Paperless Office คืออะไร ? พบ 10 วิธีเปลี่ยนแปลงองค์กรสู่ สำนักงานไร้กระดาษ ทั้งประหยัด และเพิ่มประสิทธิภาพ

10 เทคนิคขับเคลื่อนธุรกิจไปสู่ความเป็น สำนักงานไร้กระดาษ อย่างยั่งยืน

ปัจจุบัน Paperless Office หรือ สำนักงานไร้กระดาษ จัดว่าเป็นอีกหนึ่งเทรนด์ที่องค์กรธุรกิจให้ความสำคัญ ด้วยการลดการใช้เอกสารกระดาษแผ่นกระดาษ ที่สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ เสี่ยงต่อการสูญหาย และยากแก่การค้นหา เปลี่ยนมาใช้เป็นเอกสารในรูปแบบไฟล์คอมพิวเตอร์ ที่จัดเก็บง่ายไม่เปลืองเนื้อที่ ค้นหาง่าย แบ่งปัน แจกจ่าย และประสานงานเอกสารได้ง่ายกว่า

สำนักงานไร้กระดาษ เริ่มต้นได้ง่าย ๆ แบบไม่ต้องลงทุนเยอะ

บางองค์กรธุรกิจ (โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก) อาจคิดว่า การปรับเปลี่ยนมาเป็นสำนักงานไร้กระดาษ เป็นเรื่องที่ต้องลงทุนเยอะ แต่ที่จริงแล้วเราสามารถเริ่มต้นได้จากสิ่งที่มีอยู่ หรือการลงทุนที่ไม่ได้ใช้เงินมากมายอะไร

โดยจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการเปลี่ยนองค์กรของคุณให้ไปเป็นแบบ สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) นั้นเราอาจจะให้ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ (ฝ่าย IT) สำรวจว่าเครื่องถ่ายเอกสาร หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่มีอยู่ในบริษัท นั้นมีความสามารถในการสแกนเอกสารกระดาษ แล้วบันทึกให้เป็นไฟล์เอกสาร PDF หรือไฟล์เอกสารฟอร์แมตอื่น ๆ หรือไม่ ?

ถ้าพบว่าทำได้ ก็จัดการนำเอกสารกระดาษต่าง ๆ นานา ที่มีอยู่ มาสแกนให้เป็นไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้า เครื่องถ่ายเอกสาร หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน มีถาดสแกนที่ป้อนเอกสารได้ที่ละหลาย ๆ หน้ากระดาษ (Multiple Page Scanner) งานก็จะง่ายขึ้น เพราะป้อนเอกสารหลายแผ่นได้พร้อมกัน แล้วจัดการสร้างไดรฟ์หรือ โฟลเดอร์ขึ้นมาจัดเก็บไฟล์เอกสารเหล่านี้ ก็จะลดปริมาณกระดาษในออฟฟิศลงได้ทันที

แต่ก็มีเรื่องที่ควรใส่ใจคือ ไฟล์เอกสารควรจัดเก็บอยู่ในที่ที่เฉพาะผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น จึงจะสามารถเปิดดูหรือแก้ไขเอกสารได้ เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และในส่วนของเอกสารกระดาษที่สแกนไฟล์เก็บไว้เรียบร้อยแล้ว ก็ควรจะถูกลำลายทิ้งอย่างเหมาะสม อย่างเช่นการทำลายด้วยเครื่องย่อยกระดาษ เพื่อไม่ให้ข้อมูลความลับของธุรกิจเกิดการรั่วไหล

