การทำงานแบบ Hybrid กับ HyFlex ต่างกันอย่างไร ? ทำงานแบบไหน ถึงได้ใจคนเก่ง ?

การทำงานแบบ Hybrid กับ HyFlex ต่างกันอย่างไร ?
ทำงานแบบไหน ถึงได้ใจคนเก่ง ?

ช่วงที่ โรคระบาดเริ่มระบาดใหม่ ๆ สื่อหลายเจ้าต่างพร้อมใจกับพูดว่ามนุษย์กำลังจะเข้าสู่การทดลอง การทำงานระยะไกล (Remote Work) ในระดับที่ใหญ่ที่สุดในประวัติศาสตร์

โดยคนสองกลุ่มที่มีส่วนร่วมในการทดลองครั้งนี้คือพนักงานออฟฟิศ และนักเรียนนักศึกษาในทุกระดับชั้น โอเคละครับ เรารู้กันแล้วว่าอนุบาลและประถมนั้นไม่เหมาะกับการเรียนออนไลน์เอาเสียเลยถ้าไม่มีผู้ปกครองช่วยกำกับดูแล แต่ในระดับเด็กมัธยมไปจนถึงมหาวิทยาลัย การเรียนการสอนแบบออนไลน์ก็สามารถทำได้ในหลายกรณี และถ้าวางแผนออกแบบดีก็ไม่ได้ทำให้ประสบการณ์การเรียนรู้ด้อยกว่าเรียนในชั้นเลยด้วยซ้ำ

ด้านการทำงาน มีโมเดลต่าง ๆ มากมายผุดขึ้นในในช่วงที่ สถานการณ์โรคระบาดอย่าง COVID-19 ระบาดหนัก ตั้งแต่การให้ทำงานที่บ้านไปเลยยาว ๆ หรือสลับทีมทำงานแบบแบ่งทีมเข้าออฟฟิศ ขึ้นอยู่กับความรุนแรงของการระบาดในแต่ละช่วงของสองปีที่ผ่านมา

โมเดลหนึ่งที่คนเริ่มพูดถึงกับมากในฝั่งธุรกิจคือ Hybrid Model ที่สลับให้พนักงานทำงานที่บ้านได้ ในขณะที่บางส่วนก็ยังเข้าที่ทำงาน McKinsey รายงานว่าตำแหน่งงานที่มีออปชันให้เลือกแบบรีโมท จะได้รับความนิยมมากขึ้นหลังสถานการณ์ COVID-19 โดยเฉพาะในกลุ่มคนที่มีการศึกษาสูงและเป็นงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง นั่นหมายความว่ามีคนเพียงบางกลุ่มเท่านั้นที่ “เลือกได้” ว่าจะทำงานในแบบรีโมท หรือไม่ ?

งานอะไรที่สามารถทำแบบรีโมทได้ ?
(Which job is good for Remote Work ?)

เรามักจะคิดว่า “ตำแหน่งอาชีพ” คือตัวกำหนดว่าจะสามารถทำงานแบบรีโมท ได้ แต่ที่จริงแล้วปัจจัยส่วนผสมที่สำคัญที่จะบอกว่างานอะไรสามารถทำแบบรีโมทได้คือ "กิจกรรม" ของตำแหน่งต่างหาก ซึ่งขึ้นกับว่างานนั้นมีกิจกรรมที่ต้องอยู่หน้างานจริงหรือไม่ ต้องติดต่อกับผู้คนแบบเห็นหน้ากันหรือไม่ หรือจำเป็นต้องควบคุมอุปกรณ์อะไรในสถานที่หรือไม่มากกว่า

