ประโยชน์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) ที่ช่วยองค์กรธุรกิจ มีอะไรบ้าง ?

5 ประโยชน์ของ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature)

การแข่งขันในโลกธุรกิจ ความเร็วเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุค การทำงานจากที่บ้าน (Work from Home - WFH) ที่พนักงานบางส่วนรวมถึงผู้บริหารทำงานจากที่บ้าน การติดต่อประสานงานเปลี่ยนจากการพบปะพูดคุย และการนัดประชุมกันแบบเห็นหน้าเห็นตา เปลี่ยนมาเป็นการแชท และการประชุมออนไลน์ และ ระบบการลงลายเซ็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) ที่เป็นการเปลี่ยนจากระบบงานเอกสารแบบเดิม ที่ต้องเซ็นลงบนเอกสารกระดาษ เปลี่ยนมาเป็นการลงลายเซ็นบนไฟล์เอกส ารอิเล็กทรอนิกส์ โดยทำผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ที่จะช่วยเติมเต็มให้การทำงานจากที่บ้าน หรือการทำงานนอกสถานที่ ทำได้อย่างเต็มประสิทธิภาพสมบูรณ์แบบยิ่งขึ้น

เราจะมาสำรวจดูกันดีกว่าครับว่า ธุรกิจจะได้รับประโยชน์อย่างไรบ้างจาก ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ...

1. ลงนามในเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหน

โดยที่ ระบบงานเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้การจัดการงานเอกสารที่ต้องขอลายเซ็น สามารถทำบนระบบออนไลน์อินเทอร์เน็ตได้โดยสมบูรณ์แบบ เจ้าหน้าที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบงานเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ไม่ว่าจะอยู่ที่บ้าน หรือที่ทำงาน เพื่อการออกเอกสารหรือหนังสือสัญญาที่ต้องมีการขอลายเซ็น จากนั้นก็กระจายอีเมลออกไปยังผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อเก็บรวบรวมลายเซ็น โดยผู้มีอำนาจ หรือผู้ที่เกี่ยวข้อง สามารถลงลายเซ็นได้ในทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะอยู่ในออฟฟิศ หรือทำงานอยู่ที่บ้าน ไม่ต้องเสียเวลา ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเดินเอกสารแผ่นกระดาษ ช่วยลดต้นทุนให้กับธุรกิจได้เป็นอย่างดี

นอกจากการขอลายเซ็นภายในองค์กรธุรกิจแล้ว ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังสามารถประยุกต์ใช้เพื่อส่งหนังสือสัญญาไปขอลายเซ็นลูกค้าได้อีกด้วย ช่วยยกระดับความรวดเร็วในงานบริการ และยกระดับความพึงพอใจของลูกค้าได้เป็นอย่างดี

2. ติดตามความคืบหน้าในงานเอกสารได้แบบเรียลไทม์

โดยทางฝั่งของผู้ออกเอกสาร สามารถลดเวลาการจัดเตรียมเอกสารเพื่อขอลายเซ็นลงได้ 30-50% ด้วยการจัดเตรียมเทมเพลตของเอกสารเอาไว้ล่วงหน้า และเมื่อส่งเอกสารออกไปแล้ว ก็สามารถติดตามความคืบหน้าว่ามีใครเซ็นเอกสารกลับมาได้แบบเรียลไทม์ และสามารถตรวจสอบย้อนกลับประวัติของเอกสารแต่ละฉบับ ว่าใครเป็นคนออกเอกสาร และถูกส่งไปขอลายเซ็นในวันไหน เวลาใด ใครเป็นผู้เซ็นเอกสารบ้าง และเซ็นเอกสารกลับมาวันไหน เวลาใด โดยเอกสารที่เซ็นกลับมาเรียบร้อยแล้ว จะถูกเก็บรวบรวมเอาไว้บนระบบของ Foxit eSign เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง และเพียงเฉพาะผู้มีสิทธิเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึง และเปิดดูเนื้อหาในเอกสารได้

