Collaboration Overload คืออะไร ? แล้วจะรับมือกับมันได้อย่างไร ?

Collaboration Overload คืออะไร ? จะรับมือกับมันได้อย่างไร ?
(How to overcome Collaboration Overload in your workplace ?)

เมื่อโปรเจกต์ใหม่ ๆ ผุดขึ้นมา บ่อยครั้ง ที่คุณจะต้องคอยประสานงานร่วมกับทีมเพื่อปรึกษาถึงวิธีการจัดการและการรับมือกับโปรเจกต์ดังกล่าว อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณกำลังพยายามที่จะทำงานให้ออกมาดีที่สุดในโปรเจกต์นั้น ๆ คุณอาจกำลังฝืนตัวเองอยู่โดยไม่ได้ตั้งใจ และกลายเป็นการสร้างปัญหาที่เรียกว่า Collaboration Overload

แล้ว Collaboration Overload คืออะไร ในบทความนี้ เราจะมาถกถึงสาเหตุที่ทำให้เกิดขึ้น พร้อมทั้งแนะนำวิธีและเครื่องมือในการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน เพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้มากที่สุดกันค่ะ

Collaboration Overload คืออะไร ?

Collaboration Overload หรือถ้าหากแปลเป็นไทยแบบง่าย ๆ ว่าการทำงานร่วมกันที่มากเกินไป สามารถเกิดขึ้นได้เมื่อผู้คนต้องมีปฏิสัมพันธ์บ่อย ๆ กับเพื่อนร่วมงานบ่อยเกินไป จนกลายเป็นอุปสรรคที่ทำให้ระดับความสร้างสรรค์ลดลง และส่งผลในแง่ลบต่อสวัสดิภาพของพนักงาน

โดยปัญหาที่ว่า สามารถเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น การประชุมที่มากเกินความจำเป็น, อีเมลที่ล้นกล่องขาเข้า, ต้องใช้เครื่องมือดิจิตอลจำนวนมาก, มีคนทำงานในโปรเจกต์เดียวกันพร้อม ๆ กันมากเกินไป, หรือแม้แต่การเป็นคนที่พร้อมสแตนด์บายตลอดเวลาเพื่อรอตอบรับการทำงานกับเพื่อนร่วมงาน ก็สามารถเป็นเหตุให้เกิดปัญหานี้ขึ้นได้

เครดิตภาพ : https://www.i4cp.com/coronavirus/collaborative-overload-in-the-age-of-covid

และเมื่อมันเกิดขึ้น ก็จะกลายเป็นว่า สมาชิกทีมก็จะได้รับการติดต่อหรือสื่อสารเข้ามามากเกินไป และทำให้จมปลักอยู่กับการตัดสินใจทำงาน ที่คิดไม่ตก แก้ไม่ออกเสียที ซึ่งมักจะส่งผลทำให้ประสิทธิภาพในการทำงาน และความคิดสร้างสรรค์ในงานชิ้นนั้นลดลง ในบางกรณีก็จะกลายเป็นว่า การทำงานร่วมกันนี่แหละ ที่ส่งผลรบกวนประสิทธิภาพในการทำงานของแต่ละคนให้สำเร็จไปอีกต่างหาก

และในท้ายที่สุด เส้นแบ่งระหว่างการงานและชีวิตส่วนตัวก็จะเริ่มมีปัญหา ทำให้พนักงานถูกบังคับให้นำงานที่ยังไม่เสร็จ กลับไปทำต่อที่บ้าน ก่อให้เกิดภาวะหมดไฟในการทำงานตามมา

เคล็ดลับในการหลีกเลี่ยง Collaboration Overload

1. เลือกใช้เครื่องมือในการประสานงานให้ถูก

การใช้เครื่องมือผิด สามารถนำไปสู้ความสับสน ความขัดข้อง และ Collaboration Overload ได้ ในทางกลับกัน การใช้เครื่องมือที่ถูกต้องเหมาะสม ก็จะทำให้ทีมมีประสิทธิภาพ และมีความคิดสร้างสรรค์ที่ดีขึ้นด้วย

