Digital Asset Management กับ Media Asset Management คืออะไร ? และต่างกันอย่างไร ?

Digital Asset Management (DAM) กับ Media Asset Management (MAM) ต่างกันอย่างไร ?

หากคุณกำลังวางแผนหาวิธีบริการจัดการ "ไฟล์ดิจิทัล หรือ สินทรัพย์ดิจิทัล (Digital Asset)" อยู่ เชื่อว่าคุณน่าจะผ่านตากับสิ่งที่เรียกว่า การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (Digital Asset Management - DAM) หรือไม่ก็ การจัดการสินทรัพย์มัลติมีเดีย (Media Asset Management - MAM) กันมาบ้างอย่างแน่นอน ซึ่งสองสิ่งนี้หากมองแบบผิวเผินแล้ว แทบจะไม่ต่างกันเลย แถมมันเป็นคำที่มักถูกใช้แทนกันอยู่บ่อยครั้งอีกด้วย

อย่างไรก็ตาม แม้ว่า DAM และ MAM จะมีหลายอย่างที่เหมือนกัน แต่คุณสมบัติในการทำงานของมันก็มีความแตกต่างกันอยู่เช่นกัน โดยเราสามารถกล่าวได้ว่าระบบ DAM อาจจะเป็น MAM หรือไม่เป็นก็ได้ แต่ระบบ MAM ทุกตัวคือระบบ DAM

ในบทความนี้จะมาอธิบายถึงความแตกต่างนั้น เพื่อให้คุณผู้อ่านสามารถเลือกใช้งานมันได้ตรงกับความต้องการมากที่สุด ...

สินทรัพย์ดิจิทัล คืออะไร ? (What is Digital Asset ?)

ในการทำธุรกิจ มันย่อมมีไฟล์เกิดขึ้นมากมายหลายไฟล์ และหลายประเภท เมื่อเรานำไฟล์ดังกล่าวไปเก็บไว้บนระบบเครือข่าย (ไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ NAS ภายในองค์กร หรือระบบคลาวด์ก็ตาม) เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าถึงในภายหลัง ไฟล์เหล่านั้นก็ถือว่าเป็น สินทรัพย์ดิจิทัล (Digital Asset) แล้ว มันอาจจะเป็นเอกสาร, ไฟล์เสียง, วิดีโอ หรือไฟล์อะไรก็ได้ที่มีความสำคัญต่อการทำงานในระบบธุรกิจของคุณ

แน่นอนว่าไฟล์เหล่านั้นมักจะมีหลายไฟล์จากหลายแผนก และอาจมีทีมที่ต้องใช้ไฟล์ร่วมกันหลายทีม ดังนั้น เพื่อให้การบริหาร Digital Asset เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงต้องมีเครื่องมือเข้ามาช่วย นั่นก็คือ Asset Manager นั่นเอง

ข้อมูลเพิ่มเติม : Digital Asset คืออะไร ? สินทรัพย์ดิจิทัล เหล่านี้มีอะไรบ้าง ?

ตัวบริหารจัดการทรัพย์สิน คืออะไร ? (What is Asset Manager ?)

ในการอธิบายความแตกต่างระหว่างระบบ DAM และ MAM ให้เข้าใจ จำเป็นต้องมีความรู้พื้นฐานในด้าน Asset Manager ด้วย ดังนั้นเรามาปูพื้นกันก่อนสักเล็กน้อย

ลองคิดภาพตามว่า มีไฟล์ดิจิทัลตัวหนึ่งโดยมันสามารถเป็นไฟล์อะไรก็ได้ อาจจะเป็นไฟล์วิดีโอ, เอกสาร ฯลฯ ซึ่งมีทีมที่ต้องทำงานกับไฟล์ร่วมนี้ ในมุมของ Asset Manager มันก็คือสินทรัพย์ (Asset) 1 รายการ ของผู้ใช้งาน แต่ว่าเบื้องหลังการทำงานของมัน จะประกอบขึ้นจากองค์ประกอบ 3 ส่วน คือ

1. ไฟล์ต้นฉบับ (Master Source File)
2. ภาพขนาดย่อ (Thumbnail) หรือ Proxy ที่แสดงผล
3. Metadata ซึ่งเป็นข้อมูลอภิพันธุ์ของตัวไฟล์

ตัวอย่าง Asset Manger ของ Brandfolder
ภาพจาก : https://brandfolder.com/product/digital-asset-management-software/