3. ข้อผิดพลาดน้อยกว่าการเซ็นลงบนเอกสารกระดาษ

เมื่อพูดถึงการลงลายเซ็นในเอกสารสัญญาต่าง ๆ ทางธุรกิจ ซึ่งถือว่าเป็นเรื่องละเอียดอ่อน ดังนั้นไม่ควรจะมีความผิดพลาดใด ๆ เกิดขึ้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว การลงลายเซ็นบนเอกสารกระดาษนั้นมีช่องว่างให้เกิดความผิดพลาดได้มากมาย อาทิ การกรอกข้อมูลผิด การลงลายเซ็นในช่องที่เว้นไว้สำหรับให้คนอื่นลงลายเซ็น (ในกรณีที่เอกสารต้องมีคนลงลายเซ็นมากกว่า 1 คน) ทำให้เกิดความยุ่งยากกับฝ่ายงานที่ดำเนินงานด้านเอกสาร และถ้ามีการลงลายเซ็น หรือกรอกข้อมูลผิด ก็ต้องมีการเดินเอกสารไปขอลายเซ็นกันใหม่อีกรอบ เสียทั้งเวลา และค่าใช้จ่ายโดยเปล่าประโยชน์

ในขณะที่การเปลี่ยมาใช้ระบบการเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยลดความผิดพลาดลงได้อย่างมากมาย อันดับแรกเลยคือ สามารถลงลายเซ็นได้เฉพาะช่องที่เตรียมไว้ให้สำหรับเขาเท่านั้น ป้องกันความผิดพลาดในการไปลงลายเซ็นในช่องของคนอื่น เช่นเดียวกับช่องกรอกข้อมูลต่าง ๆ ที่จะทำกรอกข้อมูลได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ และหากมีการเขียนกรอกข้อมูลผิด ก็สามารถลบและพิมพ์ใหม่ให้ถูกต้องได้อย่างง่าย ๆ (ต้องแก้ไขให้ถูกต้องก่อนที่จะทำการลงลายเซ็น) ต่างจากเอกสารกระดาษ ที่ถ้าเขียนผิดก็ต้องมีการขีดฆ่าทิ้งพร้อมลงลายเซ็นกำกับไว้ ทำให้ยุ่งยากและเอกสารดูไม่เรียบร้อยสวยงาม

อีกหนึ่งข้อดีของระบบการเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือจะมีขั้นตอนแนะนำว่า ต้องกรอกข้อมูล หรือเซ็นลงในช่องไหนบ้าง เพื่อป้องกันความผิดพลาดตกหล่น ทำให้แทบจะเหนือกว่าการเดินเอกสารกระดาษเพื่อขอลายเซ็นในแทบจะทุกมิติ

4. กรอกข้อมูลและลงลายเซ็นได้บนทุกอุปกรณ์

ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มอบความคล่องตัวให้กับทางฝั่งของคนที่ต้องลงลายเซ็นอย่างแท้จริง เพราะนอกจากจะสามารถกรอกข้อมูลในเอกสารพร้อมลงลายเซ็นได้ผ่านทางเครื่อง คอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊ก แล้ว ในตอนที่อยู่ระหว่างการเดินทาง หรืออยู่นอกสถานที่ ขอแค่มีเพียง แท็บเล็ต/สมาร์ทโฟน ที่เชื่อต่ออินเทอร์เน็ตได้ ก็สามารถเข้าถึงเอกสารที่มีคนส่งมา และทำการลงลายเซ็นผ่านหน้าจอได้ทันที ไม่มีอะไรยุ่งยาก โดยที่การเขียนลายเซ็นด้วยลายมือ หรือการใช้ลายเซ็นแบบอักษรตัวพิมพ์ นั้นเป็นการจัดเตรียมเพียงครั้งเดียว และสามารถเรียกใช้ลายเซ็นได้อย่างรวดเร็ว และปลอดภัย เมื่อมีคนส่งเอกสารมาขอลายเซ็นเรา