PDF คือไฟล์เอกสารที่เหมาะสำหรับ การทำสำนักงานไร้กระดาษ

ไฟล์เอกสาร PDF เป็นฟอร์แมตที่เหมาะสำหรับสำนักงานไร้กระดาษ มากกว่าฟอร์แมตไฟล์เอกสาร ของ โปรแกรม Microsoft Office (อาทิ Microsoft Word, Excel, PowerPoint) ด้วยคุณลักษณะของไฟล์ PDF ซึ่งเป็นมาตรฐานที่เปิดอ่านได้ง่าย ด้วย เว็บเบราว์เซอร์ (Web Browser) (อาทิ โปรแกรม Google Chrome และ Microsoft Edge) ที่มีติดตั้งใช้งานเป็นมาตรฐานอยู่แล้ว ทำให้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมพิเศษใด ๆ เพื่อเปิดอ่าน

แต่อย่างไรก็ดี สำหรับองค์กรธุรกิจที่ต้องการให้พนักงานสามารถ สร้างไฟล์เอกสาร PDF รวมทั้งการแก้ไขข้อความ รูปภาพในเอกสาร หรือแม้แต่การสร้างแบบฟอร์มในรูปแบบ PDF เพื่อทดแทนเอกสารใบลา หรือเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลจากพนักงาน แทนการกรอกเอกสารกระดาษ ก็มีความจำเป็นต้องใช้งาน โปรแกรมจัดการเอกสาร PDF ที่มีประสิทธิภาพ

ข้อมูลเพิ่มเติม : รีวิวเปรียบเทียบ 6 โปรแกรมจัดการเอกสาร PDF ยอดนิยม

นอกจากการเลือกใช้โปรแกรมจัดการงานเอกสารที่เหมาะสมแล้ว การทำ Paperless Office ให้ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน และเป็นผลดีกับธุรกิจ ยังเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมาย วางนโยบาย และการจัดการเรื่องแนวคิดต่าง ๆ เราเลยขอนำเสนอ 10 เทคนิคที่นำไปใช้งานได้จริง ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. กำหนดเป้าหมาย สู่ความเป็นสำนักงานไร้กระดาษ อย่างชัดเจน

จัดทำนโยบายการเป็นสำนักงานไร้กระดาษ และประกาศให้พนักงานทุกระดับได้รับรู้ถึงแนวทางการทำงานแบบลดการใช้กระดาษ รวมถึงกำหนดเป้าหมายในการลดจำนวนการใช้งานกระดาษ กำหนดยอดจำนวนกระดาษที่พนักงานแต่ละคนหรือแต่ละแผนกสามารถใช้ได้ กำหนดจำนวนยอดการพิมพ์ของแต่ละเดือนสำหรับการพิมพ์ทุกรูปแบบ อาทิ การพิมพ์เอกสารเพื่อใช้เป็นการภายใน การพิมพ์เพื่องานโฆษณาประชาสัมพันธ์ การพิมพ์เพื่อส่งจดหมายกระดาษ

และถ้าจะให้ดียิ่งขึ้นก็ควรมีการแต่งตั้งใครสักคนให้เป็น Paperless Champion ที่เป็นผู้นำในเรื่องการทำสำนักงานไร้กระดาษ เพื่อสร้างความเคลื่อนไหว และทำให้ไปสู่เป้าหมายได้เร็วขึ้น เป็นคนที่ดูแลการทำ Paperless Office ในภาพรวมและทำรายงานสรุปความคืบหน้า ทำให้การขับเคลื่อนเป้าหมายสู่ความเป็นสำนักงานไร้กระดาษกลายเป็นเรื่องที่มีชีวิตชีวาขึ้นมา

2. เปลี่ยนระบบลงทะเบียนแขกผู้มาเยือน ให้เป็นแบบไร้กระดาษ

แผนกต้อนรับ หรือ Reception เป็นหน้าเป็นตาขอธุรกิจ และยังสามารถส่งข้อความสำคัญไปยังพนักงาน และผู้ที่มาติอต่อธุรกิจว่า องค์กรของเราให้ความสำคัญกับเรื่องสำนักงานไร้กระดาษ ด้วยการเปลี่ยนจากลงชื่อแขกผู้มาเยือนด้วยการเขียนชื่อลงบนกระดาษแบบเดิม ๆ มาเป็นการจัดตั้ง Kiosk (อาจจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ตเป็น Kiosk) เพื่อให้ผู้มาเยือน่ได้พิมพ์ ชื่อ นามสกุล และรายละเอียดต่าง ๆ ด้วยตัวเองลงใน Google Form สำหรับการลงทะเบียนที่เราได้จัดเตรียมไว้ให้