ยกตัวอย่างนะครับ งานการเป็นเจ้าหน้าที่วิเคราะห์ข้อมูล เก็บข้อมูล เตรียมการนำเสนอสามารถทำงานที่บ้านได้ การประสานงานกับหน่วยงานอื่นทั้งในและนอกองค์กรก็พอจะสามารถทำแบบรีโมทได้บ้าง แต่การนำเสนองานให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง โดยเฉพาะกับผู้บริหารหรือหรือลูกค้าควรไปในสถานที่จริงเพราะการไปปรากฏตัว ช่วยให้สามารถแสดงกริยาท่าทางได้ชัดเจนกว่า มีประสิทธิภาพมากกว่า 

งานบางตำแหน่งแม้จะเป็นกลุ่มคนที่มีการศึกษาสูงและเชี่ยวชาญเฉพาะทาง กลับมีโอกาสทำงานแบบรีโมทได้น้อย เช่นนักเทคนิคการแพทย์ คืองานต้องเจอคนไข้ ต้องเจาะเลือด หรือทำงานในแล็บก็ตรวจสารคัดหลั่งต่าง ๆ เรื่องเหล่านี้ต้องอยู่ในสถานที่จริง ซึ่งกลุ่มพยาบาลก็ไม่ต่างกัน

ในขณะที่แพทย์ยังอาจจะมีงานบางส่วนที่สามารถแบ่งมาทำแบบ Remote ได้แบบที่เรียกกันว่า Telemedicine ซึ่งมีมานานแล้ว แต่ COVID-19 ก็เป็นตัวเร่งให้เกิดการขยายตัวมากขึ้นหลายเท่า มี แอปพลิเคชัน (Application) ที่ให้บริการด้าน Telemedicine ผุดขึ้นมาหลายเจ้า เช่น TELADOC ที่รวบรวมบริการให้คำปรึกษาด้านการแพทย์ ปัญหาผิวหนัง จิตแพทย์ และสามารถให้คุณหมอสั่งยาได้จากร้านยาใกล้บ้านได้ด้วย

ซึ่งในเมืองไทยก็มีผู้ให้บริการ Telemedicine ทั้งแอปฯ โดยตรงจากโรงพยาบาล ได้แก่ ศิริราชคอนเน็กต์ (Siriraj Connect)  สมิติเวช เวอร์ชัวล์ ฮอสพิทอล (Samitivej Virtual Hospital) หรือแอปฯ ที่รวบรวมคุณหมอจากหลายโรงพยาบาลอย่าง รักษา (Raksa) หรือหมอดี (MorDee) ที่เราสามารถรับคำปรึกษาและจ่ายยาได้ในกรุงเทพ แต่แอปฯ เหล่านี้ก็จำกัดการบริการอยู่ในกลุ่มโรคทั่วไป อาการเจ็บป่วยไม่ฉุกเฉินเท่านั้นละครับ คือเป็นการบริการที่คุณหมอพอจะให้คำแนะนำได้แบบ Remote ถ้ามันร้ายแรง ฉุกเฉินก็ต้องเข้ามาโรงพยาบาล

แบบนี้ก็แปลว่าบุคลากรทางการแพทย์ในบางสาขาอาจจะมีโอกาสทำงาน Remote มากกว่า และบุคลากรในธุรกิจอื่น ๆ ก็อยู่ในสถานการณ์แบบนี้เหมือนกัน ทาง McKensey ได้ทำการวิเคราะห์กิจกรรมประเภทต่าง ๆ ว่าสามารถทำงานแบบ Remote ได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ และสรุปเป็นภาพไว้ดังนี้

ภาพจาก : https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/whats-next-for-remote-work-an-analysis-of-2000-tasks-800-jobs-and-nine-countries

ถ้าดูจากหัวข้อภาพด้านบนจะเห็นว่ากิจกรรมที่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงานเป็นหลัก และการหาความรู้เพิ่มเติม (จากอินเทอร์เน็ต) เป็นกิจกรรมที่มีทำในลักษณะ Remote ได้โดยแทบจะไม่สูญเสียประสิทธิภาพเลย 

เรื่องที่ดูเหมือนน่าตกใจจากภาพนี้คือ McKinsey วางกิจกรรมการอัปเดตความรู้เพิ่มเติม (Updating knowledge and learning) ไว้สูงสุด แบบนี้หมายความว่ากิจกรรมการเรียนรู้ที่เกิดขึ้นในโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัยหรือเปล่า ?