5. ความปลอดภัยสูงกว่าการเซ็นลงบนเอกสารกระดาษ

เมื่อพูดถึงการลงลายเซ็นในเอกสาร การพิสูจน์ตัวตนของผู้ลงลายเซ็น รวมถึงการรักษาความปลอดภัยของเอกสารถือเป็นเรื่องสำคัญ โดยที่ระบบการลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีขั้นตอนการยืนยันตัวตนของผู้ลายเซ็นที่แข็งแรงแน่นหนา ทำให้มีเพียงเฉพาะผู้ที่มีสิทธิเท่านั้นจึงจะสามารถลงลายเซ็นได้ เทียบกับการลงลายเซ็นบนเอกสารกระดาษที่เสี่ยงกับการปลอมแปลงลายเซ็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคการทำงานจากที่บ้าน ที่ผู้ออกเอกสารไม่ได้เห็นการลงลายเซ็นในเอกสารด้วยตาตนเอง

และเมื่อมีการลงลายเซ็นเรียบร้อยแล้ว เอกสารนั้นจะถูก เข้ารหัสข้อมูล ทำให้สามารถรับประกันได้ว่า จะไม่มีใครสามารถเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในเอกสารสัญญาหลังจากที่เราได้ทำการลงลายเซ็นไปแล้ว และยังสามารถป้องกันการเพิ่มเนื้อหาบางหน้าเข้ามาในเอกสาร และป้องกันการลบเนื้อหาบางหน้าออกไปจากเอกสารได้ด้วย (ในขณะที่เอกสารกระดาษสามารถเอาบางหน้าออกไป หรือเพิ่มบางหน้าเข้ามาได้อย่างง่ายดาย) และเมื่อมีการลงลายเซ็นเรียบร้อย ก็จะมีไฟล์เอกสารสำเนาฉบับหนึ่งพร้อมลายเซ็นเก็บไว้ให้เราโดยอัตโนมัติเพื่อเป็นหลังฐาน ในขณะที่ทางผู้ส่งเอกสารมาขอลายเซ็น ก็จะได้ไฟล์เอกสารพร้อมลายเซ็นของเรากลับไป

การใช้งานระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในธุรกิจที่หลากหลาย

การใช้งานในหน่วยงานราชการ

ด้วยความปลอดภัยและช่วยลดต้นทุนในการเดินเอกสาร ทำให้หน่วยงานราชการในหลาย ๆ ประเทศเลือกใช้ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทดแทนการขอลายเซ็นบนเอกสารกระดาษแบบเดิม ๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารด้านการเก็บเงินได้ เอกสารการคืนภาษี การจัดการหนังสือสัญญาต่าง ๆ ได้รวดเร็วกว่าเดิม โดยที่หน่วยงานราชการต้องจัดการข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนเป็นจำนวนมาก ทำให้ระบบรักษาความปลอดภัยของเอกสารที่อยู่ในระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ได้รับการพัฒนาให้มีความแข็งแกร่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล

การใช้งานในบริษัทด้านกฎหมาย

บริษัทที่ดำเนินกิจการด้านกฎหมายในหลาย ๆ ประเทศ รวมถึงแผนกในองค์กรธุรกิจที่ดูแลงานด้านกฎหมาย จะมีข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อนอยู่ในความดูแลเป็นจำนวนมาก และระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถเก็บรักษาเอกสารสัญญาต่าง ๆ ที่มีข้อมูลความลับของธุรกิจเอาไว้ได้อย่างปลอดภัย และยังช่วยลดต้นทุนและแรงงานในการจัดการกับเอกสารด้านกฎหมายที่มีอยู่เป็นจำนวนมากได้เป็นอย่างดี

การใช้งานในธุรกิจด้านสุขภาพ

ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยยกระดับการให้บริการของธุรกิจด้านสุขภาพในหลาย ๆ ประเทศ ใช้งานในกระบวนการจัดการข้อมูลการเยียวยารักษา และทำให้การดำเนินงานเอกสารเพื่อรับผู้ป่วยเข้าพักรักษาตัวในโรงพยาบาลนั้นทำได้ง่ายขึ้น ช่วยลดการเสียเวลา ลดต้นทุนด้านงานเอกสารให้กับธุรกิจด้านสุขภาพได้อย่างมากมาย

