ปรับการสื่อสารในออฟฟิศอย่างมืออาชีพ แนะนำ 5 แอปแชท สำหรับใช้ทำงานแทน LINE

ปรับการสื่อสารในออฟฟิศอย่างมืออาชีพ
แนะนำ 5 แอปแชท สำหรับใช้ทำงานแทน LINE

Line นั้นเป็นแอปที่ดีเล่นสนุกครบเครื่องสำหรับใช้งานในชีวิตทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นการแชทหาเพื่อนหาครอบครัว, โทรทางไกลเวลาต้องไปเรียนไปทำงานอยู่เมืองนอก, อยู่ต่างจังหวัด ตลอดจนดูข่าว สั่งของออนไลน์ สั่งอาหารก็ครอบคลุมทั้งหมด แต่ก็ไม่ได้หมายความว่ามันจะเหมาะกับการทำงาน

ตั้งแต่ในยุคที่คนย้ายมาทำงานออนไลน์แบบ Work from home ก็ได้เกิดเสียงบ่นมากขึ้นเรื่อย ๆ ว่าdkiใช้ Line ทำงานนั้นน่ารำคาญ เพราะตั้งแต่ระบบล็อกอินเข้าที่ยุ่งยาก ห้องที่ยุบยับ แถมต้องใช้เบอร์ส่วนตัวมาเปิดบัญชีใช้ แถมยังไม่นับไฟล์ชอบหายชอบหมดอายุ นั่นทำให้หลายคนพยายามหาทางออกอื่นๆ แต่ก็มักประสบปัญหาว่า ผู้บริหารหลายคนไม่เคยทำงานในระบบที่เป็น Digital 100% มาก่อนทำให้แทบไม่รู้จักแอปพลิเคชั่นอื่นนอกจาก Line เลย แต่ก็อยากจะปรับเปลี่ยนองค์กรไปด้วย เลยพยายามที่จะหา

Slack

ภาพจาก https://slack.com/

สำหรับแอปพลิเคชั่นที่ใช้ในการแชทกันในที่ทำงานในรูปแบบ Virtual workplace นั้น เจ้าแรก ๆ ที่หลายคนที่เคยทำงานในรูปแบบสตาร์ทอัพมาก่อนจะนึกชื่อได้และมีความคุ้นเคยกันเป็นอย่างดีไม่ว่าระดับใดระดับหนึ่งย่อมไม่พ้น Slack แน่นอน

โดยตัว Slack นั้นเป็นแอปพลิเคชั่นแบบ Standalone (ทำงานด้วยตัวเองไม่รวมอยู่ในแพ็คเกจ กับแอปตัวอื่นใด ๆ) โดยตัว Slack นั้นมีฟีเจอร์มากมายที่จะมาสนับสนุนการทำงานในออฟฟืศให้สะดวกและมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าระบบการแชทที่ทำได้ทั้งแบบส่วนตัวหรือจะตั้งเป็นแชลแนลก็ได้, ระบบวิดีโอคอล, ระบบการอัดคลิปทั้งภาพและเสียง, ไปจนถึงระบบ Slack Connect ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเชื่อม Slack ของตนเองเข้ากับคู่ค้า, ลูกค้า, หรือหน่วยงาน outsource ต่าง ๆ ให้สามารถโดดตามงานไปมาทั้งภายนอกภายในแบบไร้รอยต่อ

นอกจากนั้นแล้ว ตัวแอปยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชั่นภายนอกสำหรับทำงานได้ด้วย เช่น Dropbox, Zoom, Office 365, Google Suite เป็นต้น

