เปิดร้าน เปิดบริษัท อยากมีอีเมล @ชื่อร้าน @ชื่อบริษัท ใช้งบเริ่มต้นแค่เดือนละร้อย

แม้ว่าตอนนี้เราอยู่ในยุคโซเชียล ที่ทุกธุรกิจ หรือแม้แต่ร้านค้าเล็กๆ ต่างก็มี Facebook, LINE, Instagram, Twitter เป็นช่องทางติดต่อของตนเองได้ง่ายมากๆ แต่สิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับธุรกิจ โดยเฉพาะความน่าเชื่อถือ ก็คืออีเมล (E-Mail) นั่นเอง

การทำธุรกิจ อาจจะใช้อีเมลจากบริการฟรีอย่าง Hotmail, Gmail ได้ แต่ก็ดูไม่น่าเชื่อถือ ในมุมของการติดต่อในทางธุรกิจ การมีอีเมล @yourcompany หรือชื่อร้าน เช่น yokekung@thaiware.com นอกจากจะเท่แล้ว เวลาส่งอีเมลติดต่อใครในธุรกิจ ก็ทำให้ธุรกิจของเราน่าเชื่อถือ ว่าติดต่อมาจากบริษัทนั้นจริงๆ ไม่ใช่สร้างอีเมลฟรีซึ่งอาจลดทอนความน่าเชื่อถือลง

หากเป็นสมัยก่อน การมีอีเมลเป็นชื่อบริษัท จะดูยุ่งยาก ต้องตั้งเซิร์ฟเวอร์อีเมลเอง จะต้องบริหารจัดการอีเมล มีแผนกไอที แถมการสร้างอีเมลให้พนักงานคนนึง ก็มีเนื้อที่จัดเก็บอีเมลที่จำกัดมากๆ เพราะต้องแบ่งปันเนื้อที่จัดเก็บร่วมกัน จนทำให้หลายๆ คน หันไปใช้บริการ Gmail, Hotmail, Yahoo! แทน เพราะมีเนื้อที่จัดเก็บอีเมลเยอะกว่า แถมแนบไฟล์ใหญ่ได้

ถ้าเรามีบริษัทเล็กๆ คนไม่กี่สิบคน เราก็ไม่จำเป็นต้องลงทุนสร้างระบบอีเมลเยอะขนาดนั้น วางใจให้บริการของ Google ชื่อ G Suite by Google Cloud ช่วยธุรกิจของคุณดีกว่า (ก่อนหน้านี้ ชื่อเดิมคือ Google Apps for Work) เป็นบริการที่ทำให้เราได้ใช้อีเมลได้ โดยมีค่าใช้จ่ายต่อพนักงาน 1 คน ไม่มาก เริ่มต้นเดือนละ 100 บาท ต่อคน ถ้าใครเปิดร้านเล็กๆ บริษัทเล็กๆ 3-5 คน แบบนี้ ก็สามารถมีเมล์ชื่อบริษัทตัวเองได้

G Suite ให้บริการทั้ง ธุรกิจใหม่, ธุรกิจขนาดเล็ก, องค์กร, ทีม เรียกได้ว่า ไม่กี่คนก็ใช้อีเมลบริษัทได้‎ โดยเข้าไปที่ https://gsuite.google.com/intl/th_id/ เลือก "เริ่มต้นทดลองใช้ฟรี"

เราสามารถทดลองใช้งานได้นานถึง 14 วัน (นับจากวันที่ลงทะเบียน) โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลการชำระเงินหรือดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ คือไม่โอเค ก็ไม่ต้องจ่ายเงิน เอาไปทดลองก่อนได้ โดยจะเริ่มต้นด้วยแพ็ก Basic

