Minitab ช่วยประหยัดงบประมาณให้หน่วยงานภาครัฐ ได้อย่างไร ?

Minitab ช่วยประหยัดงบประมาณให้หน่วยงานภาครัฐ
ยกระดับคุณภาพชีวิตประชาชน

Minitab เป็นผู้นำด้านโปรแกรมวิเคราะห์ข้อมูลสิถิติเชิงลึก ที่ขับเคลื่อนกระบวนการตัดสินใจ และยกระดับประสิทธิภาพการทำงานให้กับธุรกิจและอุตสาหกรรมชั้นนำระดับโลก มาเป็นเวลายาวนานกว่า 50 ปี แต่ไม่ได้มีเพียงธุรกิจ และอุตสาหกรรมเท่านั้นที่ได้รับประโยชน์จาก โซลูชันของ Minitab

ติดต่อขอข้อมูลเพิ่มเติม : ตัวแทนจำหน่าย Minitab โซลูชันเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลสถิติเชิงลึก โดย Thaiware Shop

แต่ในขณะเดียวกันยังมีหน่วยงานภาครัฐหลายแห่ง ที่เลือกใช้ Minitab วิเคราะห์ข้อมูลเพื่อแก้ปัญหา ยกระดับงานบริการประชาชน และตัดลดการใช้งบประมาณได้อย่างมหาศาล ด้วยการตัดทิ้งกระบวนการ ตัดทิ้งความล่าช้า ตัดทิ้งการใช้งานทรัพยากรที่มากเกินความจำเป็น

ติดตามรายละเอียด Use Case การใช้งาน Minitab ของหน่วยงานภาครัฐได้ในบทความนี้

1. เมืองฟอร์ตเวย์น ประหยัดงบประมาณ หลายล้านดอลลาร์สหรัฐ ลดจำนวนเรื่องร้องเรียนจากประชาชน (City ​​of Fort Wayne Save a Million USD Budget and Reduce the Number of Complaints)

ก่อนที่จะมาเป็นนายกเทศมนตรีของ เมืองฟอร์ตเวย์น (Fort Wayne) รัฐอินเดียนา (Indiana) ประเทศสหรัฐอเมริกา (United States of America) คุณ Graham Richard มองเห็นอุตสาหกรรมในท้องถิ่นใช้โปรเจกต์ Six Sigma (ชุดเทคนิคและเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ) ที่ขับเคลื่อนด้วย Minitab เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ รวมถึงการนำเสนอสินค้าและบริการที่ดีขึ้น และเมื่อ คุณ Graham ได้รับเลือกเป็นนายกเทศมนตรี เขาก็ได้จัดตั้ง สภาจัดการคุณภาพในงานบริการ (Executive Quality Council) เพื่อใช้วิธีการ Six Sigma ในการปรับปรุงงานบริการสำหรับพลเมืองของฟอร์ตเวย์น

ความท้าทาย

สภาจัดการคุณภาพในงานบริการ ได้ระบุปัญหาในงานบริการที่น่าเป็นห่วงอย่างยิ่ง 2 ประการ ด้วยกันคือ

1.  การซ่อมแซมหลุมบ่อบนผิวถนน : ที่สามารถจัดการงานซ่อมให้เสร็จสิ้นใน 24 ชั่วโมง ได้เพียงแค่ 77% จากจำนวนหลุมบ่อทั้งหมดที่มีการรายงานเข้ามา โดยสภาตั้งเป้าหมายใหม่เอาไว้ที่ 97%
2. ความผิดพลาดในการเก็บขยะ : ที่มีการรายงานเข้ามาเป็นจำนวนประมาณ 92 ครั้งในแต่ละสัปดาห์ โดยสภาตั้งเป้าหมายว่าจะต้องลดจำนวนการรายงานให้เหลือเพียงครึ่งเดียว

Minitab รับมือกับความท้าทายได้อย่างไร ?