3. ลดความสำคัญของการพิมพ์ลง

ลดความสำคัญในการเพิ่มจำนวนเครื่องพิมพ์ รวมถึงมีความพยายามในการลดการใช้งานเครื่องพิมพ์ในองค์กรธุรกิจ สนับสนุนการแบ่งปันข้อมูล หรือเอกสารกันด้วยฟอร์แมตไฟล์ที่เข้าถึงได้ง่ายอย่าง ไฟล์เอกสาร PDF ที่สามารถเปิดอ่านได้บนทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น เครื่องเดสก์ทอป โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน ขอแค่มีเพียงแค่ เว็บเบราว์เซอร์ ติดตั้งอยู่ในเครื่อง

และสำหรับองค์กรธุรกิจที่ยังใช้การแปะบอร์ดเพื่อประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่าง ๆ หรือมีการพิมพ์ตารางเวลาการใช้งานห้องประชุม อาจลองเปลี่ยนมาใช้การแสดงข้อมูลผ่านหน้าจอที่ติดตั้งอยู่ตามห้องต่าง ๆ รวมถึงใช้ระบบการจองห้องประชุมแบบออนไลน์ ก็จะช่วยลดการใช้กระดาษได้อย่างมากมาย และยังทำให้สภาพแวดล้อมในออฟฟิศดูทันสมัยน่าทำงาน และทำให้การประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่าง ๆ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

4. ย้ายไปสู่เอกสารทางการเงิน แบบดิจิทัล

ผลักดันความร่วมมือกับธนาคาร คู่ค้าทางธุรกิจ และลูกค้า เพื่อเปลี่ยนจากการประสานงานเรื่องการเงิน ที่เคยทำผ่านเอกสารกระดาษ ให้เป็นการทำธุรกรรมออนไลน์ การออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบไฟล์เอกสารแล้วส่งผ่านอีเมล หรือบนระบบออนไลน์ การประสานงานกันภายในองค์กรผ่านการส่งไฟล์เอกสาร รวมถึงการใช้ใบแจ้งยอดเงินในบัญชีธนาคารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล (Paperless Bank Statements) ซึ่งจะช่วยลดการใช้กระดาษ รวมถึงการใช้ซองจดหมาย ลดค่าใช้จ่ายและความเสียเวลาในการเดินเอกสารกระดาษ และแน่นอนว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างมากมาย

5. สนับสนุนการใช้กระดาษรีไซเคิล และการใช้ซ้ำ

การที่หน่วยงานให้การสนับสนุน หรือมีนโยบายให้นำกระดาษที่ผ่านการพิมพ์ หรือผ่านการเขียนจดโน้ตมาแล้วด้านหนึ่งมาใช้ซ้ำ จะช่วยทำให้พนักงานมีทัศนคติในการขับเคลื่อนเป้าหมายเรื่องสำนักงานไร้กระดาษ อาจมีการวางถาดกระดาษรีไซเคิลเอาไว้ข้างเครื่องพิมพ์ หรือวางไว้ในสถานที่ที่เห็นได้อย่างเด่นชัด รวมถึงมีการเขียนโน้ตติดเอาไว้ว่า "กระดาษรีไซเคิลสำหรับพิมพ์ หรือจดโน้ต" เพื่อกระตุ้นให้เกิดการนำกระดาษรีไซเคิลไปใช้งาน

แต่ก็มีข้อควรระวังคือไม่ควรนำกระดาษที่มีการพิมพ์ข้อมูลความลับของธุรกิจ เอกสารที่เป็นความลับ หรือเอกสารที่เคยผ่านการพิมพ์ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้ามาทำการรีไซเคิล เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

