Pomodoro คืออะไร ? เทคนิคการบริหารเวลาแบบ Pomodoro เหมาะกับใคร ? และข้อจำกัดของมัน

Pomodoro คืออะไร ?

ทุกคนมีเวลาเท่ากันวันละ 24 ชั่วโมง เมื่อหักเวลานอน และเวลาพักผ่อนออกไป คุณก็มีเวลาทำงาน กับเวลาส่วนตัวแค่เพียงไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น ถึงแม้ว่าเราจะมีการวางแผนขั้นตอนการทำงาน และกำหนดเอาไว้แล้ว แต่การจะทำงานให้เสร็จสิ้นตามกรอบเวลาที่กำหนดเอาไว้ให้ได้นั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย ที่เราจะสามารถจดจ่อสมาธิทำงานได้ตลอดเวลา

แต่ก็มีผู้ที่สร้างสรรค์เทคนิคบริหารเวลารูปแบบหนึ่งขึ้นมา โดยมันเป็นเทคนิคเก่าแก่ที่ได้รับการยอมรับว่าใช้ได้ผล นั่นก็คือ เทคนิคที่เรียกว่า "Pomodoro"

คุณอาจจะเคยผ่านตากับโหมด "Pomodoro" กันมาบ้าง เพราะมีแอปพลิเคชันประเภทนี้หลายตัวให้เลือกดาวน์โหลดมาใช้งาน บนสมาร์ทวอทช์ (Smart Watch) บางรุ่นก็มีการใส่โหมดนี้เอาไว้ให้พร้อมใช้งาน

โหมด Pomodoro บนนาฬิกา Amazfit GTS 2 Mini
ภาพจาก : https://www.amazfit.com/en/gts2-mini

แต่เราเชื่อว่าหลายคนยังไม่รู้ว่า เจ้า Pomodoro มันคืออะไร ? มันช่วยให้เราทำงานดีขึ้นได้อย่างไร ? ใครที่รู้สึกว่าการทำงานอย่างมีสมาธิเป็นเรื่องยาก มาเรียนรู้วิธีใช้งานเทคนิคนี้กัน

เทคนิค Pomodoro คืออะไร ?
(What is Pomodoro Technique ?)

Pomodoro มีอีกชื่อเรียกที่อาจจะฟังดูแปลกว่า "การจับเวลามะเขือเทศ" มันเป็นเทคนิคการบริหารเวลาชนิดหนึ่ง ที่จะแบ่งช่วงเวลาทำงานออกเป็นสัดส่วน โดยให้ทำงาน 25 นาที แล้วพักผ่อน 5 นาที สลับไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะครบชั่วโมงทำงานที่คุณต้องรับผิดชอบ

เทคนิคนี้ ถูกคิดค้นขึ้นมาในปี ค.ศ. 1980 (พ.ศ. 2523) โดยนักพัฒนาซอฟต์แวร์ และนักลงทุน ฟรานเชสโก้ ชิริลโล (Francesco Cirillo) โดยเหตุผลที่ต้องเป็น 25 นาที นั่นก็เพราะว่าเขาค้นพบเทคนิคนี้ จากการใช้นาฬิกาจับเวลาทําอาหารที่สามารถนับถอยหลังได้มากที่สุด 30 นาที

ส่วนเหตุผลที่ตั้งชื่อว่า "Pomodoro" นั้น ก็แอบฮา โดยมีเหตุผลมาจากนาฬิกาจับเวลาทําอาหารที่ตัวฟรานเชสโก้ใช้ในตอนนั้นมันเป็นรูปมะเขือเทศ ซึ่งคำว่ามะเขือเทศไหนภาษาอิตาลีจะแปลว่ามะเขือเทศนั่นเอง

ภาพจาก : https://vivifychangecatalyst.wordpress.com/2017/09/11/procrastination-pomodoro-technique-francesco-cirillo/

เทคนิค Pomodoro เป็นที่ยอมรับอย่างกว้างขวางในฐานะเครื่องมือบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพสูง มันช่วยเพิ่มสมาธิ และลดความฟุ้งซ่านให้กับผู้ปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี

วิธีใช้เทคนิค Pomodoro
(How to apply Pomodoro Technique ?)

ถึงเราจะบอกว่าเทคนิค Pomodoro คือการทำงาน 25 นาที แล้วพักผ่อน 5 นาที แต่ในความเป็นจริงมันก็ไม่ได้เรียบง่ายขนาดนั้น มันต้องมีการวางแผนด้วย เทคนิค Pomodoro จึงจะสามารถฉายแสงได้ โดยจะมีอยู่ 5 ขั้นตอนที่สำคัญในการใช้งานเทคนิคนี้

1. กำหนดภารกิจ

เริ่มจากเลือกงานที่คุณต้องการจะทำให้เสร็จภายในกรอบเวลาที่วางเอาไว้ขึ้นมาก่อน โดยเราควรเริ่มจากลิสต์รายการงานทั้งหมดที่ต้องทำออกมาก่อน หากเป็นไปได้ ควรเรียงลำดับความสำคัญของงานจากมากไปน้อย แล้วเริ่มต้นทำงานจากงานที่มีความสำคัญมากที่สุดก่อน ด้วยการแบ่งช่วงการทำงานออกเป็นช่วงละ 25 นาที

2. จับเวลา

หานาฬิกาจับเวลามาสักเรือน หรือจะดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Pomodoro จาก App Store มาใช้งานก็ได้ มีให้เลือกอยู่มากมาย กำหนดเวลาช่วงละ 25 นาที ไม่มาก หรือไม่น้อยไปกว่านั้น แม้คุณอาจจะรู้สึกสงสัยว่าทำไมต้องเป็น 25 นาที แต่มันก็ผ่านการทดสอบมาแล้วว่าเป็นค่าเวลาที่เหมาะสม