ข้อมูลที่รวบรวมจากทีมซ่อมหลุมบ่อบนผิวถนน แสดงให้เห็นว่าหลุมบ่อที่เกิดขึ้นในเขต ตะวันออกเฉียงเหนือ (Northeast) มีจำนวนมากกว่าในเขต ตะวันออกเฉียงใต้ (Southeast) ซึ่งไม่ตรงตามความเข้าใจผิดในตอนแรก

เจ้าหน้าที่ของเมืองฟอร์ตเวย์น ที่มีประสบการณ์และทำงานมาเป็นเวลานาน มีความเชื่อว่าหลุมบ่อบนผิวถนนโดยส่วนใหญ่ เกิดขึ้นที่บริเวณ ด้านตะวันออกเฉียงใต้ (Southeast) ของเมือง แต่อย่างไรก็ตาม โปรแกรมวิเคราะห์ข้อมูลสถิติเชิงลึก Minitab ได้แปลงข้อมูลดิบของจำนวนหลุมบ่อ ให้กลายเป็นกราฟที่เข้าใจง่าย และเผยให้เห็นว่าพื้นที่ทาง ตะวันออกเฉียงเหนือ (Northeast) ของเมืองมีหลุมบ่อมากที่สุด ไม่ใช่ทางตะวันออกเฉียงใต้อย่างที่เข้าใจในทีแรก

นอกจากนี้การวิเคราะห์ข้อมูลโดย Minitab ยังเผยให้เห็นว่าหลุมบ่อในเขต ตะวันตกเฉียงใต้ (Southwest) ได้รับการซ่อมแซมอย่างรวดเร็วกว่าหลุมบ่อที่เกิดขึ้นในเขตอื่น ๆ ของเมือง และจากการเก็บข้อมูลเพิ่มเติมก็เปิดเผยข้อเท็จจริงที่ว่า หัวหน้าคนงานของภาค ตะวันตกเฉียงใต้ มีช่องทางการรับเรื่องร้องเรียนจากสำนักงานกลางแบบเป็นการส่วนตัว ทำให้ส่งผ่านคำสั่งงานซ่อมให้กับลูกทีมได้อย่างรวดเร็ว

เป็นข้อพิสูจน์ว่าการสื่อสารที่รวดเร็วช่วยให้ปัญหาได้รับการแก้ไขที่รวดเร็วเช่นเดียวกัน ทำให้หน่วยงานของเมืองฟอร์ตเวย์น ได้ดำเนินการปรับปรุงกระบวนการทำงาน โดยเปลี่ยนเป็นการส่งข้อร้องเรียนไปยังทีมงานผ่านวิทยุสื่อสารในทันที ผลลัพธ์คือ อัตราการซ่อมแซมหลุมบ่อแล้วเสร็จภายใน 24 ชั่วโมง ขยับขึ้นมาจาก 77% เป็น 99.6% ในทันที โดยเวลาตอบสนองโดยเฉลี่ยลดลงจาก 21 ชั่วโมงเหลือน้อยกว่า 3 ชั่วโมง ส่งผลให้การเรียกร้องค่าเสียหายที่เกิดจากหลุมบ่อบนผิวถนน ลดลงจากค่าเฉลี่ยที่มากกว่า 3,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อไตรมาส ลดลงจนเหลือเพียงต่ำกว่า 1,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อไตรมาส

โปรเจกต์ปรับปรุงคุณภาพในงานเก็บขยะ ประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย ลดจำนวนการเก็บขยะผิดพลาดรายสัปดาห์ ให้ลดลงเหลือเพียงครึ่งเดียวภายในระยะเวลาเพียง 1 ปี

ในส่วนของการจัดการขยะ โปรแกรมวิเคราะห์ข้อมูลสถิติเชิงลึก Minitab ยังให้ข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยขับเคลื่อนให้เกิดความเปลี่ยนแปลง ช่วยกำจัดจุดอ่อนที่เกิดจากความขาดประสบการณ์และความเหนื่อยล้าของคนงานเก็บขยะ โดยที่หน่วยงานของเมืองรวมถึงผู้รับเหมาที่เกี่ยวข้องกับการจัดการขยะ ได้เริ่มโครงการใหม่เพื่อปรับปรุงกระบวนการสื่อสารในทีม รวมถึงจัดให้มีการอบรมด้านความปลอดภัยในการทำงาน มีการจำกัดน้ำหนักขยะที่รวบรวมโดยคนขับคนเดียว และมีการเสนองบประมาณเพิ่มเติมในการจัดซื้อรองเท้าใหม่ให้กับเจ้าหน้าที่

