PDF คืออะไร ? PDF ย่อมาจากอะไร ? ทำความรู้จักไฟล์เอกสารยอดนิยม

PDF คืออะไร ? ทำความรู้จักไฟล์ยอดนิยมอย่าง PDF

น่าจะเป็นไฟล์ที่อยู่คู่กับทุกคนที่เล่นคอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ทโฟนเป็น เลยก็ว่าได้ สำหรับ ไฟล์เอกสาร PDF ที่ไม่ใช่แค่คนทำงานออฟฟิศเท่านั้นที่จะได้สัมผัส เพราะไฟล์ PDF จะอยู่กับคุณในทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นไฟล์คู่มือการใช้งานสินค้า ไฟล์ประกาศ หรือ กฎเกณฑ์ตามเว็บไซต์ต่าง ๆ แล้วสงสัยกันไหมว่า PDF คืออะไร ? แล้วทำไมถึงใช้ชื่อนี้ ?

ไฟล์ PDF คืออะไร ? (What is PDF File ?)

ไฟล์ PDF ถือกำเนิดขึ้นครั้งแรกในปี ค.ศ. 1990 (พ.ศ. 2533) โดย อะโดบีซิสเต็มส์ (Adobe System) เปิดตัวครั้งแรกในการประชุม Windows and OS/2 Conference เมื่อเดือนมกราคม ค.ศ. 1993 (พ.ศ. 2536) และเปิดตัวอย่างเป็นทางการในวันที่ 1 กรกฎาคม ค.ศ. 2008 (พ.ศ. 2551) ในรูปแบบของไฟล์เอกสาร (Document File Format) โดยไฟล์ PDF ถูกเผยแพร่ผ่านมาตรฐานลิขสิทธิ์ ISO 32000-1 ซึ่งเป็น Royalty-Free คือ สิทธิบัตรนั้น ๆ ทุกคนสามารถนำไปใช้ได้โดยไม่ต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์ใด ๆ กับทาง Adobe เลย

ในช่วงแรก ๆ ไฟล์เอกสาร PDF จะต้องใช้งานบน โปรแกรม Adobe Acrobat เท่านั้น และยังไม่รองรับกับการใช้งานในบางประเภท เช่น การคลิกลิงก์เชื่อมต่อออกไปยังเว็บไซต์ภายนอก แต่ก็ได้รับความนิยมในการใช้งานบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป และยังเป็นคู่แข่งกับไฟล์ฟอร์แมตอื่น ๆ ในยุคนั้น อย่างเช่น DjVu, Envoy, Common Ground Digital Paper, Farallon Replica หรือแม้แต่ PostScript ของทาง อะโดบี (Adobe) เองอีกด้วยเช่นกัน

ส่วนคำว่า PDF ย่อมาจาก "The Portable Document Format" แปลความหมายตรงตัวว่าฟอร์แมตเอกสารพกพาได้ ส่วนหนึ่งมาจากขนาดไฟล์ที่เล็กจนส่งต่อได้ง่าย ๆ เพราะ ไฟล์ PDF เกิดจากการรวมตัวของไฟล์หลายประเภท และมันได้ถูกบีบอัดจนเป็นไฟล์ๆ เดียวที่มีขนาดเล็กนั่นเอง

ข้อมูลเพิ่มเติม : PDF มีกี่ประเภท ? รู้จักกับไฟล์เอกสาร PDF ว่ามีกี่แบบ ? แต่ละแบบแตกต่างกันอย่างไร ?

ไฟล์ PDF เกิดขึ้นได้อย่างไร ? (How PDF File was Created ?)

กว่าจะเป็น ไฟล์เอกสาร PDF สักหนึ่งชิ้น ต้องผ่านกระบวนการที่มองไม่เห็นด้วยตา เนื่องจากไฟล์ PDF ล้วนเกิดจากการแปลงไฟล์สกุลต่าง ๆ ที่หลากหลาย เช่น โปรแกรม Microsoft Word, Microsoft Excel หรือแม้แต่ เว็บแอปพลิเคชันอย่าง Google Docs, Google Sheets หรือบางคนใช้วิธีการแปลงไฟล์ผ่านเว็บไซต์และโปรแกรมต่าง ๆ ซึ่งในไฟล์ PDF ประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

1. โครงสร้างของไฟล์ PDF และกราฟิกในไฟล์เกิดจากการเขียน Description ผ่าน PostScript
2. ฟอนต์ในไฟล์ PDF จะเป็นการฝังลงในไฟล์โดยตรง จึงทำให้ไม่สามารถแก้ไขข้อความใด ๆ ได้
3. ระบบจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ในไฟล์ PDF เป็นการรวมทั้งโครงสร้างและไฟล์ต่าง ๆ ที่นำมาประกอบให้เป็นหนึ่งเดียว โดยจะมีการบีบอัดข้อมูลตามความเหมาะสม