Subscription package

ตัว Slack นั้นมีแพคเกตแบบฟรีให้ใช้อย่างมีข้อจำกัดเช่น สามารถเก็บประวัติการพูดคุยได้เพียง 90 วัน ขณะที่แพ็คเกจจ่ายเงินทุกตัวเก็บได้ไม่จำกัด สามารถเชื่อมต่อได้แค่ 10 แอปพลิเคชั่น ขณะที่เวอร์ชั่นจ่ายเงินทำได้ไม่จำกัดเป็นต้น ซึ่งเวอร์ชั่นจ่ายเงินซึ่งจะเป็นการจ่ายแบบ 1 ผู้ใช้งานต่อ 1 เดือน ก็มีหลายแผนดังนี้

• Pro - ทำหรับทีมเล็กๆ ความสามารถจะคล้ายกับที่กล่าวมาข้างต้นทุกประการสำหรับตัวจ่ายเงิน โดยแพคเก็ตนี้จะอยู่ที่ราคา $7.25 (ประมาณ 264 บาท) ต่อเดือน
• Business+ -  สำหรับบริษัทขนาดกลาง มีทุกอย่างที่แพคเกต Pro มี เพิ่มเติมด้วยการการันตีว่ามี Uptime ที่ 99.99%, ระบบ sign in แบบปลอดภัยพิเศษ, รวมไปถึงสามารถ export data ได้ด้วย ราคา $12.50 (ประมาณ 456 บาท) ต่อเดือน
• Enterprise - สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่มาก มีทุกอย่างที่ Business+ ทำได้ แต่ทั้งระบบรักษาความปลอดภัยตอน Sign in, ระบบป้องกันความสูญเสียข้อมูล, ไปจนถึงระบบการปกป้องข้อมูลเชิงสุขภาพบนไฟล์ที่ถูกอัปโหลดขึ้นได้ด้วย ราคาต้องติดต่อฝ่ายขายของ Slack เพื่อขอใบเสนอราคาเท่านั้น

Google Chat

ภาพจาก https://workspace.google.com/intl/th/products/chat/

Google นั้นนอกจากจะมี Gmail ที่ทุกคนคุ้นเคยกับการใข้งานดีอยู่แล้ว ตัว Google ก็ยังมีบริการ Google Chat ด้วย ซึ่งแอปพลิเคชั่นตัวนี้นั้นจะเป็นตัวที่มากับแพคเกจ Google Workspace ที่เป็นชุดแอปพลิเคชั่นสำหรับสำนักงานที่มาพร้อมกับแอปพลิเคชั่นสำหรับออฟฟิศมากมายหลายตัว ไม่ว่าจะเป็น Google Doc, Google Slide, Google Sheet เป็นต้น และ Google Chat ก็เป็นหนึ่งในนั้น

โดยความสามารถก็ทำได้หลากหลายมาก ตั้งแต่การแชท, ตั้งกลุ่ม, ส่งไฟล์, คอลเสียง, วิดีโอคอล และสนับสนุนการแชร์ไฟล์จากตัว Google Drive และ ไฟล์ต่าง ๆ ที่สร้างขึ้นด้วยแอปในชุด Google Office Suite อีกด้วย

แต่ข้อเสียคือ เป็นหนึ่งในแพคเกต Google Workspace ที่ไม่สามารถซื้อใช้งานแบบเดี่ยว ๆ ได้ และไม่มีแบบฟรีให้ทดลองใช้งาน

Subscription package

สำหรับตัว Google Workspace นั้นถ้าใครยังไม่แน่ใจในการใช้งาน สามารถทดลองฟรีได้ 14 วัน หลังจากนั้นก็จะเป็นการใช้งานแบบจ่ายเงิน ซึ่งก็จะคิดเป็นแบบต่อผู้ใช้งาน ต่อเดือนเช่นกัน ซึ่งทุกแพ็คเกตนั้นจะมีแอปพลิเคชั่นที่เหมือนกัน สนับสนุนการใช้ Gemini AI เหมือนกัน แต่จะต่างกันที่ขนาดของ Google Drive, ระบบรักษาความปลอดภัย, และบริการอื่นๆ