ภาพจาก : https://apps.apple.com/us/app/pomodoro-focus-timer/id1265128036?platform=appleWatch

3. ตั้งสมาธิ

พยายามตั้งสมาธิ และเริ่มต้นทำงาน ห้ามหยุดพักเสียสมาธิไปกับสิ่งอื่นจนกว่าจะครบ 25 นาที แล้วได้ยินเสียงแจ้งเตือนจากนาฬิกาปลุกที่คุณตั้งเวลาเอาไว้ งานนี้เราไม่แนะนำสมาร์ทโฟนเท่าไหร่นัก เพราะมันอาจจะมีแจ้งเตือนที่มากวนสมาธิการทำงานของคุณได้ นั่นเป็นเหตุผลที่นาฬิกาจับเวลาทําอาหารจึงเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนี้

นาฬิกาจับเวลาทําอาหาร (Kitchen Timer)
ภาพจาก : https://shopee.co.th/Cube-Timer-Kitchen-Management-Timer-for-Time-Management-and-Countdown-i.165499420.14366952318

4. พักเบรคสั้น

หลังจากทำงานครบ 25 นาทีเต็ม ก็ถึงเวลาที่เราจะผ่อนคลายสมอง เพื่อฟื้นฟูสมาธิที่ใช้ไปใน 25 นาทีเต็มที่ผ่านมา อาจจะนั่งหลับตา หรือขยับร่างกายบ้างเพื่อยืดเส้นสายสักเล็กน้อย

5. พักเบรคยาว

หลังจากที่ทำงาน Pomodoro ครบทุก 4 ชั่วโมงแล้ว ก็จะได้เวลาพักเบรคยาว โดยควรพักอย่างน้อย 20 นาที หรือนานกว่านั้น ขึ้นอยู่กับตารางงานของคุณ ในช่วงเวลาพักเบรคยาวนี้ พยายามผ่อนคล้ายให้ได้มากที่สุด อาจจะหาขนมจุบจิบทาน, อ่านหนังสือ, พักสายตา หรืองีบสั้น ๆ

ทำแบบนี้วนไปจนจบวันทำงานของคุณ เพื่อรักษาสมาธิในการทำงานให้อยู่ได้เต็มวัน

เทคนิค Pomodoro เหมาะกับใคร ?
(Who should use Pomodoro Technique ?)

เทคนิค Pomodoro เหมาะกับคนที่ถูกสิ่งเร้าดึงดูดความสนใจได้ง่าย และไม่สามารถทำงานได้ตามเป้าหมายแม้จะให้เวลาตามสมควรแล้วก็ตาม การให้ชั่วโมงที่มากพอไม่ได้หมายความว่ามันจะเป็นชั่วโมงทำงานที่มีคุณภาพ เทคนิค Pomodoro ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อแก้ไขปัญหาดังกล่าว

หากคุณเป็นคนที่สมาธิดีอยู่แล้ว เทคนิค Pomodoro อาจจะไม่ได้มีประโยชน์มากนัก แต่ถ้าคุณเป็นคนประเภทดังต่อไปนี้ เราคิดว่ามันน่าจะช่วยคุณได้นะ

• ถูกรบกวนให้ไปสนใจสิ่งต่าง ๆ รอบตัวได้ง่าย
• ผู้ที่มีเวลาเยอะ แต่งานกลับไม่ค่อยคืบหน้า
• พวกสมาธิสั้น
• ขาดแรงบันดาลใจในการทำงานให้เสร็จ

ข้อจำกัดของเทคนิค Pomodoro
(Pomodoro Technique Limitations)

ไม่ว่าจะเป็นวิธีการบริหารเวลาที่ดีขนาดไหนก็ตาม แต่ใด ๆ ในโลกนี้ล้วนไม่สมบูรณ์แบบ เทคนิค Pomodoro ก็เช่นกัน มันมีข้อจำกัดในการนำไปใช้ หรือจะพูดว่าไม่เหมาะก็ว่าได้

• ลักษณะงานที่ทำไม่สามารถแบ่งทำทีละ 25 นาทีได้ : มีงานหลายประเภทที่เราต้องมีการประสานงานร่วมกับผู้อื่นด้วย ซึ่งการจะแบ่งงานทีละ 25 นาที ให้สอดคล้องกับทุกฝ่ายเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณต้องทำงานแบบมัลติทาส์กตลอดเวลา
• แต่ละคนมีขีดความสามารถไม่เท่ากัน : พนักงานแต่ละคนมีความสามารถในการทำงานไม่เท่ากัน ต่อให้เป็นงานลักษณะเดียวกัน ทำงานเหมือนกัน แต่อาจจะมีคนที่ทำได้ถึง 80% ภายใน 25 นาที ในขณะที่อีกคนทำได้แค่ 30% เท่านั้น 
• มีการพักบ่อยเกินไป : หากงานที่ทำต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงกว่าจะเสร็จ การซอยแบ่งออกช่วงละ 25 นาที จะทำให้มีการพักบ่อยครั้ง ขาดความต่อเนื่องในการทำงาน แทนที่จะเป็นผลดีในด้านการรักษาสมาธิ มันอาจทำให้ขาดความต่อเนื่องในการทำงานแทน

ดังนั้นหากคิดจะนำเทคนิค Pomodoro ไปใช้ในองค์กร ควรจะลองปรับใช้ในทีมย่อยก่อน แล้วสอบถามผลตอบรับ ประเมินผลงานที่ได้ไปทีละขั้นตอน ก่อนที่จะไปบังคับใช้อย่างเป็นทางการ