6. หาสิ่งอื่นทดแทนกระดาษ

นอกจากการใช้กระดาษรีไซเคิล และการเปลี่ยนมาใช้ไฟล์เอกสารแทนเอกสารกระดาษแล้ว ในสำนักงานก็ยังมีข้าวของเครื่องใช้อื่น ๆ ที่เป็นกระดาษ และเราสามารถเปลี่ยนไปใช้สิ่งอื่นทดแทนได้เพื่อลดผลกระทบกับสิ่งแวดล้อม และทำให้พนักงานมีทัศนคติในเรื่องสำนักงานไร้กระดาษเด่นชัดขึ้นอีก อาทิ การเปลี่ยนจากม้วนกระดาษที่ใช้เช็ดมือหลังจากการล้างมือในห้องน้ำ (Paper Towel) มาเป็นการใช้ผ้าเช็ดมือ หรือเครื่องเป่ามือ

รวมถึงลดการใช้ ถ้วยกระดาษ จานกระดาษ โดยจัดให้มีถ้วยหรือแก้วดื่มน้ำ จานชาม จัดเตรียมไว้ให้เป็นของส่วนกลางที่พนักงานทุกคนสามารถหยิบใช้ได้ หรือส่งเสริมให้พนักงานนำแก้วน้ำสวย ๆ ของตัวเองมาใช้ในที่ทำงาน ก็จะทำให้การจัดทำสำนักงานไร้กระดาษกลายเป็นเรื่องที่มีสัน และสัมผัสได้ในชีวิตประจำวัน

7. ทำการตลาดแบบไร้กระดาษ

บางธุรกิจอาจยังยึดติดกับการส่งข่าวสาร หรือการโฆษณาประชาสัมพันธ์ในรูปแบบของสื่อกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นจดหมาย ใบปลิว แผ่นพับโปรโมชันต่าง ๆ ด้วยความที่เป็นช่องทางการสื่อสารที่ยังคงมีประสิทธิภาพ ก็คงจะไม่มีอะไรเสียหายที่จะลองปรับเปลี่ยนมาใช้การสื่อสารรูปแบบอื่นที่ไม่ใช่กระดาษ ไม่ว่าจะเป็นการทำการตลาดผ่านอีเมล การจัดทำอีบุ๊ก การโพสต์ข่าวสารขึ้นเว็บบล็อก ทำการตลาดผ่านโซเชียลมีเดีย การทำคลิปวิดีโอ การลงแบนเนอร์โฆษณาบนเว็บไซต์ต่าง ๆ ก็เป็นช่องทางการทำตลาดของโลกยุคใหม่ที่น่าลอง น่าเรียนรู้ และช่วยลดต้นทุนการจัดพิมพ์สื่อโฆษณาแบบกระดาษ รวมถึงลดต้นทุนในการจัดส่งเอกสารไปได้อย่างมากมาย

แต่หากไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรกับการทำการตลาดผ่านโซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ การจัดทำบทความ หรือคลิปวิดีโอเพื่อโปรโมทสินค้า โปรโมทบริการของธุรกิจ ก็สามารถขอคำปรึกษา หรือใช้บริการด้านงานวางแผนการตลาดดิจิทัลได้ที่แพลตฟอร์ม Thaiware Digital Agency

8. ถึงเวลาของ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature)

การเปลี่ยนจากวิธีลงลายเซ็นบนเอกสารกระดาษ มาใช้  ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยลดความยุ่งยาก ลดการเสียเวลา และช่วยลดต้นทุนในการเดินเอกสารให้กับองค์กรธุรกิจได้เป็นอย่างดี