• Business Starter - สนับสนุนผู้ร่วมประชุม 100 คนต่อ 1 วิดีโอคอล, Google Drive 30 GB, ระบบรักษาความปลอดภัยและบริการแบบพื้นฐาน ราคา 113.5 บาท ต่อเดือน
• Business Standard - เหมาะสำหรับธุรกิจที่เริ่มมั่นคงโดยทั่วไป รองรับผู้ประชุมได้ 150 คน, Google Drive 2 TB, สามารถจ่ายเพิ่มได้เพื่อบริการสนับสนุนแบบพิเศษ ราคา 272.40 บาท ต่อเดือน
• Business Plus - เหมาะสำหรับบริษัทขนาดกลางที่พอมีทุนหน่อย กับการรองรับการประชุมได้ถึง 500 คน, Google Drive 5TB, ระบบรักษาความปลอดภัยในระดับสูง, สามารถจ่ายเพิ่มได้เพื่อบริการสนับสนุนแบบพิเศษ ราคา 681 บาท ต่อเดือน
• Enterprise - แพ็คเกจแบบพิเศษสำหรับบรรษัทขนาดใหญ่ กับระบบเข้ารหัสอีเมลแบบพิเศษ, ผู้เข้าร่วมประชุมได้มากกว่า 1000 คน, Google Drive 5 TB สามารถขอพื้นที่เพิ่มได้, ระบบรักษาข้อมูลในระดับสูงพิเศษ, บริการระดับ exclusive ผู้สนใจต้องติดต่อกับทางฝ่ายขายของ Google โดยตรงเท่านั้นเพื่อขอใบเสนอราคา

Microsoft Teams

ภาพจาก https://www.microsoft.com/th-th/microsoft-teams/group-chat-software/

ตัดมาทางคู่แข่งอย่าง Microsoft Teams ซึ่งเป็นหนึ่งในแอปพลิเคชั่นสำหรับการสื่อสารในที่ทำงานที่ถูกโปรโมตอย่างหนักมาตลอดช่วงหลายปีที่ผ่านมาหลังจากที่ Microsoft ได้ทำการเทคโอเวอร์บริษัทสร้างแอปสำหรับการทำงานสุดคลาสสิคอย่าง Skype ไป แล้วพยายามสนับสนุนให้กลุ่มธุรกิจที่ใช้ Skype for business ย้ายมาใช้ Microsoft Team ให้หมด

โดยตัว Microsoft Teams นั้นมีข้อได้เปรียบจาก Google Meets คือ สามารถซื้อใช้งานแบบ Standalone ได้ด้วย หรือจะซื้อแบบรวมแพคเก็ตกับ Microsoft 365 ที่เป็นชุดรวบร่วมเครื่องมือใช้งานในออฟฟิศ โดยในแง่นี้จะค่อนข้างยืดหยุ่นกว่า Google Chat ที่ต้องรวบซื้อแบบทั้ง Workspace เลย

สำหรับฟีเจอร์ต่าง  ๆนั้นเรียกว่า ไม่ค่อยต่างจาก Google Chat มากเท่าไหร่ เพราะฟีเจอร์พื้นฐานอย่างที่ควรมีก็มีให้ทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นวิดีโอคอล, การโทร, การแชท รวมไปถึงบอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกัน และการสร้างแชลแนลเพื่อเป็นกรุ๊ปทำงานสำหรับแต่ละแผนกในออฟฟิศ

Subscription package

สำหรับส่วนนี้จะพูดถึงค่าเช่าใช้งานของ Microsfot Teams เพียงอย่างเดียว ไม่ครอบคลุมถึงค่าเช่าในรูปแบบที่เป็นส่วนหนึ่งของ Office 365 

• Essential -  เป็นแพคเกตแบบพื้นฐานสุดโดยจะมีเพียงฟีเจอร์พื้นฐานในการทำงานเป็นทีมบนรูปแบบธุรกิจเท่านั้น พร้อมที่เก็บข้อมูลบน Cloud ขนาด 10 GB สำหรับผู้ใช้แต่ละรายราคา $4 (ประมาณ 146 บาท) ต่อผู้ใช้/ต่อเดือน