ตัวอย่างไฟล์ PDF ที่ประกอบด้วยข้อความและรูปภาพแบบเฉพาะส่วน
ภาพจาก : https://pdf.abbyy.com/learning-center/pdf-types/

ตัวอย่างไฟล์ PDF ที่ประกอบด้วยข้อความและหน้ารูปภาพทั้งแผ่น
ภาพจาก : https://pdf.abbyy.com/learning-center/pdf-types/

ตัวอย่างส่วนประกอบของไฟล์ PDF

• ข้อความที่ถูกจัดเก็บเป็นการสตรีมเนื้อหา โดยไม่ใช่ข้อความเปล่า ๆ (Plain Text) ทั่วไป
• กราฟิกลายเส้นและรูปภาพแบบเวคเตอร์ (Vector Graphic)
• ภาพถ่ายและภาพประเภทอื่น ๆ (Photo)
• ลิงก์เว็บไซต์ (Website Link)
• ไฟล์ประเภทอื่น ๆ ที่สามารถฝังในไฟล์ PDF ได้
• ไฟล์ประเภทอื่น ๆ ที่เชื่อมต่อผ่านปลั๊กอิน (Plug-In) ของโปรแกรม Adobe Acrobat เช่น JavaScript 

ไฟล์ PDF มีประโยชน์อย่างไร ? (Benefits of PDF File)

แม้ไฟล์เอกสารจะมีมากมายหลายชนิด ฉะนั้น การเลือกสกุลไฟล์ก็ต้องเลือกให้ถูกกับงานประเภทนั้น ๆ อย่างเช่น ไฟล์เอกสาร PDF เหมาะกับงานที่ต้องการความเป๊ะ ไม่ตกหล่น ตัวอักษรไม่ขยับเมื่อต้องเปิดผ่านคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ซึ่งปัญหานี้จะพบได้บ่อยบนไฟล์ .docx แต่ถ้าเซฟบันทึกไฟล์เป็นตระกูล PDF ปัญหาเหล่านี้จะหมดไป

และด้วยคุณสมบัติข้อนี้ข้อไฟล์ PDF นี่จึงเป็นไฟล์ยอดนิยมสำหรับลูกค้าที่ต้องการสื่อสิ่งพิมพ์ชนิดต่าง ๆ เนื่องจากเป็นไฟล์กราฟิกที่ถูกสร้างเพื่อเปิดได้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง มีข้อผิดพลาดน้อย ฟอนต์และรูปภาพไม่ขยับเขยื้อนตามการแสดงผลของคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง

นอกจากนี้แล้ว ไฟล์เอกสาร PDF ยังมีขนาดไม่ใหญ่มาก จึงสะดวกต่อการส่งต่อผ่านอีเมลที่จำกัดขนาดไฟล์แนบ ตัวอย่างเช่น ไฟล์คู่มือการใช้งานเครื่องใช้ไฟฟ้า 21 หน้ากระดาษ มีรูปภาพประกอบและตาราง มีขนาดเพียง 2.24 MB. เท่านั้น, ไฟล์รายงานประจำปี 68 หน้า ที่มีทั้งข้อความ รูปภาพ อินโฟกราฟิก มีขนาดเพียง 82.7 MB. เรียกได้ว่าไม่มีปัญหาในการแชร์ไฟล์ เลิกกังวลเรื่องไฟล์ข้อมูลขนาดใหญ่ อัปโหลด ดาวน์โหลดนานไปได้เลย

บางคนเข้าใจว่าไฟล์เอกสาร PDF เป็นไฟล์ที่แก้ไขไม่ได้ จึงปลอดภัยต่อการดัดแปลงในระดับหนึ่ง แต่ถ้าอีกฝ่ายมีโปรแกรมแก้ไขไฟล์ PDF ก็สามารถเพิ่มข้อความ ลายน้ำ ลายเซ็นหรือไฟล์ภาพ เข้าไปในไฟล์ได้ด้วยเช่นกัน

ในขณะที่การแก้ไขข้อความ หรือ การจัดหน้าเอกสารใหม่ มักจะเป็น โปรแกรมแก้ไข PDF ที่ต้องจ่ายเงินซื้อ ถ้าใครที่ต้องทำงานแก้ไฟล์เอกสาร PDF หรือต้องเซ็น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) บนไฟล์ PDF บ่อย ๆ ก็ต้องลงทุนกับโปรแกรมเหล่านี้ไว้

ข้อมูลเพิ่มเติม : ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) คืออะไร ? พบกับประวัติ ประเภท ประโยชน์ และโปรแกรมที่ใช้

ตัวอย่างโปรแกรมเปิดอ่านไฟล์ PDF (Example of PDF Reader Software)

ส่วนใครที่ยังไม่ทราบว่า ไฟล์เอกสาร PDF ต้องใช้ร่วมกับโปรแกรมอะไร ? เรามีตัวอย่างโปรแกรมมาให้ดาวน์โหลด ติดตั้งใช้งานถึง 3 โปรแกรมด้วยกัน

