หมวดหมู่ : ทิปส์ > ทิปส์ซอฟต์แวร์

3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word

เมื่อ : 29 สิงหาคม 2561

| ผู้เข้าชม : 36,522

เขียนโดย : ระดับผู้ใช้ : Admin

moonlightkz

A- A+

แชร์หน้าเว็บนี้ :

ตามปกติแล้ว เราจะไม่ค่อยมีปัญหากับขนาดของไฟล์เอกสารจากโปรแกรม Microsoft Word กันมากนัก เพราะไฟล์ส่วนใหญ่อย่างไฟล์เพลง, ไฟล์รูป, ไฟล์เกมส์ ฯลฯ มีขนาดใหญ่กว่าเยอะ แต่หากเกิดมีความจำเป็นที่ต้องลดขนาดไฟล์ Word ขึ้นมา เช่น ใหญ่จนส่งอีเมลไม่ผ่าน หรือจะอัพโหลดไปแปะบนเว็บบอร์ดที่ส่วนใหญ่ให้พื้นที่จำกัด เราก็มีเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ในการลดขนาดไฟล์มาแนะนำครับ มี 3 วิธี ทำอย่างไรบ้างมาดูกัน

บทความเกี่ยวกับ Microsoft อื่นๆ

บันทึกไฟล์เป็นนามสกุล .docx

นับตั้งแต่โปรแกรม Word 2007 เป็นต้นมา เอกสารจะถูกบันทึกเป็นนามสกุล .docx แทน .doc โดยเหตุผลที่เราจะใช้ .doc ก็ต่อเมื่อเราต้องการให้ไฟล์รองรับการเปิดบนโปรแกรมเอกสารเก่าๆ เท่านั้นเอง แต่บางคนไม่รู้ ก็เลือกบันทึกเป็น .doc ตามความเคยชินเหมือนเดิม

จุดเด่นของ .docx คือ มีขนาดไฟล์ที่เล็กกว่า .doc หลายเท่าเลยล่ะ หรือหากมีไฟล์ .doc อยู่ต้องการแปลงไฟล์เป็น .docx ก็แค่เปิดไฟล์ดังกล่าวขึ้นมาแล้วคลิกไปที่ File >> Convert แล้วคลิกเลือก OK ก็เท่านั้นเอง

ลดขนาดไฟล์ภาพในเอกสาร

ส่วนใหญ่ ไฟล์เอกสารจะมีขนาดเล็กอยู่แล้วหากเป็นไฟล์ที่มีแต่ตัวอักษร แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่มีการใส่รูปลงไปในเอกสาร ขนาดของไฟล์ก็จะใหญ่ขึ้นทันที

ในการใส่ภาพลงในเอกสาร ปกติแล้วเราสามารถ Copy รูป แล้วมาวางด้วยคำสั่ง Paste ได้ทันที ซึ่งรูปที่ถูกวางลงมาอาจถูกบันทึกเป็นนามสกุล .PNG ไม่ก็ .BMP ซึ่งใช้พื้นที่เยอะกว่า .JPG พอสมควร แต่หากเราใช้คำสั่ง Insert >> Picture ภาพจะถูกวางลงในแบบ .JPG ตลอด ซึ่งช่วยลดพื้นที่ไฟล์ไปได้เยอะเลยล่ะ

แล้วที่พลาดไปไม่ได้เลย เวลาบันทึกไฟล์ให้เลือก Save as สังเกตดีๆ จะเห็นว่าข้างปุ่ม Save มีเมนู Tools อยู่ ให้เราคลิกเข้าไป แล้วเลือก Compress Pictures... ครับ

เลือกความละเอียดตามใจชอบ ยิ่งค่า ppi ยิ่งสูง ภาพยิ่งละเอียด แต่ขนาดไฟล์ก็จะใหญ่ตามไปด้วยนะครับ

3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word

ใช้โปรแกรมบีบอัดไฟล์ช่วย

ไม่ว่าจะเป็นไฟล์อะไร เราก็สามารถใช้โปรแกรมบีบอัดไฟล์เพื่อลดขนาดไฟล์ได้ ไม่เว้นแม้ แต่ไฟล์เอกสาร ซึ่งโปรแกรมบีบอัดไฟล์ก็มีอยู่หลายตัวครับ เช่น WinRAR, WinZip หรือ 7-Zip (ฟรี) ซึ่งหลังการบีบก็จะลดขนาดไฟล์ลงไปได้อีกครับ แต่จะลดมากหรือน้อย ก็ขึ้นกับจำนวนไฟล์ในตัวเอกสารด้วย

3 วิธีง่ายๆ ช่วยลดขนาดไฟล์เอกสารของ Microsoft Word