล์เอกสาร Word โดยใช้ Microsoft AI เข้ามาช่วย
(Export Word Document to PowerPoint Presentation by using Microsoft AI)

Microsoft AI คืออะไร ?

Microsoft AI เป็นหนึ่งในการพัฒนาโซลูชัน ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence - AI) ที่มีโครงสร้างที่แข็งแกร่ง ที่ทางไม Microsoft เอง ก็ได้นำมาประยุกต์ใช้งานในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น การสื่อสารด้วย AI, ระบบการเรียนรู้ด้วยตนเองของ AI (Machine Learning), วิทยาศาสตร์ข้อมูล (Data Science), วิทยาการหุ่นยนต์ (Robotics), Internet of Things (IoT) และอีกมากมาย

นอกจากนี้แล้วก็ยัง รวมไปถึงการให้ AI เรียนรู้ ภาษาธรรมชาติของมนุษย์ (Natural Language), เทคโนโลยีรู้จำเสียงพูด (Speech Regonition), การวิเคราะห์ภาพ (Image Analysis) และการวิเคราะห์ความรู้สึกของคน (Sentiment Analysis)

เครดิตภาพ : https://windowsreport.com/microsoft-ai/

โดยในปัจจุบันทาง Microsoft ก็ได้นำเข้ามาปรับใช้กับ Office 365 ด้วยแล้วเช่นกัน เพื่อลดภาระงานและเพิ่มความสะดวกในการใช้งานให้กับผู้ใช้ Office มากขึ้น และหนึ่งในฟีเจอร์ที่น่าสนใจ ก็คือการลดความซ้ำซ้อนในการทำชิ้นงานนำเสนอสักชิ้นขึ้นจากไฟล์เอกสาร ที่ปกติแล้ว เราจะต้องใช้การคัดลอกจากไฟล์เอกสาร Word แล้วไปจัดเรียงหน้าและรูปแบบเอาอีกทีในไฟล์นำเสนองาน (Presentation File) แต่คราวนี้ เมื่อมี Microsoft AI เข้ามาช่วย ก็ทำให้เราสามารถย่นระยะเวลาในการทำงานลงไปได้ ด้วยการส่งออกไฟล์เอกสารมาเป็นไฟล์นำเสนองานได้ทันที !

ข้อมูลเพิ่มเติม

• วิธีใช้เทคโนโลยี AI ใน Word ของ Office 365
• วิธีใช้เทคโนโลยี AI ใน PowerPoint ของ Office 365

แปลงเอกสารไปเป็นสไลด์ ต้องใช้อะไรบ้าง ?

เมื่อเราต้องการแปลงไฟล์เอกสารไปเป็นสไลด์โดยอัตโนมัติ จะมีสิ่งที่เราต้องการเพื่อให้การแปลงไฟล์นั้นราบรื่น 3 อย่างด้วยกัน ได้แก่

• มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร
• มีบัญชีสำหรับใช้งาน Office แบบออนไลน์
• มีไฟล์เอกสาร Word ที่มีแต่ตัวอักษรเพียงอย่างเดียวที่อยู่ใน OneDrive แล้ว

Update : 9 พฤศจิกายน ค.ศ. 2021 (พ.ศ. 2564)

• ฟีเจอร์ AI สามารถแปลงสไลด์จากไฟล์เอกสาร Word ที่เปิดบนเว็บได้เท่านั้น สำหรับเวอร์ชัน Desktop ยังไม่สามารถทำได้ โดยสามารถเข้าถึงฟีเจอร์ดังกล่าวผ่านบริการ Microsoft 365 หรือ Office บนเว็บไซต์
• ยังไม่รองรับการใช้งานบนเบราว์เซอร์ Internet Explorer และ Safari

ในการใช้งานฟีเจอร์ดังกล่าว ให้เราล็อกอินเข้าไปที่เว็บไซต์ Office.com ด้วยบัญชี Microsoft ซึ่งถ้าหากคุณไม่มีบัญชี Microsoft ก็สามารถสมัครได้ง่าย ๆ ตามขั้นตอนต่อไปนี้