ขั้นแรกที่จะต้องทำเมื่อเราต้องการก้าวข้ามปัญหา Collaboration Overload คือต้องเลือกเครื่องมือให้ถูกต้องเหมาะสมกับการทำงานก่อน ไม่ใช่ว่าเครื่องมือดิจิตอลทุกอย่างจะช่วยให้งานง่ายขึ้นเสมอไป และบางเครื่องมือ ก็เหมาะสำหรับการใช้เฉพาะทางมากกว่าเครื่องมืออื่น ๆ ยกตัวอย่างเช่น การใช้เครื่องมือติดต่อประสานงานอื่น ๆ แทนที่ใช้อีเมลคุยกันเพียงอย่างเดียว เพราะจะช่วยประหยัดเวลา และทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอได้รวดเร็วกว่า อีกทั้งยังช่วยยกระดับผลงานได้ดี

รูปตัวอย่างการใช้ Microsoft Planner ที่สามารถแนบภาพอ้างอิง, มอบหมายบุคคล, พร้อมติดแท็กที่เกี่ยวข้องให้สังเกตได้ง่าย ไม่เสียเวลาหานาน

2. สร้างขั้นตอนการทำงาน (Workflow) ให้เคลียร์

การทำให้ขั้นตอนการทำงาน (Workflow) มีความเข้าใจง่าย และตรงประเด็นการทำงานมากที่สุดถือเป็นสิ่งสำคัญ เพราะสามารถช่วยลดปัญหาการใช้คนเกินความจำเป็นในชิ้นงานเดียวกันได้ดี และโปรเซสการทำงานที่ถูกจัดวางมาดี ก็จะช่วยลดความสับสนในการทำงาน รวมทั้งทำให้ทุกคนสามารถรับรู้บทบาทในชิ้นงานนั้น ๆ ได้อย่างชัดเจน และสามารถทำงานได้ตามความคาดหวัง อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานสามารถจัดการเวลาของตนนอกเหนือจากเวลางานได้ดีขึ้นด้วย

และจากเหตุผลด้านบน การสร้าง Workflow ให้เคลียร์ จึงจำเป็นอย่างยิ่งในการหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดการ Collaboration Overload ควบคู่ไปกับการใช้เครื่องมือที่ถูกต้อง และเรียนรู้ที่จะใช้งานเครื่องมือที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด เพื่อให้งานสามารถเดินหน้าได้อย่างราบรื่นโดยไม่รู้สึกว่างานหนักหรือต้องหักโหมจนเกินไป

3. สร้างศูนย์ฝากข้อมูลกลาง สำหรับการทำงาน

อีกหนึ่งอย่างที่สำคัญสำหรับการก้าวข้าม Collaboration Overload ไปด้วยกัน คือการตั้งศูนย์กลางข้อมูลเอาไว้ใช้ร่วมกัน เสมือนว่ามันเป็น Wikipedia สำหรับภายในองค์กรหรือภายในทีมโดยเฉพาะ เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้เหมือนกัน และเข้าใจตรงกันได้ในที่เดียว โดยไม่ต้องไปวุ่นวายขอคนนู้นที ถามคนนี้ที ลดการติดต่อระหว่างบุคคล และการแทรกแซงระหว่างเวลาทำงานได้ดี

เครดิตภาพ : https://wookey.com/slack-current-k.html

และด้วยการที่เราสามารถรวบรวมข้อมูลไว้ให้อยู่ในศูนย์กลางที่เดียวกันทั้งหมด ก็จะช่วยให้สมาชิกทีม สามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่าย โดยไม่ต้องไปนั่งหาผ่านอีเมล เสิร์ชคีย์เวิร์ด หรือเข้าเว็บอื่น ๆ ให้เสียเวลา และถ้าคุณใช้บริการเว็บไซต์ Workspace ที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ก็จะช่วยให้สามารถรับการอัปเดตข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานได้ตลอดเวลาที่ออนไลน์ด้วย โดยไม่ต้องเสียเวลาร่อนอีเมลไปอัปเดตให้วุ่นวาย