ซึ่งการเก็บไฟล์ไว้บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ กับการเก็บไว้ใน Asset Manager มันมีจุดแตกต่างที่สำคัญคือ ระบบ Metadata ของ Asset Manager นั้นมีการบันทึกข้อมูลที่ละเอียดกว่ามาก มันไม่ได้มีแค่ "วันที่แก้ไขล่าสุด" หรือ "ขนาดไฟล์" เท่านั้น แต่มันมีรายละเอียดอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งเราจะอธิบายเพิ่มเติมในหัวข้อถัดไป โดยประโยชน์ที่ Asset Manager ที่ดีควรจะรองรับคุณสมบัติดังต่อไปนี้

• การทำงานร่วมกัน : สมาชิกภายในทีมทุกคน ควรสามารถเข้าถึงไฟล์ภายในระบบ Asset Management ได้โดยตรงจากอุปกรณ์ส่วนตัว
• ควบคุมการเข้าถึง : ต้องสามารถควบคุมสิทธิ์ในการเข้าถึงเนื้อหาได้ โดยอาจจะเป็นการอ้างอิงรายบุคคล หรือรายทีม รวมไปถึงการกำหนดอำนาจของผู้เข้าถึงไฟล์จากภายนอกได้ เช่น สามารถดูได้เพียงอย่างเดียว แต่ไม่สามารถแก้ไข หรือลบไฟล์ได้
• การเรียกดู : เนื้อหาจะต้องง่ายต่อการเรียกดู และค้นหา สามารถค้นหาเนื้อหาที่ต้องการได้มากกว่าแค่การค้นหาด้วยชื่อไฟล์ เช่น มีภาพ Thumbnails หรือ Proxy สำหรับช่วยค้นหาวิดีโอ  และสามารถค้นหาไฟล์ผ่าน GUI ได้
• ค้นหาด้วย Metadata : เนื้อหาควรสามารถค้นหาได้ด้วยการใช้คำอธิบายเกี่ยวกับ Metadata ของไฟล์ได้ด้วย
• ระบบพรีวิว : การค้นหาเนื้อหาที่มีจำนวนมากไม่ใช่เรื่องง่าย คุณสมบัติพรีวิวจะช่วยให้การค้นหาไฟล์ที่ต้องการง่ายขึ้นมาก เช่น เมื่อเอาเมาส์ชี้ที่ไฟล์วิดีโอ จะเริ่มเล่นพรีวิววิดีโอ Proxy หรือขยายภาพให้ใหญ่ขึ้นเมื่อชี้เหนือภาพ Thumbnails
• เวอร์ชัน : สมาชิกภายในทีมควรที่จะสามารถเพิ่ม "ไฟล์เวอร์ชันใหม่" ให้กับเนื้อหาเดิมได้ เพื่อให้การทำงานในอนาคตที่อาจจะต้องใช้ไฟล์เดิมอีกครั้ง ทำได้ง่ายขึ้น

ความสำคัญของ Metadata

จากที่เราได้อธิบายมา ก็จะเห็นได้ว่า Metadata มีความสำคัญต่อการทำงานของ Asset Manager เป็นอย่างมาก

ลองนึกภาพว่า เราถ่ายงานรถยนต์มาจำนวนมากเป็นร้อยคัน หากเราเก็บไว้ในฮาร์ดไดร์ฟด้วยวิธีการปกติ และตั้งชื่อไฟล์อย่างมีแบบแผนด้วยว่า "16062023-c1-0001.mp4" ซึ่งเราใช้ข้อมูลวันเดือนปี, หมายเลขกล้อง และหมายเลขไฟล์มาตั้ง 1 ไฟล์ก็จะเป็นคลิปวิดีโอของรถ 1 คัน การจัดการไฟล์ลักษณะนี้มันก็อาจจะตอบโจทย์หากเป็นงานขนาดเล็ก มีไฟล์จำนวนไม่มาก และมีทีมที่ทำงานด้วยเพียงไม่กี่คน 