1. Adobe Acrobat Reader DC

น่าจะเป็นโปรแกรมยอดฮิตติดเครื่องเลยก็ว่าได้ สำหรับโปรแกรม Adobe Acrobat Reader DC มีไว้อ่านไฟล์ PDF ก็ได้ หรือจะซื้อเวอร์ชันเต็มไว้แก้ไขไฟล์ก็ดี ซึ่งโปรแกรมเวอร์ชันฟรีทำได้ทั้งเปิดไฟล์ PDF ทุกเวอร์ชัน, เปิดไฟล์ E-Book สั่งพรินต์เอกสารได้, ใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และมือถือ แต่ถ้าต้องการแก้ไขไฟล์ใหม่หรือใช้งานฟีเจอร์อื่นนอกเหนือจากนี้ จะต้องเปลี่ยนไปใช้งานผ่าน Adobe Document Cloud หรือเสียค่าใช้จ่ายในการซื้อโปรแกรม Adobe Acrobat PDF Pack แทน

ภาพจาก : https://www.adobe.com/th_en/acrobat/online/pdf-editor.html

ดาวน์โหลดโปรแกรม Adobe Acrobat Reader DC (แจกฟรี)

• https://software.thaiware.com/429-Adobe-Acrobat-Reader-DC-Download.html

2. Foxit Reader

อีกหนึ่งโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ที่น่าสนใจ ก็คือ Foxit Reader ซึ่งโปรแกรมนี้มีข้อดีทั้งการทำงาน เปิดไฟล์รวดเร็ว, ทำหน้าที่แปลงไฟล์ได้ หรือจะจดโน้ต เซ็นลายเซ็น เน้นข้อความสำคัญบนไฟล์ก็ทำได้ และที่สำคัญ ใช้งานได้บนระบบปฏิบัติการที่หลากหลาย ไม่ความจะเป็นคอมพิวเตอร์วินโดวส์ (Windows) ลีนุกซ์ (Linux) แมคโอเอส (macOS) หรือแม้แต่บนสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต iOS และ Android ก็รองรับ

แต่ทว่า โปรแกรม Foxit Reader จะเน้นการอ่านไฟล์ PDF เป็นหลัก หากต้องการโปรแกรมที่แก้ไขไฟล์ PDF ได้ด้วย จะเป็นโปรแกรม Foxit PDF Editor สำหรับผู้ใช้ทั่วไป และ Foxit PDF Editor Pro 11 สำหรับใช้งานด้านธุรกิจ

ภาพจาก : https://www.foxit.com/pdf-reader/

ดาวน์โหลดโปรแกรม Foxit Reader (แจกฟรี)

• https://software.thaiware.com/10052-Foxit-Reader-Download.html

ดาวน์โหลดโปรแกรม Foxit PDF Editor

• https://software.thaiware.com/6202-Foxit-PDF-Editor-Download.html

ดาวน์โหลดโปรแกรม Foxit PDF Editor Pro 11

• https://software.thaiware.com/10370-Foxit-PDF-Editor-Pro-11-Download.html

3. Sumatra PDF

อีกหนึ่งโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ที่น่าสนใจอย่าง Sumatra PDF ทั้งความเป็นโปรแกรมโอเพ่นซอร์ส (Open-Source) สามารถนำโค้ดของโปรแกรมไปพัฒนาต่อได้ ส่วนในแง่การใช้งาน โปรแกรมนี้รองรับสกุลไฟล์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น

• ไฟล์ PDF
• ไฟล์ eBook (ePub, Mobi)
• ไฟล์ XPS
• ไฟล์ DjVu
• ไฟล์ FictionBook (FB2)
• ไฟล์ Comic Book (CB7, CBR, CBT และ CBZ)
• ไฟล์ OpenXPS, OXPS และ XPS
• ไฟล์รูปภาพ WebP

นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์อื่น ๆ เช่น สามารถซูมอ่านข้อความในไฟล์ PDF ได้, ค้นหาคำและข้อความได้อย่างง่ายดาย และยังสามารถบันทึกไฟล์โปรแกรมลงในแฟลชไดรฟ์ เพื่อนำไปติดตั้งและใช้งานบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้อีกด้วย

ภาพจาก : https://www.sumatrapdfreader.org/free-pdf-reader

ดาวน์โหลดโปรแกรม Sumatra PDF

• https://software.thaiware.com/10304-Sumatra-PDF-Download.html

นอกจากนี้แล้ว เว็บเบราว์เซอร์ (Web Browser) ชื่อดังอย่าง Google Chrome, Microsoft Edge ก็ใช้อ่านไฟล์ PDF ได้นะ หากคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นไม่มีโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF โดยเฉพาะ ระบบจะทำการเปิดไฟล์ผ่านเบราว์เซอร์ที่เป็นค่าเริ่มต้นของคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นแทน แต่ติดตั้งโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF ติดเครื่องไว้สักนิดก็ไม่เสียหาย เพราะเป็นโปรแกรมอ่านไฟล์เอกสารที่ได้ใช้งานแน่นอน