4. ใช้การสื่อสารแบบคนละเวลา ให้เป็นประโยชน์

บางครั้ง การสื่อสารแบบที่ไม่ได้ซิงก์ต่อกันตลอดเวลาก็มีความดีอยู่บ้างเหมือนกัน เพราะช่วยลดภาวะ Collaboration Overload ได้ด้วย ยกตัวอย่างเช่น แทนที่จะถามใครสักคนเพื่อให้ได้คำตอบในทันทีทันใดตลอดเวลา อันไหนเรื่องไหนที่ไม่รีบ ก็เปลี่ยนไปถามทางอีเมลบ้าง ส่งข้อความไปบ้าง แล้วระบุว่าสามารถรอให้ว่างก่อนแล้วค่อยส่งคำตอบกลับมาได้ ก็จะช่วยให้ภาวะโอเวอร์โหลดนั้นดีขึ้น

การสื่อสารในรูปแบบนี้ จะเป็นประโยชน์ยิ่งขึ้นในเวลาที่เพื่อนร่วมงานของคุณมีเวลาทำงานที่ไม่ตรงกัน ยกตัวอย่างเช่น การรีโมททำงานในพื้นที่ที่มีโซนเวลาแตกต่างกัน วิธีนี้จะทำให้ทีมงานทุกคนสามารถทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมายได้โดยไม่รบกวนซึ่งกันและกันมากจนเกินไปในเวลาที่ไม่ได้ต้องการคำตอบที่เร่งด่วนมากมายนัก

เครดิตภาพ : https://entrepreneurship.babson.edu/manage-collaborative-overload/

การใช้ประโยชน์จากการติดต่อสื่อสารด้วยวิธีนี้ ช่วยให้คุณไม่ต้องรู้สึกเครียดกับการรับแจ้งเตือนการแชทที่ไม่สิ้นสุดอยู่ตลอดเวลา โดยไม่รู้ว่าเรื่องไหนด่วน เรื่องไหนไม่ด่วนในทุก ๆ วัน แต่ยังคงสามารถรักษาประสิทธิภาพในการทำงานและการสื่อสารระหว่างกันได้ดี หรือจะลองใช้การประชุมแบบเงียบ เพื่อการมีส่วนร่วมในการทำงานมากขึ้น ด้วยการให้ทุกคนเข้าไปอยู่ในห้องประชุมเดียวกันตลอดเวลา แต่ต่างคนต่างทำงานของตัวเองไป มีปัญหาเร่งด่วนก็ค่อยเอ่ยปากขึ้นมา เป็นต้น

5. จดจำรูปแบบการทำงานร่วมกันที่ได้ผล

ในขณะที่คุณใช้เทคนิคอื่น ๆ ด้านบนดังที่ได้กล่าวถึงไปก่อนหน้าแล้วเพื่อหลีกเลี่ยงภาวะโอเวอร์โหลด ยังมีอีกสิ่งหนึ่งที่จำเป็นต้องทำด้วย นั่นก็คือการจดจำทีมเวิร์คที่มีประสิทธิภาพ เพื่อเป็นการกระตุ้นและทำให้พนักงานมีไฟในการทำงานร่วมกันและทำให้งานออกมาอย่างมีคุณภาพ

การจดจำรูปแบบการทำงานที่ว่า คือการคำนึงถึงรูปแบบ และวิธีการทำงาน รวมไปถึงวิธีการแก้ปัญหาที่ได้ผล ที่ได้รับมาจากโปรเจกต์ก่อนหน้า แล้วนำมาประยุกต์ใช้กับงานและเพื่อนร่วมงานในทีมปัจจุบัน  ก็จะสามารถลดภาวะดังกล่าวได้ดี

เครดิตภาพ : https://blogs.3ds.com/perspectives/enable-greater-collaboration-while-avoiding-overload-part-1/