แต่ถ้ามองลงมาอีกหน่อยจะเห็นว่ามีกิจกรรมอีกประเภทคือ การอบรม การสอน การโค้ช และการพัฒนาบุคคล เหล่านี้ไม่ใช่เรื่องที่จะสามารถทำแบบรีโมทได้เลย อธิบายเพิ่มเติมอีกหน่อยก็คือ การอัปเดตความรู้เช่นการเข้าฟังสัมมนาออนไลน์นั้นเป็นกิจกรรมที่ผู้เข้าร่วมไม่ได้เรียนรู้แบบแอคทีฟ คือไปรับฟังเรื่องราว เนื้อหาใหม่ ๆ เท่านั้น แต่การเรียนในชั้นเรียน การอบรม และโดยเฉพาะการโค้ชนั้นเป็นเรื่องที่ผู้สอนจะต้องมีปฏิสัมพันธ์กับผู้เรียนเพื่อพัฒนาศักยภาพของผู้เรียนให้สูงขึ้น และถึงแม้จะทำได้ก็ไม่สามารถเทียบกับการมาเจอหน้ากันจริง ๆ

ถ้าทำงานแบบรีโมทอย่างเดียวไม่ได้ ก็ใช้แบบไฮบริด
(If Remote Work does not work, try Hybrid Work)

โดยรวมแล้ว McKensey ประมาณการว่าพนักงานกว่า 20% จะสามารถทำงานที่บ้านได้อย่างน้อยก็ 3-5 วันโดยไม่กระทบต่อประสิทธิภาพเลย ซึ่งตัวเลขนี้มากกว่าช่วงก่อนสถานการณ์โรคระบาด COVID-19 ถึง 4 เท่าเลยทีเดียว การผสมงานในออฟฟิศกับการทำงานแบบรีโมท ก็คือการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work) นั่นเอง ซึ่งก็มีความเป็นไปได้ในกลุ่มงานหลายกลุ่มเช่นงานด้านการเงิน ประกันภัย งานบริหาร งานด้านเทคโนโลยี และกลุ่มการศึกษา พวกนี้ถ้าหาส่วนผสมที่ลงตัวได้ก็สามารถรักษาประสิทธิภาพงานได้ 

อีกหนึ่งปัจจัยสำคัญคือประเทศที่มีความก้าวหน้าทางสังคม เศรษฐกิจและเทคโนโลยีมากกว่า มีโอกาสจะทำงานรีโมท หรือไฮบริดมากกว่าด้วยเช่นกัน กราฟนี้เป็นข้อมูลตั้งแต่ก่อน สถานการณ์ COVID-19 เมื่อปี ค.ศ. 2018 (พ.ศ. 2561) จะเห็นว่าพนักงานในกลุ่มที่กล่าวมาข้างต้นในประเทศอังกฤษ, เยอรมนี, สหรัฐอเมริกา และญี่ปุ่น กว่า 20% ทำงานแบบรีโมท 3 ถึง 5 วันกันแล้ว อีกส่วนหนึ่งก็ได้ทำงานอยู่บ้านอย่างน้อย 1 ถึง 2 วัน ต่างกับประเทศในกลุ่มเศรษฐกิจใหม่ที่ยังไม่ค่อยมีโอกาสเหล่านี้

ภาพจาก : https://www.mckinsey.com/featured-insights/future-of-work/whats-next-for-remote-work-an-analysis-of-2000-tasks-800-jobs-and-nine-countries