กรณีที่มีโดเมนอยู่แล้ว แนะนำให้เตรียมข้อมูลในการตั้งค่าโดเมน เพื่อตั้งค่าให้เสร็จภายใน 1 วัน เพื่อที่จะไม่เสียโอกาสในการทดลองใช้ เพราะ 14 วัน จะนับถอยหลังไปเรื่อยๆ แม้เรายังตั้งค่าไม่เสร็จก็ตาม แค่สร้างบัญชี G Suite เสร็จ ระบบก็นับถอยหลังแล้ว

แพ็กเกจ Basic มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 3$ / ผู้ใช้ / เดือน หรือประมาณ 100 บาท ต่อเดือน มีพื้นที่จัดเก็บ 30GB / ผู้ใช้ ส่วนแพ็กเกจ Business 10$ ต่อผู้ใช้ ต่อเดือน และ Enterprise 25$ ต่อผู้ใช้ ต่อเดือน พื้นที่จัดเก็บไม่จำกัด แต่ถ้าสมัครน้อยกว่า 5 บัญชี ก็จะได้คนละ 1TB

รายละเอียด https://gsuite.google.com/intl/en_id/pricing.html?tab_activeEl=tabset-companies

เริ่มสร้างบัญชี G Suite

ป้อนชื่อธุรกิจ จำนวนพนักงาน กรณีนี้ผู้เขียนเลือก 10-99 คน

ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ และอีเมลที่ใช้ประจำ (ส่วนตัว) แนะนำให้ผู้ก่อตั้งเป็นผู้สร้าง เพื่อไม่ให้มีปัญหาเรื่องทรัพย์สินภายหลัง หากหุ้นส่วนถอนหุ้นออก หรือเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันทางธุรกิจ

จากนั้น จะมีหน้าจอให้เลือกว่า คุณมีโดเมนหรือไม่ ถ้ามีอยู่แล้วก็เลือกได้เลย หรือจดโดเมนใหม่

ถ้ายังไม่มีโดเมน ก็จะต้องจดโดเมนใหม่ ราคาแค่ 12 เหรียญต่อปี ประมาณ 400 บาท ต่อปี กรณีนี้ เรามีโดเมนอยู่แล้ว ก็เลยเลือก "ใช่ ฉันมีโดเมนที่ใช้ได้"

ตรวจสอบตัวสะกดให้แน่ใจ เพราะจะใช้เป็นชื่อ @อีเมลบริษัทหรือร้านของเรา แล้วกด ถัดไป

จากนั้น กำหนดชื่อผู้ดูแลระบบบัญชี

ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายๆ ก็คือแต่งตั้งแอดมินอีเมลนั่นเอง ตั้งไว้ก่อนเริ่มแรก แล้วมอบหมายให้คนอื่นดูแลต่อได้

ขั้นตอนถัดไปคือ ลงชื่อเข้าใช้ เพื่อสร้างอีเมล พร้อมรหัสผ่าน

ถ้าอยากจะรับข่าวสารจาก Google ก็กดตกลงได้

ปิดท้ายด้วยการยืนยันตัวตนก่อนสร้างบัญชี เป็นอันเสร็จสิ้น

แต่เดี๋ยวก่อน ยังไม่เสร็จเรียบร้อย เพราะขั้นตอนนี่เป็นเพียงการสร้างบัญชี ต่อไปจะเป็นขั้นตอนการตั้งค่า (แนะนำให้รีบทำให้เสร็จภายในวันเดียวกัน เพราะระบบนับเวลาใช้ฟรี 14 วันแล้ว)

ขั้นตอนการเพิ่มผู้ใช้ในบัญชี G Suite

หลังจากตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ได้มีการสร้างบัญชีอีเมลของบริษัทเราเองขึ้นมาแล้ว ก็ถึงขั้นตอนการเพิ่มผู้ใช้ในบัญชี G Suite ทำให้เพื่อนร่วมงานทุกคนมีบัญชีอีเมล @ชื่อบริษัท โดยในหน้านี้สามารถเพิ่มบัญชีได้ไม่เกิน 10 คน ถ้าเกินจะต้องเลือกตั้งค่าด้วยตนเอง

