ออกแบบ Dashboard ยังไงให้ได้โล่ห์ ?

ออกแบบ Dashboard ยังไงให้ได้โล่ห์ ?
(How to get Award Winning Dashboard ?)

Dashboard คือหนึ่งในเครื่องมือสำคัญขององค์กรในการบริหาร การตัดสินใจทางธุรกิจ รวมถึงการหาช่องทางธุรกิจและตลาดใหม่ ๆ ได้ด้วย ดังนั้นการมี Dashboard ที่ชัดเจน เข้าใจง่าย ย่อมได้เปรียบ

แผง Dashboard ที่ดีต้องแบบนี้
(How to create a great dashboard ?)

การออกแบบ Dashboard ที่ดีนั้นมีอยู่สามขั้นตอนใหญ่ ๆ คือเริ่มจากการวางแผน การออกแบบจัดเรียงข้อมูลลงบนกระดานของเรา และการปรับปรุงคุณภาพในรายละเอียด

1. วางแผนออกแบบ

สำหรับช่วงแรกคือขั้นตอนการออกแบบนั้นมีสิ่งที่ต้องคำนึง 3 ประการคือ

1. ใครคือผู้ใช้งาน (Audience) ของ Dashboard นี้ ซึ่งหมายถึงความเข้าใจในประสบการณ์การใช้งาน เช่น เราจะสามารถใช้กราฟที่ซับซ้อนได้แค่ไหน แสดงแผนภูมิ Treemap หรือ Scatter plot จะยากไปหรือเปล่า มีพื้นฐานเกี่ยวกับที่มาของข้อมูลมากแค่ไหน ถ้าผู้ใช้ไม่คุ้นกับข้อมูลมากนักก็อาจจะต้องมีป้ายคำอธิบายให้มากหน่อยในช่วงแรก แล้วค่อย ๆ ขยายผล เพิ่มความซับซ้อนของข้อมูลไปในอนาคตเมื่อผู้ใช้เข้าใจข้อมูลมากขึ้น
2. ขนาดหน้าจอสำคัญ ต้องคำนึงว่าผู้ใช้งานจะใช้งาน Dashboard ผ่านอุปกรณ์อะไร ถ้าเป็นเดสก์ท็อป (Desktop) ก็ควรแสดงข้อมูลทั้งหมดให้ได้ภายในหน้าจอเดียว ถ้าเป็นสมาร์ทโฟน (Smartphone) ก็ออกแบบให้เน้นการดูข้อมูลแนวตั้งเป็นหลัก เพราะเป็นโหมดการใช้งานปกติของคนส่วนใหญ่
3. ไม่ควรใช้เวลาดึงข้อมูลนาน ซึ่งควรพิจารณาตั้งแต่ต้นทางข้อมูลก่อนจะถึงการแสดงผลบน Dashboard ว่าเราต้องใช้ข้อมูลส่วนไหนบ้าง แล้วเลือกกรองมาแค่ส่วนที่จำเป็นเพื่อลดเวลาการโหลดข้อมูล กรณีที่ต้องเป็นข้อมูลสด มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาก็ควรเรียนรู้ขั้นตอนการเตรียมข้อมูลที่จะลดเวลาการโหลดได้เช่นกัน

2. จัดวางข้อมูล

ในเรื่องของการวางข้อมูลลงบน Dashboard ซึ่งเป็นเหมือนการวาดแผนที่ข้อมูลให้ผู้ใช้งานได้ “อ่าน” โดยมีขั้นตอนที่สำคัญดังนี้

1. จัดข้อมูลสำคัญจากบนลงล่างเป็นรูปตัว Z คือซ้ายบนมาถึงขวาล่าง วางตัวเลขสำคัญไว้แถบบน และจัดกลุ่มข้อมูลที่เป็นเรื่องเดียวกันไว้ใกล้กัน
2. เลือกใช้สีเท่าที่จำเป็น การใช้สีที่มากเกินไป หรือการใช้สีที่เป็นค่าตั้งต้นโดยไม่ปรับให้เน้นเพียงจุดสำคัญของ Dashboard จะทำให้คนดูต้องใช้ความพยายามในการทำความเข้าใจมากขึ้น ลองดูตัวอย่างด้านล่างได้ครับ