การใช้งานในธุรกิจการผลิต

มีหลายธุรกิจการผลิตทั่วโลก ที่ใช้ประโยชน์จากระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเร่งความเร็วในกระบวนการทำงาน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการออกแบบผลิตภัณฑ์ รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการผลิต และในเรื่องของงานขาย ด้วยคุณสมบัติในการลงลายเซ็นอนุมัติในเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วในทุกเวลา ทุกสถานที่ และสามารถติดตามความคืบหน้าในการเซ็นอนุมัติเอกสารใด ๆ ได้แบบเรียลไทม์

การใช้งานในธุรกิจการเงินการธนาคาร

แน่นอนว่าธุรกิจการเงินการธนาคาร ที่ต้องเกี่ยวข้องกับหนังสือสัญญาเงินกู้ รวมถึงหนังสือสัญญาต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก จะได้รับประโยชน์จากระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มที่ ลูกค้าสามารถลงนามในเอกสารสัญญาได้ในทุกที่ทุกเวลา ทำให้เรื่องการเงินการธนาคารเป็นเรื่องง่ายขึ้น และทำให้ธนาคารมุ่งเป้าไปสู่การดำเนินการแบบไร้กระดาษ (Paperless Banking) ได้อย่างแท้จริง

ลองใช้งานระบบเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ฟรี

เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้เชื่อว่าบางคน หรือบางองค์กรธุรกิจ น่าจะมีความคิดว่าอยากลองใช้ระบบงานเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อสำรวจดูว่าจะสะดวกหรือตรงตามความต้องการในการใช้งานหรือไม่ โดยที่ ระบบงานเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Foxit eSign เขาก็มีเวอร์ชันให้ทดลองใช้งานฟรีในระยะเวลา 14 วัน แค่เพียงลงทะเบียนเข้าระบบ และไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใด ๆ ลงในเครื่องเพื่อทดลองใช้งาน เพราะเป็นระบบที่ทำงานบนอินเทอร์เน็ตสมบูรณ์แบบ เพียงใช้เครื่อง คอมพิวเตอร์/โน้ตบุ๊ก ที่มีการติดตั้ง เว็บเบราว์เซอร์ (Web Browser) ก็สามารถทดลองใช้งานฟรีได้ทันที

ข้อมูลเพิ่มเติม

• ทดลองใช้งาน ระบบงานเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Foxit eSign ฟรี
• รีวิววิธีการใช้งาน ระบบงานเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของ Foxit eSign

และสำหรับองค์กรธุรกิจใด ที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพความคล่องตัวในการเซ็นเอกสาร และหนังสือสัญญาต่าง ๆ ก็สามารถหาซื้อลิขสิทธิ์แท้ของ ระบบงานเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Foxit eSign ได้ที่ ร้านขาย สินค้าไอที ไทยแวร์ช้อป (Thaiware Shop) โดยมีลิขสิทธิ์ให้เลือกใช้งานอยู่ทั้งหมด 5 เวอร์ชันหลัก ๆ ด้วยกันคือ

1. Foxit eSign

โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รุ่นมาตรฐาน ติดตามความคืบหน้าในการเซ็นเอกสาร มีช่องให้ลงลายเซ็น ช่องให้กรอกข้อความ ช่องให้ติ๊กเลือกตัวเลือกต่าง ๆ (Checkbox) และสามารถแนบรายละเอียดอื่น ๆ ไปพร้อมกับเอกสารที่ขอลายเซ็นได้ โดยส่งอีเมลขอลายเซ็นได้ 100 ฉบับ ต่อปี

(ดูรายละเอียด : โปรแกรม Foxit eSign)