โดยที่ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เปิดโอกาสให้พนักงานสร้างเอกสารที่ต้องการขอลายเซ็นได้บนระบบอินเทอร์เน็ต ทำให้สามารถสร้างเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา เมื่อสร้างเอกสารเสร็จแล้ว ก็ส่งเอกสารไปหาผู้ลงลายเซ็นผ่านอีเมล หรือระบบออนไลน์ ทำให้ไม่มีค่าใช้จ่ายในการเดินเอกสาร และผู้ลงลายเซ็นก็สามารถลงลายเซ็นได้จากทุกสถานที่ผ่านอินเทอร์เน็ตเช่นเดียวกัน โดยมีระบบการยืนยันตัวตนของผู้ลงลายเซ็นชัดเจน ป้องกันการปลอมแปลงลายเซ็นได้เป็นอย่างดี 

เมื่อลงลายเซ็นเรียบร้อยแล้ว เอกสารก็จะถูกส่งกลับมายังผู้ออกเอกสารทันที ทำให้สะดวกรวดเร็ว ไม่เสียเวลารอคอย เหมาะมากสำหรับองค์กรธุรกิจที่มีการ ให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work form Home) ที่พนักงานหรือผู้มีอำนาจลงลายเซ็นไม่ได้เข้าออฟฟิศทุกวัน โดยระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าสนใจใช้งานก็มี อาทิ

• Foxit eSign : โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวบรวมลายเซ็น ติดตามการเซ็นชื่อ ครบวงจร
  (ดูรายละเอียด : โปรแกรม Foxit eSign)
• Adobe Sign : โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปรับแต่งยืดหยุ่น สำหรับองค์กรธุรกิจ
  (ดูรายละเอียด : โปรแกรม Adobe Sign)
• Nitro Sign : โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวดเร็ว ปลอดภัย ลดการใช้กระดาษ
  (ดูรายละเอียด : โปรแกรม Nitro Sign)

9. เลิกใช้กระดาษในการประสานงาน

สำหรับองค์กรธุรกิจที่ใช้งานเอกสารกระดาษเป็นส่วนหนึ่งในการติดตามรายงาน ติดความคืบหน้าในโปรเจกต์งานต่าง ๆ หรืองานบริหารโครงการ (Project management) หรือแม้แต่การใช้กระดาษเพื่อจดโน้ตหรือ Memo ต่าง ๆ ก็สามารถเปลี่ยนไปใช้งานโซลูชันด้านงานเอกสาร

โดยงาน Project Management บนระบบออนไลน์ที่มีให้เลือกใช้มากมายทั้งแบบบริการฟรี และแบบมีค่าใช้จ่าย โดยมีบริการที่น่าสนใจ อาทิ

• Trello : โปรแกรมจัดการโปรเจกต์งาน จัดระเบียบงาน อย่างเป็นระบบ
  (ดูรายละเอียด : โปรแกรม Trello)
• Asana : โปรแกรมจัดการโปรเจกต์งาน วางแผน ติดตามความคืบหน้าของงาน
• Slack : โปรแกรมการสื่อสารในองค์กรธุรกิจ ใช้แทนการแชท แทนการส่งอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ
• Microsoft Teams : โปรแกรมการสื่อสาร การนัดหมำย การประชุม การรจัดการโปรเจกต์งาน

10. ใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

วางแนวทางการคัดเลือกข้าวของเครื่องใช้ในสำนักงาน โดยคำนึงถึงเรื่องการลดปริมาณขยะ ความทนทาน สามารถใช้ซ้ำได้ เป็นวัสดุที่รองรับการรีไซเคิล เลือกใช้ผลิตภัณฑ์จากวัสดุที่มีคุณภาพเพื่อให้มีอายุการใช้งานยาวนาน ไม่ต้องซื้อซ้ำบ่อย ๆ และไม่กลายเป็นขยะก่อนเวลาอันควร ติดตามผลการใช้งานว่าข้าวของแต่ละชิ้นเหมาะกับการใช้งานหรือไม่ เพื่อที่จะได้ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อของเข้าออฟฟิศให้มีประสิทธิภาพ และตอบโจทย์การใช้งานได้เหมาะสมที่สุด