ทาง McKinsey ประมาณการว่าก่อน สถานการณ์ COVID-19 นั้น มีพนักงานที่ทำงานไฮบริด อยู่ประมาณ 5 ถึง 7% เท่านั้น และจะเพิ่มขึ้นเป็น 15 ถึง 20% เมื่อการทำงานกลับสู่สภาวะปกติหลังการระบาด ซึ่งแน่นอนว่ามันจะส่งผลถึงธุรกิจต่าง ๆ ในเมืองที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในออฟฟิศ เมื่อพนักงานอยู่บ้านมากขึ้น การเดินทางก็น้อยลง ความต้องการพื้นที่ออฟฟิศทำงานก็น้อยลง การจับจ่ายใช้สอยในย่านออฟฟิศก็จะน้อยลงไปด้วย

ซึ่งบริษัทหลายแห่งก็มีแผนที่จะลดพื้นที่ออฟฟิศด้วยเพื่อลดรายจ่ายค่าเช่า จากการสำรวจความคิดเห็นของ ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติการ (Chief Operating Officer - COO) หลายแห่งในสหรัฐฯ พบว่ามีบริษัทถึง 1 ใน 3 จาก 248 บริษัทที่ตั้งเป้าจะลดขนาดออฟฟิศลงในอนาคต 

นอกจากนี้ เมื่อบริษัทด้านเทคโนโลยีต่างพร้อมใจกันประกาศว่าให้พนักงานใหม่สามารถเลือกทำงานที่บ้านได้แบบถาวร ราคากลางของค่าเช่าอพาร์ทเม้นท์ในซานฟรานซิสโกตกลงมาถึง 24% ในเมืองนิวยอร์กก็มีอพาร์ทเม้นท์ว่างกว่า 15,000 ห้อง ซึ่งเป็นตัวเลขที่สูงสุดในประวัติศาสตร์ ซึ่งกลายเป็นว่าคนแย่งกันไปอยู่ตามชานเมืองมากขึ้น ในโซนที่มีคุณภาพชีวิตที่ดีกว่า ราคาถูกกว่า ชีวิตไม่เร่งรีบเท่าในเมืองใหญ่

หาสูตรไฮบริดให้ดี และมีไฮเฟล็กด้วยก็ได้
(Find Hybrid Work System together with HyFlex)

เมื่อกิจกรรมหลาย ๆ อย่างสามารถทำได้จากที่บ้าน และในช่วงที่มี สถานการณ์ระบาดของ COVID-19 ที่ผ่านมาหลายคนก็พบว่ามันตอบโจทย์หลายอย่าง รวมทั้งไม่ได้เป็นปัญหาในการรักษามาตรฐานหรือประสิทธิภาพของงานอย่างที่คิดกัน แต่ก็ยังมีอีกหลายประเด็นที่การทำงานที่บ้านสร้างความกดดันเพิ่มให้พนักงาน โดยเฉพาะผู้หญิง เพราะการทำงานอยู่บ้านในหลายกรณีมันเท่ากับการผสมงานประจำเข้ากับงานบ้าน ซึ่งอาจรวมถึงการเลี้ยงลูก ซึ่งทำให้การทำงานเป็นเรื่องยากลำบาก ถ้าบริษัทไม่มีตารางงานแน่นอน ไม่มีนโยบายที่ชัดเจนที่จะสนับสนุนให้ลูกจ้างผสมผสานชีวิตงานกับชีวิตส่วนตัวได้ ก็คงไม่มีใครอยากทำงานให้

อีกประเด็นที่สำคัญไม่แพ้กันคือการรักษาขวัญกำลังใจ รักษาวัฒนธรรมองค์กรในการทำงานแบบไฮบริด (Hybrid Work) ซึ่งหลายบริษัทเริ่มปรับนโยบายกันแล้ว หนึ่งในเรื่องที่ทำได้เพราะเทคโนโลยีไปถึงแล้วก็คือเรื่องการทำงานแบบไฮเฟล็ก (HyFlex Work) หรือ "Hybrid Flexible" ที่จะช่วยให้การทำงานระหว่างคนในออฟฟิศและคนที่รีโมทเข้ามาจากหลายที่มีความรู้สึกใกล้ชิดกันมากขึ้น