2. Foxit eSign Pro

โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รุ่นโปร มาพร้อมความสามารถทุกอย่างที่มีใน รุ่นมาตรฐาน และมีความสามารถที่เพิ่มเข้ามาใน รุ่นโปร คือ มีเทมเพลตเอกสารให้เลือกใช้กว่า 1,000 แบบ สามารถแทรกแบบฟอร์มให้กรอก "ยอมรับ" หรือ "ปฏิเสธ" เอกสาร (Accept and Decline Fields) แทรกลิงก์ลงในเอกสาร และให้คนที่ไม่มีอีเมลสามารถลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ (In Person Signing) พร้อมระบบยืนยันตัวตน 2 ชั้นสำหรับผู้ลงลายเซ็นผ่านทางอีเมล โดยส่งอีเมลขอลายเซ็นได้ 150 ฉบับ ต่อปี

(ดูรายละเอียด : โปรแกรม Foxit eSign Pro)

3. Foxit eSign Enterprise

โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รุ่นองค์กรธุรกิจ มาพร้อมความสามารถทุกอย่างที่มีใน รุ่นโปร และมีความสามารถที่เพิ่มเข้ามาใน รุ่นองค์กรธุรกิจ คือ สามารถสร้างช่องสำหรับกรอกข้อมูลแบบเฉพาะได้ตามต้องการ

นอกจากนี้แล้ว ยังสามารถสร้างแบบฟอร์มออนไลน์เพื่อการเก็บลายเซ็นของคนจำนวนมากในห้องประชุมระดับผู้บริหาร (Online Forms with In-person and Boardroom Signing) รองรับการเซ็นลงในหลาย ๆ หน้าเอกสารด้วยการสั่งงานครั้งเดียว (Bulk or Mass Signatures) โดยที่จำนวนการส่งอีเมลขอลายเซ็นต่อปี ขึ้อยู่กับรูปแบบการซื้อลิขสิทธิ์

(ดูรายละเอียด : โปรแกรม Foxit eSign Enterprise)

4. Foxit PDF Sign Bundle

ชุดรวมโปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และโปรแกรมจัดการเอกสาร PDF รองรับทั้งการใช้งานบนเครื่อง PC การใช้งานบนอุปกรณ์พกพา และการใช้งานบนระบบคลาวด์ โดยในชุดมีโปรแกรมต่าง ๆ ดังนี้

1. Foxit PDF Editor Pro : โปรแกรมเปิดอ่าน แก้ไขเอกสาร PDF ทำงานบนเครื่อง PC
2. Foxit eSign : โปรแกรมจัดการการเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สะดวก ตัดความยุ่งยากในการเดินเอกสาร
3. Foxit PDF Editor for Cloud : เปิดอ่าน แก้ไขเอกสาร PDF ทำงานบนระบบอินเทอร์เน็ตคลาวด์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมลงในเครื่อง
4. Foxit PDF Editor for Mobile : แอปพลิเคชันเปิดอ่าน แก้ไขเอกสาร PDF ทำงานบนอุปกรณ์พกพาระบบ iOS และ Android

(ดูรายละเอียด : ชุดโปรแกรม Foxit PDF Sign Bundle)

5. Foxit PDF Sign Bundle for Education

ชุดโปรแกรม จัดการเอกสาร PDF รุ่นโปร สำหรับสถานศึกษา ลิขสิทธิ์แบบรายปี และ โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รุ่นมาตรฐาน ราคาถูก จัดการเอกสารได้ครบวงจร พร้อมติดตามความคืบหน้าในการเซ็นเอกสารได้ โดยในชุดมีโปรแกรมดังนี้

1. Foxit PDF Editor Pro for Education : โปรแกรมเปิดอ่าน แก้ไขเอกสาร PDF ทำงานบนเครื่อง PC
2. Foxit eSign : โปรแกรมจัดการการเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สะดวก ตัดความยุ่งยากในการเดินเอกสาร

(ดูรายละเอียด : ชุดโปรแกรม Foxit PDF Sign Bundle for Education)

คลิปวิดีโอรีวิว โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Foxit eSign