วิธีสมัครบัญชี Microsoft เพื่อเริ่มใช้งาน Office

1. เข้าไปที่ เว็บไซต์ Office.com แล้วเลื่อนเมาส์ไปที่รูปผู้ใช้สีขาวด้านขวาบนแล้วคลิกซ้ายเพื่อเข้าสู่หน้าจอสมัครใช้งาน

2. เมื่อเข้ามาแล้ว ให้คลิกที่คำว่า Create One ! แล้วใส่อีเมลที่คุณต้องการสมัครใช้งาน Office ลงไป (ไม่จำเป็นต้องเป็นอีเมลจำพวก Hotmail, Live, หรือ Outlook สามารถใช้อีเมลอื่น ๆ เช่น Gmail, Yahoo ! มาใช้สมัครได้) แล้วทำตามขั้นตอนที่แจ้งหน้าเว็บจนเสร็จ

วิธีเตรียมไฟล์ Word ให้เป็น Web Document

ในแอปพลิเคชัน Word เวอร์ชันเดสก์ทอปจะไม่สามารถใช้งานเพื่อแปลงไฟล์เอกสาร Word ให้กลายเป็นสไลด์ PowerPoint ได้ คุณจะต้องใช้ไฟล์เอกสาร Word สำหรับ Web Document แทน โดยสามารถทำได้ทั้งหมด 3 วิธีได้แก่

1. สร้างสไลด์นำเสนอด้วยเอกสาร Word บนเว็บไซต์ที่ Office.com โดยตรง
2. คัดลอกเนื้อหาจากไฟล์ Word ในเวอร์ชันเดสก์ทอปมา แล้ววางลงไปในเอกสารเปล่าบนเว็บไซต์ Office
3. ทำงานในรูปแบบไฟล์ Word เวอร์ชันเดสก์ทอป แล้วเซฟขึ้นโฟลเดอร์ OneDrive ของคุณ จากนั้น เปิดแบบออนไลน์บนเว็บไซต์

วิธีส่งออกไฟล์เอกสาร Word ไปเป็นไฟล์นำเสนองาน PowerPoint

เมื่อเรามีไฟล์เอกสาร Word ที่ (สร้าง) รออยู่บบนเว็บ Office.com แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกที่ "เมนู File" → "เมนู Export" → "เมนู Export to PowerPoint Presentation"

2. ตัว AI จะทำการคัดกรองคีย์เวิร์ดบนไฟล์เอกสารของเราว่า มีเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร พูดถึงสิ่งใดเป็นสำคัญ หลังจากประมวลผลเสร็จแล้ว AI ก็จะนำเสนอเทมเพลตขึ้นมาจำนวนหนึ่งเพื่อให้เราเลือกใช้ ซึ่งอาจมีให้มากหรือน้อยก็แล้วแต่เนื้อหาเอกสารของคุณ ทำให้เราไม่ต้องมานั่งคิดธีมเองให้เมื่อย จัดการจิ้มเลือกไปสักหนึ่งแบบ

3. เมื่อคุณเลือกเทมเพลตที่ต้องการแล้ว AI จะขึ้นหน้าจอแจ้งเตือนการจัดการเตรียมสไลด์และสรุปเนื้อหาของคุณ และสุดท้าย จะมีหน้าต่างแจ้งว่างานนำเสนอของคุณพร้อมแล้ว ให้คลิกที่ "ปุ่ม Open Presentation" เพื่อรีวิวดูผลลัพธ์บน PowerPoint บนเว็บ

จะเห็นได้เลยว่า AI ของ Microsoft สามารถทำงานได้ค่อนข้างดีเลยล่ะ แต่มีการจัดเรียงเพี้ยนไปบ้างเล็กน้อย เพราะรูปยังซ้อนทับข้อความอยู่