แต่ถ้างานนี้มีหลายทีม มีหลายคนทำ แล้วเขาต้องการค้นหาไฟล์มาใช้ แต่เขาไม่รู้เลยว่าไฟล์ดังกล่าวถูกถ่ายวันไหน, จากกล้องตัวไหน และลำดับไลฟ์ที่เท่าไหร่ การตั้งชื่อไฟล์แบบที่ว่าก็ไร้ประโยชน์โดยสิ้นเชิง ซึ่งถ้าเป็น Metadata เราสามารถระบุรายละเอียดไฟล์เพิ่มเติมได้ เช่น นี่เป็นวิดีโอรถยนต์, ยี่ห้อ xxx, สีน้ำเงิน ฯลฯ ทำให้การค้นหาด้วย Metadata เราก็ป้อนข้อมูลไปได้เลยว่าให้แสดงผลเฉพาะไฟล์ รถสีนี้ ยี่ห้อนี้ ที่ถ่ายในวันนี้ ทำให้ผลลัพธ์ที่ต้องการเร็วกว่าเดิมมาก

สรุปโดยย่อว่า Metadata คือ ข้อมูลที่ใช้อธิบายตัวไฟล์ ซึ่งก็มีข้อมูลหลายอย่าง เช่นว่า มันเป็นไฟล์อะไร, เวอร์ชันไหน, ใครเป็นเจ้าของ, ประเภทของไฟล์, วันหมดอายุ, ใครเข้าถึงไฟล์นี้ได้บ้าง ฯลฯ

จากนี้ ก็จะเข้าสู่เนื้อหาหลังของบทความ ว่า Digital Asset Management (DAM) กับ Media Asset Management (MAM) มันแตกต่างกันอย่างไร ?

การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล คืออะไร ? (What is Digital Asset Management ?)

การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (Digital Asset Management - DAM) เป็นส่วนหนึ่งของระบบจัดการคอนเทนต์องค์กรขนาดใหญ่ (Enterprise Content Management) โดยมันหมายถึงกระบวนการขั้นตอนการบริหาร, จัดเก็บ และจัดระเบียบให้กับ Digital Asset ขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นรูป, เอกสาร, ไฟล์เสียง, วิดีโอ, ไฟล์ PDF หรืออะไรก็ตามแต่

นอกจากนี้ มันยังมีหน้าที่ในการควบคุมสิทธิ์ในการเข้าถึง, การอนุญาต และลิขสิทธิ์ในการใช้งานอีกด้วย ซึ่งสามารถประยุกต์ใช้งานภายในองค์กรได้หลายรูปแบบ เช่น ฝ่ายการตลาดจะใช้ระบบ DAM ในการควบคุมสื่อการตลาด, ฝ่ายขาย, ฝ่าย HR และฝ่ายกฏหมายจะใช้ DAM ในการเก็บข้อมูลเอกสารที่เป็นความลับ

คุณสมบัติหลักของ DAM

• ค้นหา, อัปโหลด และดาวน์โหลดเนื้อหา : สามารถค้นหาไฟล์ตามเงื่อนไขที่ต้องการได้อย่างละเอียด และสามารถดาวน์โหลด หรืออัปโหลดไฟล์เข้าสู่ระบบได้อย่างง่ายดาย
• การแบ่งปันไฟล์ : สามารถแบ่งปันภายในองค์กร และภายนอกองค์กรได้
• ควบคุมการอนุญาต : สามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง และอำนาจในการใช้งานไฟล์ได้
• ใบอนุญาต และอำนาจในการจัดการ : ช่วยควบคุมไฟล์ให้อยู่ภายใต้กฏการใช้งานตามใบอนุญาต และมอบอำนาจในการจัดการตามกฏที่เราต้องการ
• ดูแลเวอร์ชัน : ไฟล์งานมักมีหลายเวอร์ชัน สามารถใช้ DAM ในการควบคุมให้ทีมใช้งานได้เฉพาะเวอร์ชันที่องค์กรต้องการ
• ควบคุมการอนุมัติ : กำหนดให้ต้องมีการอนุมัติก่อน เวลาที่มีการอัปโหลดไฟล์ก่อนที่จะเผยแพร่ เพื่อป้องกันเหตุการณ์ผิดพลาด
• ปรับแต่ง : สามารถปรับแต่งระบบ DAM ให้เข้ากับระบบขององค์กรได้ตามความต้องการ เพื่อให้การทำงานมีความต่อเนื่อง
• ขยายขนาดได้ : ระบบต้องสามารถเติบโตขยายขนาดไปพร้อมกับความก้าวหน้าของแบรนด์ได้

การจัดการสินทรัพย์มัลติมีเดีย คืออะไร ? (What is Media Asset Management ?)