ภาพจาก : Tableau Whitepaper 10 Best Practices for Building Effective Dashboards

3. ให้โอกาสผู้ใช้งานได้ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติม เช่นการใส่ตัวกรองข้อมูล ตัวเลือกแบบ Checkbox หรือแบบ Radio Button หรือกล่องค้นหาเพื่อให้ผู้ใช้ลองเปรียบเทียบข้อมูลในแบบต่างๆ ได้ 
4. ถ้า Dashboard ของเรามีหลายระดับ เช่นใน Tableau มี Story, Dashboard และ Worksheet เรียงจากภาพรวมไปถึงระดับที่ละเอียดที่สุด ก็ควรให้ดีไซน์ของทุกระดับไปในทางเดียวกัน ปรับแต่ไปทีละระดับ

3. ลงรายละเอียด

ในเรื่องสุดท้ายคือการปรับปรุงในรายละเอียดของ Dashboard นั้น มีขั้นตอนคือ

1. เพิ่มคำแนะนำเครื่องมือ (Tooltips) เพื่อให้ผู้ใช้งานเข้าใจบริบทของข้อมูลดีขึ้น เช่นกรณีที่ผู้ใช้งานวางเมาส์บนข้อมูล ก็สามารถแสดงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมได้ด้วย

ภาพจาก : Tableau Whitepaper 10 Best Practices for Building Effective Dashboards

2. ลดความรกรุงรัง (Clutter) เป็นขั้นตอนการทำความสะอาด Dashboard ซึ่งหมายถึงการทบทวนความหมายของรายละเอียดทุกอย่างบน Dashboard ของเราว่าจะสนับสนุนให้ผู้ใช้เกิดความเข้าใจในข้อมูลได้หรือไม่ เส้นและสีที่ใช้ รวมถึงพื้นที่ว่างก็ควรใช้ให้เกิดประโยชน์ มีตัวอย่างที่น่าสนใจมาก ๆ จาก YouTube ของทีม Storytelling with Data (https://youtu.be/YC3ncq8QdEY) ซึ่งอธิบายขั้นตอนการเลือกภาพแผนภูมิที่เหมาะสมและลดความรกของกราฟให้ดูง่าย ๆ ภายใน 4 นาที

ภาพจาก : https://youtu.be/YC3ncq8QdEY โดยทีม storytelling with data

3. ขั้นตอนสุดท้ายของการพัฒนา Dashboard ก็คือการทดลองใช้กับผู้ใช้งานจริง หรือการทำ "Usability Test" นำความเห็นของผู้ใช้มาปรับปรุงให้ Dashboard ของเรารวบรวมและรายงานข้อมูลได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้นั่นเอง

แผง Dashboard แบบไหนถึงได้โล่ห์
(What kind of dashboard is great ?)

พอดีว่าผมไปเจอ Dashboard หนึ่งที่เพิ่งได้รางวัล Information is Beautiful Awards (IIBAwards) จากสมาคม Data Visualization (datavisualizationsociety.org) ในหมวด Business Analytics ซึ่งงาน Dashboard นี้ได้รางวัลเหรียญทองแดงจากการประกวดเมื่อปี 2022 ที่ผ่านมา 

เหตุผลที่จะพูดถึงเหรียญทองแดง ก็เพราะทีมที่ได้เหรียญทองเป็นงานเชิงทดลอง สวย แต่ไม่ได้เป็น Dashboard แบบที่เราเห็นกันทั่วไป ส่วนงานของทีมที่ได้เหรียญเงินก็เป็นงานแสดงข้อมูลเศรษฐกิจระดับนานาชาติ ไม่ได้ออกแบบเพื่อใช้งานทางด้านธุรกิจโดยตรงเหมือนกัน จริง ๆ ก็งงว่าทำไมสองงานนี้ถึงได้รางวัลเพราะมันไม่ได้ใช้ Information dashboard แบบที่เราคุ้นเคยเท่าไร