4. อย่างไรก็ตาม เราสามารถเลือกที่จะเปลี่ยนคอนเทนท์ที่แนะนำได้ตามแต่เราต้องการ จากรูปตัวอย่างด้านบน "แถบ Designer" ในตัว PowerPoint นั้น จะมีตัวเลือกไว้รอให้เราจัดออกแบบได้เองในทุก ๆ สไลด์ ดังนั้น ถ้าไม่ถูกใจอันไหน ก็สามารถไปเลือกแบบอื่นที่มีให้ได้เลย เพียงแค่คลิกที่ "ปุ่ม Design" (ทดลองใช้งานได้ 3 เดือนสำหรับผู้ใช้งานฟรี ส่วนใครที่สมัครบริการ Office 365 ไว้จะใช้งานได้เลย)
5. นอกจากนี้ ยังสามารถเพิ่มไอคอน, รูปภาพ, วิดีโอ, และอื่น ๆ ได้เหมือนกับทำ PowerPoint เองทุกประการ ซึ่งการเพิ่มก็ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่การเพิ่มจากในเว็บเท่านั้น แต่ยังสามารถเพิ่มไฟล์มีเดียวจากเครื่อง PC ของคุณเองได้อีกด้วย
6. เมื่อเราจัดการแก้ไขเสร็จเรียบร้อยแล้ว ไฟล์นำเสนองาน ของเราจะถูกบันทึกในรูปแบบของไฟล์เอกสารออนไลน์ ใน OneDrive ซึ่งเราสามารถเลือกที่จะบันทึกไฟล์นำเสนองานแบบออนไลน์, ดาวน์โหลดสำเนามาไว้ในเครื่อง และนำมาเรียกใช้แบบออฟไลน์ทีหลังเหมือนไฟล์นำเสนองานอื่น ๆ ก็ได้ นอกจากนี้ ยังมีตัวเลือกให้ดาวน์โหลดออกมาเป็นไฟล์ PDF, ODP และรูปภาพอีกด้วยนะ

2. แปลงเป็น PowerPoint ด้วยคำสั่ง Slides from Outline
(Export Word Document to PowerPoint Presentation by using Slides from Outline Command)

นอกเหนือจากการใช้วิธีส่งออกไฟล์ (Export File) แบบด้านบนแล้ว หากคุณไม่สะดวกที่จะใช้งาน Office 365 แบบออนไลน์ ก็สามารถใช้วิธีทำไฟล์เอกสาร Word ให้เป็นไฟล์นำเสนองาน PowerPoint ได้ ด้วย "คำสั่ง Slides from Outline"

วิธีแปลง Word เป็น PowerPoint ด้วยคำสั่ง Slides from Outline

1. เปิดไฟล์เอกสาร Word ที่ต้องการนำไปทำเป็นสไลด์ PowerPoint ขึ้นมา แล้วจัดการเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรเสียใหม่ โดยหัวข้อเรื่องที่ต้องการนำไปทำเป็นหัวข้อสไลด์ ให้เปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรไปเป็น "รูปแบบ Heading 1" แล้วเปลี่ยนรูปแบบของเนื้อหาสไลด์ ให้เป็น "รูปแบบ Heading 2"

เครดิตภาพ : https://www.extendoffice.com/documents/word/5581-convert-word-document-to-powerpoint.html

2. หลังจากที่จัดการเปลี่ยนรูปแบบตัวอักษรเสร็จเรียบร้อย ให้บันทึกเอกสาร แล้วปิดโปรแกรม Word ลงไปได้เลย
3. จัดการสร้างไฟล์ PowerPoint ขึ้นมาใหม่โดยไปที่ "แท็บ Home" คลิกที่ "ปุ่ม New Slide" แล้วเลือก "เมนู Slides from Outline"

เครดิตภาพ : https://www.extendoffice.com/documents/word/5581-convert-word-document-to-powerpoint.html

4. เมื่อหน้าต่าง Insert Outline ปรากฎขึ้น ให้เลือกไฟล์ Word ที่จัดเตรียมไว้เมื่อสักครู่มา แล้วคลิกที่ "ปุ่ม Insert"

เครดิตภาพ : https://www.extendoffice.com/documents/word/5581-convert-word-document-to-powerpoint.html

5. เมื่อการแทรกเสร็จสิ้น เราก็จะเห็นเนื้อหาในไฟล์ Word ถูกเรียงไว้ตามหน้าสไลด์ไว้ให้แล้ว จากนั้นก็สามารถเลือกปรับเปลี่ยนเนื้อหาได้ตามชอบ

เครดิตภาพ : https://www.extendoffice.com/documents/word/5581-convert-word-document-to-powerpoint.html

3. ใช้บริการเว็บไซต์แปลงไฟล์ออนไลน์
(Use online converter to convert Word Document to PowerPoint Presentation)