การจัดการสินทรัพย์มัลติมีเดีย (Media Asset Management - MAM) เป็นระบบบริหาร สินทรัพย์ดิจิทัล เหมือนกับ DAM อย่างที่เราได้บอกไปตั้งแต่ย่อหน้าแรกแล้วว่า

ระบบ DAM อาจจะเป็น MAM หรือไม่เป็นก็ได้ แต่ระบบ MAM ทุกตัวคือระบบ DAM

แต่จุดแตกต่างที่สำคัญคือ MAM เป็นระบบที่เจาะจงไปที่ไฟล์มัลติมีเดียอย่างไฟล์เสียง และไฟล์วิดีโอเป็นหลัก ซึ่งการควบคุมด้วย DAM มันอาจจจะไม่เหมาะสมกับงานเท่าไหร่นัก จึงมีการพัฒนา MAM ขึ้นมาเพื่อใช้สำหรับงานด้านนี้โดยเฉพาะ เช่น หากบริษัทของคุณเป็นโปรดักชันเฮาส์ คุณก็จะทำงานกับไฟล์วิดีโอมากกว่าโรงพยาบาลที่ส่วนใหญ่จะเป็นไฟล์เอกสาร ดังนั้น การเลือกใช้ MAM ก็จะเหมาะสมมากกว่า

ระบบ MAM ก็ยังคงพึ่งพา Metadata ในการทำงานเป็นหลักเช่นกัน แต่จะมีการลงลึกรายละเอียดของแต่ละไฟล์ที่มีความเจาะจงมากขึ้น เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา เช่น มี การบันทึกเวลาที่เผยแพร่, ข้อมูลชื่อรายการ, ประเภทรายการ หรือหากเป็นภาพถ่าย ก็จะมีข้อมูลสถานที่ที่ถ่าย และการตั้งค่ากล้องเก็บไว้ให้เลือกใช้ค้นหาได้ด้วย

นอกจากนี้ MAM ยังมีเครื่องมือจัดการไฟล์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้การทำโปรดักชัน, การถ่ายทอดสอด และการใช้งานในอุตสาหกรรมบันเทิงสะดวกขึ้น โดยเน้นหนักไปที่การประมวลไฟล์อย่างต่อเนื่อง เพื่อให้การประสานงานระหว่างทีมมีความลื่นไหล

คุณสมบัติหลักของ MAM

• ระบบ MAM ที่ดีจะสามารถรับมือกับเนื้อหาภาพ และเสียงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• สามารถผสานการทำงานเข้ากับเครื่องมือแก้ไขไฟล์ภายนอกได้
• สามารถจัดการกับเวอร์ชันของไฟล์, ควบคุม และอัปเดตไฟล์ในระหว่างที่เนื้อหาถูกแก้ไขได้
• มีระบบช่วยในการทำงานร่วมกันระหว่างทีม หรือแผนกอื่น ๆ
• ไฟล์มัลติมีเดียมีขนาดใหญ่ ระบบ MAM ที่ดีจะต้องสามารถบริหารการใช้ทรัพยากรพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เปรียบเทียบรูปแบบของสินทรัพย์ดิจิทัล ที่นิยมใช้ (Famous Digital Assets)

ความแตกต่างระหว่าง การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล กับ การจัดการสินทรัพย์ไฟล์มัลติมีเดีย (Differences between Digital Asset Management and Media Asset Management)

แม้ว่า DAM และ MAM จะมีความคล้ายคลึงกันมาก แต่สองสิ่งนี้ก็มีความแตกต่างกันอยู่ 3 ด้าน คือ กลุ่มผู้ใช้, การปรับใช้ และการเข้าถึง

กลุ่มผู้ใช้ (Target audience)

DAM สามารถรับมือกับ สินทรัพย์ดิจิทัล ได้หลากหลายประเภท ในขณะที่ MAM นั้นออกแบบมาเพื่อไฟล์มัลติมีเดียโดยเฉพาะ ซึ่งเป็นงานที่ DAM แม้จะทำได้ แต่ก็ทำได้ไม่ดีนัก การที่องค์กรจะตัดสินใจว่าควรใช้ DAM หรือ MAM ก็ต้องวิเคราะห์จากรูปแบบการทำงานภายในบริษัท