Dashboard ดี ต้องมีเป้าหมายชัด

มาพูดถึงงานเหรียญทองแดงดีกว่าครับ เพราะงานนี้คือ Dashboard ที่เป็นตัวอย่างการใช้งานจริงในภาคธุรกิจในแผนกบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource) นั่งเอง ซึ่งเจ้าของงานคือคุณ Pradeep Kumar G ฝากไว้ที่ Tableau Public มีหน้าตาแบบนี้ครับ

ภาพจาก : Tableau Public HR Attrition Dashboard ของ Pradeep Kumar G

หลายคนอาจจะสงสัยว่า Dashboard สีจืดแบบนี้ทำไมถูกใจกรรมการได้ เรามาดูคำอธิบายเหตุผลการให้รางวัลของ Dashboard นี้กันดีกว่าครับ

Dashboard นี้ถูกออกแบบเพื่อแสดงการข้อมูลการลาออก (Attrition) ของพนักงานในองค์กร ซึ่งแบบรายละเอียดปลีกย่อยลงไปตามแผนก ตำแหน่ง ข้อมูลส่วนตัวพนักงาน (Demographic) และคะแนนผลสำรวจ ข้อมูลพนักงานที่ลาออกจะเป็นเฉดสีส้มทั้งหมด ส่วนกลุ่มพนักงานที่ยังทำงานอยู่เป็นเฉดสีเทาถึงดำ 

ในแง่ของหลักการการออกแบบก็ถือว่าตามมาตรฐานเลยครับ ตัวเลขที่เป็น KPI หลักจะวางด้านบน ได้แก่อัตราส่วนการลาออก (Attrition Rate) จำนวนคนที่ลาออก (Total Attrition) และจำนวนพนักงานในปัจจุบัน (Current Employees) เลขสามตัวนี้วางที่ฝั่งซ้ายบน เพราะคนทั่วไปเริ่มอ่าน Dashboard จากตรงนั้นก่อนตามหลักอักษรตัว Z

ถ้าดูข้อมูลจาก Dashboard จะเห็นว่าพนักงานจากแผนกวิจัยและพัฒนาลาออกเยอะที่สุด กลุ่มคนที่ลาออกส่วนใหญ่เป็นเพศชายมากกว่าเพศหญิง (แต่ในแง่อัตราส่วนถือว่าไม่ต่างกันมาก ถ้าดูจากชิ้นของแผนภูมิโดนัท) เรื่องอายุและอาชีพ ส่วนใหญ่อยู่ในวัยเริ่มทำงานคือ 25-34 ปี และมีการศึกษาระดับปริญญาตรี

คือจะเห็นว่าในแถวแรกของข้อมูลเรารู้ภาพรวมในเรื่องหน่วยงานที่มีคนออกเยอะ และภูมิหลังของคนเหล่านั้นพอประมาณแล้ว ถัดมาเราจะเห็นว่าแนวโน้มการลาออกมันสูงขึ้นเรื่อย ๆ ในช่วงเดือนที่ผ่านมา และเราสามารถย้อนกลับไปดูตัวเลขพนักงานลาออกในช่วงเวลาแต่ละไตรมาส หรือแต่ละปีได้อีกด้วย

ข้อมูลที่สามารถปรับได้หลายช่วงเวลา ประกอบกับการมีเส้นเกณฑ์ (Benchmark Line) แสดงค่าเฉลี่ยแต่ละช่วงไว้ชัดเจนช่วยให้เราเข้าใจได้ว่าสถานการณ์ปัจจุบันเป็นอย่างไร ดีขึ้นหรือแย่ลงแค่ไหน

ถัดมาในช่องข้อมูลสำรวจความคิดเห็นพนักงานโดยคนที่ลาออกส่วนใหญ่บอกว่าไม่พอใจกับสภาพแวดล้อมในองค์กร ให้คะแนนเรื่องนี้แค่ 1 แต้มมากถึง 72 คน รองลงมาก็เป็นเรื่องความพอใจในตำแหน่งหน้าที่ของตนเอง ซึ่งมีคนให้คะแนน 1 แต้มอยู่ 66 คน