การสร้างอีเมลไม่ยากเลยครับ แค่ใส่ชื่อ นามสกุล ชื่ออีเมลที่ต้องการ แค่นี้ก็มีอีเมลใช้งานเป็นชื่อบริษัทตัวเองแล้ว ง่ายสุดๆ

เราเพิ่มบัญชีอีเมลเข้าไป 2 บัญชี เหมาะกับผู้เริ่มต้นทำธุรกิจ 3 - 5 คน มีอีเมล @ชื่อบริษัทของตนเอง
จากนั้นจะเป็นการแจ้งทีมว่า จะมีการเปลี่ยนมาใช้อีเมลของ G Suite

ขั้นตอนที่สำคัญอีกขั้นตอนคือการยืนยันโดเมนและตั้งค่าอีเมล

ยืนยันตัวตนผ่านอีเมล

เข้าไปที่ https://accounts.google.com/ ล็อกอินด้วยบัญชีที่สร้างบัญชี G Suite (แอดมินผู้ดูแลอีเมล) ล็อกอินเข้าไปแล้วยืนยันตัวตน โดยมีการยืนยันอีเมล และเว็บไซต์

นำ Meta Tag ไปใส่ไว้ในเว็บไซต์ที่เรามีโดเมนอยู่ครับ

ดูรายละเอียดโฮสต์กับการใส่ Meta Tag ที่ https://support.google.com/a/answer/63026

จากนั้น ให้นำ Meta Tag มาใส่บนเว็บไซต์ที่เราจดโดเมนไว้

หลังจากเพิ่ม Meta Tag แล้ว ให้สร้างระเบียน MX ทุกขั้นตอนจะมีคำแนะนำ ทำตามได้ไม่ยากครับ

จากนั้นกด "ยืนยันโดเมนและการตั้งค่าอีเมล"

ขั้นตอนต่อไป เข้า Google Admin เป็นการจัดการ Admin ของ Google เพื่อจัดการระบบอีเมล G Suite

หากต้องการเพิ่มอีเมลให้หุ้นส่วนบริษัท หรือพนักงานคนอื่นๆ กดที่ "ผู้ใช้งาน" ท่านสามารถเพิ่ม - ลบ อีเมลได้เอง รีหากต้องการเซ็ตรหัสผ่านตรงนี้ก็ทำได้ 

ในส่วนของโปรไฟล์ ตรงนี้สามารถปรับเปลี่ยน URL เวลาเข้าเช็คอีเมลบนคอมพิวเตอร์ได้ ค่าปกติคือ https://mail.google.com/a/ชื่อบริษัท เราสามารถกำหนดเองเป็น https://ชื่อที่ต้องการ.ชื่อโดเมนอีเมลบริษัทที่สร้างไว้ (กำหนดเองได้เอง)

ถ้าอยากจะเช็คอีเมลผ่านมือถือ สามารถเช็คอีเมลผ่านแอปฯ Inbox by Gmail ได้ โดยจะต้องกำหนดค่าจาก Google Admin เข้าเมนู แอปพลิเคชัน > G Suite > Gmail > การตั้งค่าขั้นสูง แล้วเลื่อนไปเลือก ยืนยันการใช้งาน Inbox by Gmail จากนั้นดาวน์โหลดแอปฯ Inbox by Gmail บนมือถือ แล้วป้อนอีเมล รหัสผ่าน คล้ายกับล็อกอิน Gmail ปกติครับ

และนี่ก็คือ การสร้างอีเมลชื่อบริษัทของเราเอง ขั้นตอนอาจจะเยอะสักนิด และต้องการคนที่รู้เรื่องเว็บไซต์นิดหน่อย แต่ก็ไม่ยากครับ มีคำแนะนำและความช่วยเหลือตลอด ทำได้ไม่ยากเลย ถ้าใช้งาน 14 วันแล้วชอบก็จ่ายเงินซื้อเป็นรายปี คุ้มมากครับ หากมีข้อสงสัยอะไร ทาง Google มีข้อมูลแนะนำตลอดครับ