เมื่อเวลาผ่านไป 1 ปี ผลลัพธ์ที่ได้คือ โปรเจกต์ Six Sigma ที่ขับเคลื่อนโดยข้อมูลเชิงลึกจาก Minitab ได้ช่วยให้เมืองประหยัดงบประมาณได้ถึง 3.5 ล้านดอลลาร์สหรัฐ (ประมาณ 120 ล้านบาท ที่อัตราแลกเปลี่ยน 34.38 บาทต่อดอลลาร์สหรัฐ)

คุณ Graham นายกเทศมนตรีของเมืองฟอร์ตเวย์น มองเห็นความสำคัญในการนำเครื่องมือ Six Sigma มาช่วยขับเคลื่อนความเปลี่ยนแปลงในงานบริการ เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตและความเป็นอยู่ของประชาชน โดยหนึ่งในทีมงานของ สภาจัดการคุณภาพในงานบริการ กล่าวว่า

"เราไม่อาจประสบความสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว หากไม่มี Minitab"

2. เมืองไทเลอร์ ประหยัดงบประมาณ 5.4 ล้านดอลลาร์สหรัฐ ด้วยโครงการ Lean Six Sigma (City of Tyler save a Million USD Budget with the Lean Six Sigma Project)

สำนักงานเทศบาล เมืองไทเลอร์ (Tyler) รัฐเท็กซัส (Texas) ประเทศสหรัฐอเมริกา (United States of America) เผชิญกับความท้าทายในการดูแลคุณภาพชีวิตของพลเมืองภายใต้งบประมาณอันจำกัด โดยการนำ Lean Six Sigma (แนวทางการปรับปรุงประสิทธิภาพ และขจัดกระบวนการที่สิ้นเปลือง) ไปใช้กับทุกสิ่งตั้งแต่การเก็บขยะ ไปจนถึงกระบวนการจ้างงาน

โดยเมืองไทเลอร์ ได้ประสบความสำเร็จในการขับเคลื่อนความเปลี่ยนไปแล้วกว่า 103 โครงการในช่วงเวลากว่า 6 ปี ซึ่งเป็นโครงการที่ช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของผู้อยู่อาศัย ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้สำนักงานเทศบาล เมืองไทเลอร์ ประหยัดเงินได้ถึงประมาณ 5.4 ล้านเหรียญสหรัฐ (ประมาณ 185 ล้านบาท ที่อัตราแลกเปลี่ยน 34.38 บาทต่อดอลลาร์สหรัฐ)

ตัวอย่างที่เด่นชัดคือ เจ้าหน้าที่สังเกตว่า โรงบำบัดน้ำเสียเวสต์ไซด์ ใช้แมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ (Magnesium Hydroxide) ในปริมาณที่ไม่คงที่ในกระบวนการบำบัดน้ำเสีย เพื่อการรักษาระดับ pH ให้คงที่ เพื่อควบคุมกลิ่นของน้ำเสียดิบ ลดตะกอน และทำให้ของแข็งตกตะกอน

ทำให้มีการจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเพื่อระบุระดับการใช้แมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ที่เหมาะสมที่สุด เพื่อที่จะได้ประสิทธิภาพในการบำบัดน้ำเสียอย่างเหมาะสม และสอดคล้องกับข้อกำหนดระดับ pH ของคณะกรรมาธิการคุณภาพสิ่งแวดล้อมแห่งรัฐเท็กซัส

ความท้าทาย

โรงงานบำบัดน้ำเสียเวสต์ไซด์ ทำหน้าที่ในการจัดการบำบัดน้ำเสียของเมืองประมาณ 60% เป็นปริมาณโดยเฉลี่ย 7.5-8 ล้านแกลลอนต่อวัน ซึ่งการกำหนดปริมาณมาตรฐานในการใช้แมกนีเซียมไฮดรอกไซด์เติมลงในน้ำเสีย จะช่วยลดต้นทุนได้ โดยอันดับแรกทีมงานโครงการจำเป็นต้องพิจารณาว่าสิ่งใดบ้างเป็นตัวแปรที่ทำให้เกิดความผันผวน และตรวจสอบว่าการใช้สารเคมีในปริมาณที่แตกต่างกัน ส่งผลต่อน้ำเสียที่ได้รับการบำบัดอย่างไร