สำหรับ Microsoft Teams ในรูปแบบฟรีนั้น จะไม่มีฟีเจอร์ที่กล่าวมาข้างต้น สำหรับการใช้แบบส่วนตัวตามบ้านเท่านั้น เช่นใช้รับสายในการสัมภาษณ์งานหรือคุยกับเพื่อนเป็นต้น

Workplace

ภาพจาก https://th-th.workplace.com/

คุณอาจสงสัยว่าแอปพลิเคชั่น หรือ บริการตัวนี้คืออะไร ชื่อก็ดูธรรมดา ๆ เหมือนสถานที่ทำงานทั่วไป ความเป็นจริงแล้วนี่คือบริการส่วนหนึ่งจาก Facebook ที่ทุกคนคุ้นเคยกับการใช้เป็น Social Media หรือใช้ยิงโฆษณาร้านของตัวเองกัน

แต่ด้วยบริการนี้จะทำให้ Facebook เป็นมากกว้า Facebook โดยจะเป็นสถานที่ทำงานให้เหล่าพนักงานมาทำงานร่วมกันได้อย่างมืออาชีพที่แชทด้วยบัญชีส่วนตัว มีระบบสื่อสารสำหรับบริษัทอย่างครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็น Newsfeed ให้ทุกคนในบริษัทไม่คลาดข่าวสารภายใน, ระบบ Video Call ที่เหมาะสำหรับการประชุมออนไลน์, แบ่งกรุ๊ปแบ่งทีมการทำงานได้ตามแผนกหรือกลุ่มย่อยที่พนักงานอยู่, แน่นอน ฟีเจอร์แชท ที่ทำได้ทั้งแชทเดี่ยว แชทกลุ่ม สามารถรองรับได้ทั้งหมด

นอกจากนี้ ยังสามารถเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชั่นจากภายในนอกได้ด้วย ไมาว่าจะเป็น Office365, Google Suite, Dropbox, Salesforce และที่สำคัญ พนักงานไม่จำเป็นต้องมีบัญชี Facebook ส่วนตัว แค่แอดมินออฟฟิศดึงเข้ามาใช้ก็ใช้งานได้แล้ว

Subscription package

ระบบราคาของ Workplace ก็ไม่มีอะไรยุ่งยาก เพราะติดราคาเดียวเลยคือ $4 (ประมาณ 146 บาท) ต่อคน ต่อเดือน มาพร้อมกับฟีเจอร์ทั้งหมดที่แอปพลิเคชั่นให้ได้ ถ้าต้องการ Support พิเศษให้กับทีมแอดมินก็เพียงเพิ่มไปอีก $2 (ประมาณ 73 บาท) ต่อคน ต่อเดือน เท่านั้น

สำหรับแพคเกตฟรีนั้นมีจะมีให้เฉพาะองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรเท่านั้น โดยต้องผ่านการลงทะเบียนแบบพิเศษที่จะไม่กล่าวไว้ ณ ที่นี้

LINE WORKS

ภาพจาก https://line-works.com/en/

ผู้อ่านหลายคนอาจจะงง สงสัยว่าเริ่มต้นบอกว่าไม่ควรใช้ LINE ทำไมส่วนตรงนี้มาแนะนำ เพราะความเป็นจริงแล้ว LINE นั้นได้ทำการออกเวอร์ชั่นแบบสำหรับใช้ในบริษัท เพื่อการทำงานโดยเฉพาะภายใต้แบรนด์ LINE WORKS เพื่อมาสู้กับคู่แข่งข้างต้นทั้งหมด รวมทั้งเป็นการแก้เกมที่มืออาชีพหลายคนเบื่อหน่ายการทำงานผ่าน LINE ให้เริ่มหันกลับมาพิจารณาใช้ LINE ต่อ