การเลือกใช้บริการเว็บสำหรับ แปลงไฟล์เอกสาร ช่วยให้ประหยัดเวลาในการนั่งเรียบเรียงจัดการเอกสารใหม่ไปได้มาก เพราะเพียงแค่คุณอัปโหลดไฟล์ขึ้นบนเว็บไซต์ ตัวเว็บ ก็จะจัดการประมวลผลและทำออกมาเป็นหน้าสไลด์ให้คุณโดยอัตโนมัติ

วิธีแปลงไฟล์เอกสาร Word ไปเป็นไฟล์นำเสนองาน PowerPoint แบบออนไลน์

1. เข้าไปที่เว็บไซต์ https://convertio.co/doc-ppt/ แล้วกดที่ "ปุ่ม Choose Files" เพื่อเลือกไฟล์เอกสาร Word ที่ต้องการ

2. หน้าเว็บจะทำการอัปโหลดไฟล์ของเราขึ้นมาให้เห็นกด "ปุ่ม Convert" เพื่อเริ่มต้นการแปลงไฟล์

3. เมื่อขั้นตอนการแปลงไฟล์เสร็จสิ้น คลิกที่ "ปุ่ม Download"

4. เมื่อเปิดไฟล์ขึ้นมา ก็จะเห็นว่าหน้าเอกสาร Word ถูกปรับเปลี่ยนมาเป็นหน้าสไลด์ PowerPoint เรียบร้อยแล้ว จากการทดลองของเรา ค้นพบว่าตัวไฟล์ถูกนำมาใส่เป็นหน้าสไลด์แบบหน้าเอกสารเลย (แนวตั้ง) ไม่ได้เป็นแนวนอนอย่างที่เราคุ้นเคยกัน รูปภาพถูกนำมาใส่ด้วย และสามารถเคลื่อนย้ายแก้ไขรูปภาพได้ แต่สิ่งที่ไม่สามารถทำได้อย่างสมบูรณ์คือข้อความที่ถูกยกมาแบบไม่ถูกต้อง การสะกดคำนั้นผิดไปแทบจะโดยสิ้นเชิง

เราเข้าใจว่า การสะกดที่ผิดเพี้ยนไปนั้นเป็นผลมาจากการใช้ภาษาไทย เหตุผลเพราะว่า หัวข้อและชื่อภาษาอังกฤษที่แทรกอยู่ในที่ต่าง ๆ ไม่ได้มีการสะกดที่ผิดเพี้ยนไปเลย แต่พอเป็นภาษาไทย กลับกลายเป็นว่าอ่านได้บ้างไม่ได้บ้าง มีสระอีเข้ามาแทนไม้ไต่คู้บ้าง เป็นต้น เรียกว่าคัดลอกเนื้อหาเดิมมาวางทับจะง่ายกว่าแก้ทีละจุดแน่นอน

บทสรุปเกี่ยวกับการแปลงไฟล์เอกสาร Word เป็น PowerPoint
(Export Word Document to PowerPoint Conclusion)

ถ้าหากต้องการ แปลงไฟล์เอกสาร Word ไปเป็นไฟล์นำเสนองาน PowerPoint โดยที่มีเนื้อหาเป็นภาษาไทย เราขอแนะนำให้ใช้สองวิธีแรก แล้วใส่รูปภาพตามเข้าไปทีหลังจะมีความสะดวกและรวดเร็วกว่าแบบสุดท้ายที่ใช้การแปลงไฟล์ผ่านหน้าเว็บไซต์ เนื่องจากการแปลงไฟล์ผ่านเว็บไซต์ ทำให้ข้อความเปลี่ยนไปจนเรียกได้ว่า พิมพ์ใหม่น่าจะไวกว่า แต่ถ้าหากคุณต้องการแปลงไฟล์เอกสารที่เป็นภาษาอังกฤษทั้งหมด สามารถเลือกใช้การแปลงไฟล์แบบใดก็ได้ตามอัธยาศัย

และถ้าหากมีรูปภาพประกอบในไฟล์ภาษาอังกฤษด้วย การใช้การแปลงไฟล์แบบออนไลน์ จะสามารถทำให้เสร็จสิ้นกระบวนการแปลงไฟล์ได้ไวที่สุด เพราะคุณจะไม่ต้องตามมาแทรกรูปภาพทีหลัง