โดยที่โรงบำบัดน้ำเสีย พนักงานจะผสมแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์กับน้ำเสียที่ หัวงาน (Headworks) เพื่อให้ได้ระดับ pH ที่ต้องการตลอดกระบวนการบำบัด โดยจะมีการเก็บตัวอย่างน้ำทุก ๆ สองชั่วโมงเพื่อให้แน่ใจว่าน้ำเสียมีคุณลักษณะตรงตามข้อกำหนดของรัฐเท็กซัส

แมกนีเซียมไฮดรอกไซด์เป็นสารเคมีที่มีราคาแพง ดังนั้นหน่วยงานบำบัดน้ำเสียจึงมองหาปริมาณการใช้งานที่เหมาะสมที่สุด เพื่อให้แน่ใจว่าการบำบัดน้ำเสียมีประสิทธิผล เจ้าหน้าที่ทำการประเมินระบบและระบุตัวแปรในกระบวนการหลายอย่าง ซึ่งรวมถึงปริมาณแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ และความเป็นด่างของน้ำเสียที่เข้ามา

ทีมงานจำเป็นต้องวัดตัวแปรแต่ละตัว เพื่อพิจารณาว่าตัวแปรเหล่านั้นส่งผลต่อระดับ pH อย่างไร เพื่อตรวจสอบความสัมพันธ์ที่เป็นไปได้ระหว่างตัวแปรต่าง ๆ และพิจารณาประเด็นต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

• พิจารณาว่าระดับความเป็นด่าง ส่งผลต่อปริมาณความต้องการแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ที่แตกต่างหรือไม่ ?
• แมกนีเซียมไฮดรอกไซด์เป็นปัจจัยเดียวที่เพิ่มและลดระดับ pH ใช่หรือไม่ ?

และเพื่อตอบคำถามเหล่านี้ ทีมงานของโครงการ Lean Six Sigma ได้เลือกใช้ โปรแกรมวิเคราะห์ข้อมูลสถิติเชิงลึก Minitab

Minitab รับมือกับความท้าทายได้อย่างไร ?

Minitab เป็นซอฟต์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาขึ้นมาด้วยแนวคิดที่ว่า ทุกคนสามารถเข้าถึงประโยชน์จากการประมวลผลข้อมูลในเชิงสถิติ และ Minitab ได้ช่วยขจัดความกลัวที่หลายคนมีเกี่ยวกับการวิเคราะห์ข้อมูล โดยคุณ Guillermo Garcia ผู้เชียวชาญในด้าน Lean Six Sigma ในระดับสูงสุด (Master Black Belt) กล่าวว่า

"Minitab ช่วยให้การวิเคราะห์ข้อมูลกลายเป็นเรื่องง่ายสำหรับเเจ้าหน้าที่ และมีฟีเจอร์ Assistant ที่ช่วยแนะนำผู้ใช้งานไปตลอดขั้นตอนการวิดเคราะห์ข้อมูล ทำให้ใช้งานได้จริงแม้แต่คนที่ไม่เคยใช้ Minitab มาก่อนเลยก็ตาม"

ทีมงานในโครงการ Lean Six Sigma ใช้โปรแกรม Minitab เพื่อสร้าง สมการถดถอย (Regression Equation) ซึ่งอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรและการตอบสนอง และแสดงข้อมูลในรูปแบบกราฟิก โดยผลลัพธ์ที่ได้ช่วยให้พวกเขาเห็นความสัมพันธ์ระหว่าง ปริมาณแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์  ความเป็นด่าง และระดับ pH และด้วยการแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรต่าง ๆ ในรูปแบบกราฟที่เข้าใจง่าย ทำให้มองเห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่าข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมมา บอกอะไรเราได้บ้าง

หลังจากการติดตามปริมาณแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ในช่วงเวลาต่าง ๆ ทำให้ทีมงานสามารถระบุได้ว่าช่วงเวลาที่ความเป็นด่างของน้ำอยู่ในระดับต่ำ ส่งผลให้มีการใช้ปริมาณสารเคมีที่สูงขึ้น ซึ่งเดิมทีเจ้าหน้าที่เชื่อว่าการเพิ่มปริมาณแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ จะแก้ไขความเป็นด่างต่ำได้ และในตอนนี้เจ้าหน้าที่รู้แล้วว่าทำไมจึงเกิดความผัวผวนในการใช้ปริมาณสารเคมี ทำให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่การทดสอบ ระดับความเป็นด่าง และค่า pH เพื่อพิจารณาว่าปริมาณแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ที่เพิ่มเติมไปนั้น มีความจำเป็นจริง ๆ หรือไม่