อย่างไรก็ตาม ด้วยความที่วัฒนธรรมการทำงานของบริษัทยุคใหม่เปลี่ยนไปจากเดิม เริ่มอนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้ผ่านอินเทอร์เน็ต, นิยมประชุม หรือจัดอบรมผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ที่มักจะมีการบันทึกวิดีโออยู่เป็นประจำ หรือบริษัทที่ต้องการนำคลาวด์มาใช้เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นให้กับโครงสร้างการทำงานของบริษัท ทำให้ถึงแม้ว่าบริษัทของคุณจะไม่ได้ทำงานในแวดวงผลิตสื่อ แต่ในกรณีเช่นนี้ MAM ก็อาจจะตอบโจทย์รูปแบบการทำงานได้ดีกว่า DAM 

การปรับใช้ (Deployment)

ด้วยความที่ DAM เป็นเทคโนโลยีเก่าแก่ที่มีมานานแล้ว ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จึงมีระบบให้เลือกปรับใช้ภายในองค์กรอยู่หลายรูปแบบ มีทั้งแบบออฟไลน์, แบบคลาวด์ และแบบไฮบริด ในขณะที่ระบบ MAM จะใช้ระบบคลาวด์ในการทำงานเป็นหลัก

ในปัจจุบันนี้ ระบบ DAM ยังคงการใช้งานที่แพร่หลายมากกว่าระบบ MAM เนื่องจากไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทไหนก็สามารถใช้ประโยชน์จาก DAM ที่รองรับทั้งรูปภาพ, อีเมล, โลโก้ หรือ สินทรัพย์ดิจิทัล อื่น ๆ ได้ทุกประเภท ในขณะที่ MAM ด้วยความที่เป็นระบบคลาวด์ จึงมีความโดดเด่นในการทำงานร่วมกันผ่านระบบอินเทอร์เน็ต และระบบไฮบริด

การเข้าถึง (Accessibility)

ในการของการเข้าถึงได้นั้น ระบบ MAM ที่เป็นคลาวด์จึงมีความได้เปรียบเป็นอย่างมาก ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงไฟล์ในระบบได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะทำงานอยู่ที่ไหนก็ตาม ตราบใดที่มีระบบอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ MAM ยังค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้ง่ายกว่า เนื่องจากมี Metadata ที่ละเอียดกว่า

ทางด้าน DAM อันที่จริงก็มีทั้งแบบออฟไลน์ภายในองค์กร และระบบคลาวด์ แต่ถ้าองค์กรเลือกใช้งาน DAM แบบดั้งเดิมซึ่งเป็นแบบออฟไลน์ พนักงานก็อาจจะประสบปัญหาในการเข้าถึงระบบ ในเวลาที่ทำงานจากภายนอกผ่านระบบอินเทอร์เน็ต ทั้งนี้ DAM มีข้อได้เปรียบตรงที่สามารถรองรับสินทรัพย์ดิจิทัล ที่ต้องการความปลอดภัยเป็นพิเศษ อย่างเช่น Cryptocurrency ได้ด้วย

การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล กับ การจัดการสินทรัพย์ไฟล์มัลติมีเดีย เลือกใช้งานอะไรดี ? (Which one we should use between Digital Asset Management and Media Asset Management ?)

คำถามนี้ โดยทั่วไปแล้วก็จะนิยมตอบว่า หากคุณเป็นทีมโปรดักชันในแวดวงวิดีโอ หรือรายการทีวี ก็ควรจะเลือกใช้ MAM ในการจัดการกับไฟล์วิดีโอในขั้นตอนการผลิต แต่ถ้าคุณเป็นบริษัทด้านการตลาด หรือธุรกิจอะไรก็ตามที่ต้องจัดการกับเอกสาร, ภาพนิ่ง หรือกราฟิกต่าง ๆ DAM ก็เป็นตัวเลือกตอบโจทย์

อย่างไรก็ตาม คำกล่าวที่ว่า "MAM เหมาะสำหรับงานวิดีโอขนาดใหญ่" หรือ "MAM ควรใช้กับบริษัทผลิตสื่อเท่านั้น" อาจใช้ไม่ได้แล้วในปัจจุบันนี้

เนื่องจากสื่อออนไลน์กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ธุรกิจทุกชนิดสามารถใช้งานได้ ทำให้การตลาดในยุคใหม่จำเป็นต้องมีทีมดิจิทัลมาร์เก็ตติ้งด้วย ซึ่งมันทำให้มีงานโปรดักชันเพิ่มขึ้น จุดนี้เองที่ทำให้ MAM มีโอกาสที่จะตอบโจทย์ผู้ใช้งานมากกว่า DAM ได้ แม้ว่าคุณจะไม่ใช่บริษัทโปรดักชันก็ตาม