โดยฟีเจอร์ก็มีมากมายทั้งการแชทรายบุคคล, Line กลุ่มแบบสำหรับที่ทำงานโดยเฉพาะ, พื้นที่สำหรับเก็บไฟล์แชร์สำหรับทีม, ระบบ Video Call สำหรับการประชุมกลุ่มที่ประสิทธิภาพสูงกว่า Line แบบปกติ ที่สำคัญคือ พนักงานไม่จำเป็นต้องมีบัญชี LINE แบบส่วนบุคคลเพื่อใช้ LINE WORKS แต่อย่างใด และนั่นทำให้การแยกการใช้ LINE แบบทำงาน กับ LINE บนชีวิตทั่วไปได้แบบแยกขาด น่าจะฟังดูดีไปเลยสำหรับหลายๆคน

Subscription package

ถ้ากลัวว่าจะต้องจ่ายเงินแถมทีมยังเล็กอยู่ LINE ก็ใจดีมีเวอร์ชั่นฟรีให้ใช้ ซึ่งเวอร์ชั่นนี้จะรองรับพนักงานได้แค่เพียง 30 คนเท่านั้น รวมทั้งมีพื้นที่จัดเก็บไฟล์แค่ 5 GB, สร้างบอร์ดได้เพียง 10 บอร์ด กับเก็บลูกค้าได้แค่ 500 ราย ขณะที่แบบจ่ายเงินเก็บได้นับแสน สำหรับเวอร์ชั่นแบบจ่ายเงินนั้นจะคิดแบบต่อคน ต่อเดือน เช่นเดียวกัน

• Standard - แพ็คเกจที่เหมาะสำหรับธุรกิจทั่วไป สามารถเพิ่มพนักงานได้ไม่จำกัด, เก็บไฟล์ได้ 1 TB, video call ได้ร่วม 200 คนสำหรับการประชุมแบบไม่จำกัดเวลา เป็นต้น ซึ่งราคาอยู่ที่ 450 เยน (ประมาณ 109 บาท) ต่อคน ต่อเดือน 
• Advanced - สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ นอกจากจะทำแบบที่ Standard ทำได้แล้ว ยังเพิ่มขนาดของที่เก็บไฟล์ไปถึง 100 TB, เท่านั้นยังไม่พอ มีบริการไดร์ฟและอีเมลส่วนตัวของแต่ละสมาชิกให้ด้วย ราคาอยู่ที่ 800 เยน (ประมาณ 193บาท) ต่อคน ต่อเดือน 

ข้อแนะนำในการเลือกใช้งาน

เนื่องจากแอปพลิเคชั่นส่วนมากนั้นจะมีฟีเจอร์คล้ายคลึงกัน การแนะนำก็จะไม่ยุ่งยากนัก โดยให้สำรวจก่อนว่า บริษัทของคุณน่าจะมีความถนัดกับแอปพลิเคชั่นแบบไหนมากที่สุด, แอปพลิเคชั่นแต่ละตัวทีมแกนของคุณสามารถทำความเข้าใจ และสั่งสอนพนักงานในทีมได้ดีไหม? สถานการณ์ในการทำงานเป็นอย่างไร เช่น ถ้าเน้นทำงานในทีมติดต่อลูกค้าไม่ใกล้ชิดมาก Google Workspace ก็อาจจะครอบคลุมหมด แต่ถ้าติดต่อลูกค้าหรือ Outsource บ่อยๆอาจต้องใช้ Slack เป็นต้น

และท้ายสุด ดูเงินในกระเป๋าของคุณว่าพอสำหรับค่าใช้จ่าย เพราะทุกตัวนั้นคิดเป็นต่อคนต่อเดือนหมด ลองนึกว่าถ้าคุณมีพนักงาน 100 คน รวมทั้งปี คุณจะจ่ายไหวไหม ? คุ้มค่าหรือไม่ ?