กราฟที่แสดงให้เห็นความแปรปรวนของระดับแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ที่เติมลงในน้ำเสีย

สร้างกราฟเส้นพอดี (Fitted Line Plot) ที่แสดงให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงของระดับ pH อย่างไม่มีนัยสำคัญ ต่อระดับการเติมสารแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ ที่มีความผันผวนในช่วงตั้งแต่ 12 แกลลอนไปจนถึง 55 แกลลอนในช่วงเวลาสองชั่วโมง

กราฟด้านบนนี้ แสดงให้เห็นว่าผลลัพธ์ของตัวอย่างค่า pH มีความเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยหลังจากที่ทีมงานสามารถระบุปริมาณการใช้งานสารแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ในอุดมคติ

การวิเคราะห์ของทีมแสดงให้เห็นว่าการเติมแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์จะช่วยเปลี่ยนความเป็นด่างและระดับ pH ของน้ำเสียได้เพียงระดับเล็กน้อย โดยผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก ทำให้ทีมงานระบุปริมาณแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ที่เหมาะสมที่สุดที่จะเติมลงในน้ำเสีย และใช้แผนภูมิควบคุมของ Minitab เพื่อตรวจสอบและแสดงให้เห็นถึงข้อยืนยันที่ชัดเจน

ผลลัพธ์จากการวิเคราะห์ข้อมูล

การวิเคราะห์ข้อมูลของโรงบำบัดน้ำเสียเวสต์ไซด์ด้วยโปรแกรม Minitab แสดงให้เห็นว่าปริมาณแมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ไม่ส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อระดับ pH และไม่ช่วยแก้ไขความเป็นด่างต่ำ ทำให้โรงบำบัดน้ำเสียสามารถรักษาเสถียรภาพของปริมาณการใช้สารเคมี และช่วยลดต้นทุนของสารเคมี พร้อมกับความมั่นใจว่าน้ำเสียที่ได้รับการบำบัด จะยังคงเป็นไปตามกฎระเบียบของรัฐ

โดยความแปรปรวนของปริมาณการใช้แมกนีเซียมไฮดรอกไซด์ลดลงจาก 106.17 เหลือเพียง 15.57 แกลลอนต่อวัน และการลดใช้สารเคมีช่วยลดค่าได้จ่ายได้มากกว่าที่คาดการณ์ไว้ในเบื้องต้น โรงงานบำบัดน้ำเสียเวสต์ไซด์ยังได้กำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน ที่ช่วยให้มั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องของกระบวนการ และยังช่วยประหยัดงบประมาณให้กับเมืองและผู้เสียภาษี

และชาวเมืองรู้ดีว่าการลดปริมาณการใช้สารเคมีของโรงบำบัดน้ำเสีย เป็นเพียงหนึ่งในหลายโครงการที่ได้รับการปรับปรุง และผลประโยชน์ที่ได้รับจากการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกก็มีมากขึ้นเรื่อย ๆ คุณ Barbara Bass นายกเทศมนตรีของเมืองไทเลอร์ กล่าวว่า

"ผู้เกี่ยวข้องในโครงการ Lean Six Sigma ทั้งระดับสายเขียว และสายดำ ทั้งหมดของเรา ได้บรรลุเป้าหมายของโครงการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ซึ่งช่วยทั้งในเรื่องของการประหยัดเวลา และงบประมาณ"

ในขณะที่คุณ Mark Daniel ผู้จัดการของเมืองไทเลอร์ กล่าวว่า

"ความสำเร็จของเราเป็นผลมาจากการทำงานร่วมกันของทีม Lean Six Sigma รวมถึงกลยุทธ์การมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่ในฝ่ายงานต่าง ๆ และช่วยให้เมืองประหยัดงบประมาณได้ถึง 5.4 ล้านดอลลาร์สหรัฐ"