และยิ่งเดี๋ยวนี้มีอุปกรณ์ All-in-one แบบ Owl (owllabs.com) ที่มีความสามารถจับความเคลื่อนไหวคนพูดในห้อง ซูมกล้องเข้าออกได้ รับเสียงได้ 360 องศา ทำให้ผู้ที่ประชุมแบบรีโมท ทำให้สามารถติดตามการประชุมได้เหมือนอยู่ในห้องจริง

ภาพจาก : https://owllabs.com/products/meeting-owl-3

แต่เทคโนโลยีที่มาใหม่ไม่สำคัญเท่ากับนโยบายที่ชัดเจนในการทำงานแบบ HyFlex เพราะพนักงานอาจจะยังไม่คุ้นเคย ทำตัวไม่ถูก ไม่เข้าใจความคาดหวัง ต้องเน้นว่างานรีโมท ไม่ว่าจะแบบ Hybrid หรือ HyFlex เป็นงานที่ให้ความไว้ใจพนักงานมากกว่าปกติ เพราะสามารถเลือกโหมดทำงานที่เหมาะกับตัวเองให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด และตอบโจทย์การปรับสมดุลการทำงาน (Work-Life Balance) ไปด้วย ซึ่งมันมาพร้อมกับความรับผิดชอบของพนักงานที่มากขึ้น

นโยบายใหม่ๆ ที่เราเริ่มเห็นกันในยุคนี้ก็อย่างเช่น

• การลดวันทำงานเหลือ 4 วัน (Compressed Work Week) คือให้พนักงานทำงาน 40 ชั่วโมงได้ในระยะเวลาที่น้อยกว่า 5 วันทำงาน
• ชั่วโมงส่วนกลาง (Core Hours) คือชั่วโมงที่ทุกคนต้องจัดไว้ให้ทีมเพื่อการสื่อสารร่วมกัน ช่วยให้พนักงานสามารถจัดตารางเวลาอื่นได้ยืดหยุ่นมากขึ้น เหมาะกับคนที่มีภาระหลายอย่างในชีวิต
• วันทำงานไร้การประชุม (Meeting Free Days) เพื่อให้พนักงานทำงานแบบต่อเนื่องได้ 
• จองโต๊ะออฟฟิศ (Hotdesks หรือ Flex-Desking) คือระบบจองโต๊ะในกรณีที่บริษัทจำกัดจำนวนคนเข้าทำงาน ใครจำเป็นต้องเข้าออฟฟิศก็กดจองโต๊ะก่อนได้ 
• กลยุทธการสื่อสารแบบเวลาเดียวกันและการติดตามผลการประชุม (Synchronous and Asynchronous Communication Strategies) เรื่องนี้สำคัญเพราะไม่ใช่ทุกคนจะเจอกันได้ตลอด การมีแนวทางการเชื่อมต่อการสื่อสารที่ชัดเจนให้ทุกฝ่ายทราบจะช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพ และทุกฝ่ายรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม
• สุดท้ายคือต้องให้โอกาสพนักงานได้ทดลอง ได้อบรมการใช้งานอุปกรณ์ใหม่ ๆ อย่างมีประสิทธิภาพด้วย

ปัจจัยหลายอย่างหลังการระบาดครั้งใหญ่ทำให้วัฒนธรรมการทำงานเปลี่ยนไป คนรุ่นใหม่ต้องการอิสระในการทำงานและมองหาความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว เทคโนโลยีก็ช่วยให้เรารักษาประสิทธิภาพของการทำงานได้แม้จะอยู่ต่างที่หรือต่างเวลากัน องค์กรที่อยากเป็นที่ดึงดูดพนักงาน อยากได้ทีมงานคุณภาพและมีทักษะความเชี่ยวชาญเฉพาะทางมาร่วมงานก็ต้องปรับตัวเช่นกัน