ในส่วนสุดท้ายคือรายละเอียดพนักงานแต่ละคนที่ลาออกว่าคะแนนความพึงพอใจ คะแนนผลงาน รวมถึงเงินเดือนได้เท่าไร ก็คือการเจาะดูรายบุคคลเลยครับ

ทั้งหมดนี้ทำไมมันถึงดีในแง่การออกแบบ Business Analytics Dashboard ? ก็เพราะมันเปิดโอกาสให้ผู้ชมได้สำรวจ เปิดด้วยภาพกว้างและเจาะลงไปถึงรายละเอียดได้ ยกตัวอย่างถ้าเราสนใจความแตกต่างของเพศพนักงานที่ลาออก เมื่อกรองข้อมูลเป็นกลุ่มเพศหญิงเทียบกับเพศชาย เรื่องการกระจายของอายุ ระดับการศึกษาก็ดูจะใกล้เคียงกัน แต่มีความต่างที่ชัดเจนในเรื่องผลสำรวจ

คือแม้ว่าทั้งสองกลุ่มจะเห็นตรงกันว่าสภาพแวดล้อมในที่ทำงานไม่โอเคเท่าไร แต่เรื่องที่เป็นปัญหาของพนักงานหญิงที่ลาออกจะมีเรื่องความสัมพันธ์ในที่ทำงานด้วย ในขณะที่พนักงานชายที่ลาออกไม่พอใจกับหน้าที่การงาน แต่ไม่มีปัญหาเรื่องความสัมพันธ์เลย การเจาะไปดูข้อมูลแบบนี้โดยใช้ Dashboard จะช่วยให้ผู้รับผิดชอบเห็นชัดเจนว่ามันมีรายละเอียดที่ต่างกันอย่างไร

เมื่อเป้าหมายชัดเจนก็สามารถสร้าง Action ได้

สรุปคือ Dashboard นี้ถูกออกแบบเพื่อตอบคำถามว่าทำไมพนักงานถึงลาออก แล้วก็สามารถตอบคำถามนี้ได้ในระดับที่สามารถนำไปสนับสนุนการแก้ไขปัญหานั่นละครับ ถ้าฝ่าย HR อยากทำ Exit Interview ก็จะได้รู้ว่าควรเน้นที่ประเด็นไหนเมื่อพนักงานหญิงลาออก มีปัญหาดราม่ากับเพื่อนร่วมงานหรือไม่ แล้วจะแก้ไขอย่างไร หรืออาจจะทำแบบสำรวจเกี่ยวกับความพึงพอใจในหน้าที่การงานแบบละเอียดโดยเน้นหาสาเหตุจากพนักงานเพศชายก็ทำได้เช่นกัน 

นี่ละครับ Dashboard ที่ดีเริ่มด้วยการตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน และสามารถเรียงร้อยเรื่องราวข้อมูลออกมาได้อย่างเป็นระบบ

คะแนนพิเศษจากกรรมการ

นอกจากเหตุผลข้างต้นของกรรมการและส่วนที่ผมอธิบายเสริมด้วยนั้น กรรมการยังชื่นชมการเพิ่ม “SHOW ONLY ATTRITION” toggle button switch ด้านบน ให้ผู้ชมเลือกดูข้อมูลแค่พนักงานที่ลาออก (สีส้ม) หรือดูในภาพรวมได้ การดูแต่กลุ่มที่ลาออกอย่างเดียวช่วยให้เราโฟกัสได้ง่ายขึ้นนั่นเอง เหมือนจะเป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่ที่จริงช่วยปรับการรับรู้ของเราได้มากเลย

หาไอเดีย Dashboard ดี ๆ ได้ที่ไหน

คุณ Pradeep Kumar G ออกแบบ Dashboard ไว้เยอะมากบน Tableau Public ได้รางวัลและมีชื่อเข้าชิงหลายรายการ นอกจาก IIBAwards แล้วก็ยังมี IronViz รางวัลใหญ่ของ Tableau Conference, Vizzie award ของ Tableau เช่นกัน

ลองไปดูผลงาน Dashboard สวย ๆ ของคุณ Pradeep Kumar G ได้ที่

• https://public.tableau.com/app/profile/pradeepkumar.g