Microsoft Teams คืออะไร ? พร้อมวิธีสมัคร Microsoft Teams ด้วยตัวเอง และวิธีใช้งานเบื้องต้น

Microsoft Teams คืออะไร ? พร้อมวิธีสมัครแอป Microsoft Teams ด้วยตัวเอง และวิธีใช้งานเบื้องต้น

นอกจากแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ Google Meet และ Zoom แล้ว ก็ยังมีอีกหนึ่งแพลตฟอร์ม ที่หลาย ๆ คนเลือกใช้งานสำหรับการเรียน หรือการประชุมแบบออนไลน์ ซึ่งก็คือ Microsoft Teams นั่นเอง และถึงแม้ว่าหลาย ๆ คนจะใช้งานจนคล่องดีแล้ว สำหรับใครที่เปลี่ยนที่เรียนหรือเปลี่ยนงานใหม่และยังไม่คุ้นกับ Microsoft Teams มากนัก เราก็มีวิธีสมัคร และใช้งานมาฝากกัน แบบละเอียดกันเลย

Microsoft Teams คืออะไร ?

Microsoft Teams คือบริการแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์ จากค่าย Microsoft ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถพูดคุยกันได้ผ่านการแชทและวิดีโอคอล ทั้งยังสามารถเปิดแก้ไขไฟล์ร่วมกันขณะประชุมได้แบบเรียลไทม์ ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและรวดเร็ว หรือหากต้องการเชื่อมต่อระบบเข้ากับกำหนดการในปฏิทินและโน๊ตต่าง ๆ ก็ทำได้เช่นกัน เรียกได้ว่าเป็นบริการที่สามารถใช้งานได้อย่างครอบคลุม

ภาพจาก : https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/group-chat-software

โดยสำหรับการใช้งานเพื่อประชุมทางไกลก็รองรับการประชุมร่วมกันสูงสุดถึง 100 คน นานสูงสุด 60 นาทีต่อครั้งเลยทีเดียว หรืออัปเกรดการใช้งานเป็น Microsoft Teams สำหรับองค์กรหรือสถาบันการศึกษาต่าง ๆ ก็จะสามารถรองรับการประชุมร่วมกันสูงสุดถึง 1,000 คนกันเลยทีเดียว

หรือถ้าหากเปิดใช้งานในรูปแบบงานอีเวนท์เสมือน (Virtual Event) ก็สามารถที่จะรองรับผู้ชมสูงสุดถึง 10,000 คนนานสูงสุดถึง 24 ชั่วโมง ทั้งยังสามารถอัดวิดีโอการประชุมเก็บไว้ดูภายหลังได้อีกด้วยเลยทีเดียว

ไม่เพียงเท่านั้น การใช้งาน แพลตฟอร์ม Microsoft Teams นี้ยังรองรับทั้งการใช้งานเว็บไซต์ (ผ่าน โปรแกรมเว็บเบราว์เซอร์), โปรแกรมที่ติดตั้งบนเครื่อง PC รวมไปถึง แอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตต่าง ๆ ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ iOS และ Android

ดาวน์โหลดโปรแกรมและแอป Microsoft Teams

สำหรับผู้ที่ต้องการเข้าใช้งาน Microsoft Teams ผ่านโปรแกรมบนเครื่อง PC ก็สามารถดาวน์โหลดโปรแกรมมาติดตั้งบนตัวเครื่องได้เลย หรือหากต้องการใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตก็สามารถดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Microsoft Teams ได้ทั้งจาก App Store และ Google Play Store ตามลิ้งก์ต่าง ๆ ดังนี้

ดาวน์โหลดโปรแกรม Microsoft Teams บน PC

• https://software.thaiware.com/13484-Microsoft-Teams-Download.html

ดาวน์โหลดแอป Microsoft Teams บนระบบปฏิบัติการ iOS

• https://apps.apple.com/us/app/microsoft-teams/id1113153706

ดาวน์โหลดแอป Microsoft Teams บนระบบปฏิบัติการ Android

• https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.teams&hl=en&gl=US

สมัครใช้งานแอป Microsoft Teams ด้วย Microsoft Account

สำหรับใครที่ยังไม่มีบัญชีผู้ใช้งาน (User Account) ของ Microsoft ก็ให้ สมัครอีเมลใหม่ ให้เรียบร้อยเสียก่อน โดยสามารถเลือกสร้างอีเมลได้ทั้ง Hotmail และ Outlook (https://signup.live.com/signup) จากนั้นก็จะสามารถลงทะเบียนเพื่อเปิดใช้งาน Microsoft Teams ได้แล้ว

ส่วนคนที่มีบัญชีของ Microsoft อยู่แล้ว (ทั้งของ Hotmail และ Outlook) ก็สามารถ เปิดการใช้งาน Microsoft Teams ได้ผ่านช่องทางดังนี้

• เว็บไซต์ Microsoft Teams
• โปรแกรม Microsoft Teams บนเครื่อง
• แอปพลิเคชัน Microsoft Teams บนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต

โดยมีขั้นตอนดังนี้

• ให้ผู้ใช้กดที่ "ปุ่ม Sign Up" แล้วกรอกอีเมลลงไป
• จากนั้นเลือกประเภทของการใช้งาน (สำหรับผู้ใช้ทั่วไปให้เลือกที่ "เมนู For Friends and Family") ก็จะสามารถใช้งาน Microsoft Teams ได้แล้ว
• หรือหากใช้อีเมลของที่ทำงานหรือสถานศึกษาต่าง ๆ ที่สมัครบริการ Microsoft Teams อยู่แล้วก็สามารถล็อกอินบัญชีนั้น ๆ เพื่อเปิดใช้งาน Microsoft Teams ได้เลย

เข้าสู่ระบบ Microsoft Teams

หลังจากที่สมัครเข้าใช้งาน Microsoft Teams เรียบร้อย ระบบก็จะทำการล็อกอินเข้าใช้งานโดยอัตโนมัติ แต่สำหรับการใช้งานครั้งถัดไป หรือการเข้าสู่ระบบบนแอปพลิเคชันและการใช้งานผ่านสมาร์ทโฟนนั้นผู้ใช้ก็สามารถกรอกอีเมลและรหัสผ่านลงไปได้เลย รวมทั้งยังสามารถกด "เลือก Always Sign In" ให้คงการเข้าสู่ระบบไว้ตลอดเพื่อประหยัดเวลาการล็อกอินเข้าใช้งานได้อีกด้วย

สร้างห้องประชุมบน Microsoft Teams และการแชร์ห้อง

การสร้างห้องประชุมสำหรับผู้ใช้ทั่วไป

ในส่วนของการสร้างห้องประชุมบนเว็บ Microsoft Teams นั้น สำหรับผู้ใช้ทั่วไปให้ทำดังนี้

• กดไปที่หน้าแชทแล้วเลือก "ประชุมในตอนนี้"
• ตั้งชื่อการประชุมแล้วกดรับลิงก์เพื่อแชร์ หรือกด เริ่มต้นการประชุม เพื่อทำการ Video Call ได้เลย
• จากนั้นก็จะสามารถส่งคำเชิญให้ผู้อื่นเข้าร่วมประชุมได้ทั้งการ
  • แชร์ลิงก์ เพื่อส่งตามโปรแกรมแชทอย่าง
    • แอป LINE
    • แอป Facebook Messenger
    • ฯลฯ
  • แชร์ผ่านอีเมล
  • แชร์ผ่าน Outlook Calendar
  • แชร์ผ่าน Google Calendar

แต่หากถูกเพิ่มเป็นสมาชิกทีมในองค์กร (เพิ่มเป็น Guest) แล้วก็จะสามารถเข้าไปในทีมที่ถูกเชิญและสร้างห้องประชุมได้เหมือนกับการใช้งาน Microsoft Team ในองค์กร แต่จะใช้งานได้เฉพาะฟังก์ชันที่อนุญาตให้เข้าถึงได้เท่านั้น

เมนูของบัญชี Microsoft Teams ที่เป็นสมาชิกนอกองค์กร (Guest) จะเห็นได้ว่ามีเมนูทีมและไฟล์ขึ้นมาแทนที่ปฏิทินและแอปฯ ของการใช้งานแบบทั่วไป

การสร้างห้องประชุมสำหรับองค์กร

ส่วนการใช้งาน Microsoft Team สำหรับองค์กรก็จะมีเมนูทีม (Teams) เพิ่มขึ้นมา ซึ่งผู้ใช้สามารถกดที่ "ปุ่ม Create a team" เพื่อสร้างกลุ่มสำหรับการประชุม โดยจะสามารถเลือกตั้งการประชุมได้ทั้ง

• การสร้างกลุ่มขึ้นเอง (From Scratch)
• การสร้างกลุ่มการประชุมร่วมกับสมาชิกในองค์กร (From a group or team)

หรือหากต้องการสร้างกลุ่มการประชุมสำหรับการคุยงานประเภทต่าง ๆ ก็มี Template ให้เลือกใช้งานพร้อมแอปพลิเคชันที่จำเป็นกับการประชุมนั้น ๆ

เมื่อเลือกกลุ่มการประชุมที่ต้องการได้แล้วก็ให้

• เลือกประเภทกลุ่ม โดยจะแบ่งออกเป็น
  • กลุ่มแบบเปิด (ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าร่วมประชุมได้)
  • กลุ่มแบบปิด (เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาต)
• จากนั้นตั้งชื่อกลุ่ม กดสร้างกลุ่มแล้วเชิญผู้ใช้คนอื่น ๆ เข้าร่วม (สามารถกด Skip และเพิ่มสมาชิกทีหลังได้)

เมื่อเสร็จสิ้นแล้วก็จะมีกลุ่มปรากฏขึ้นใน "เมนู Teams"

หลังจากสร้างกลุ่มเรียบร้อยก็จะสามารถเปิดห้องประชุมได้ด้วยการกดไปที่ "ปุ่ม Meet" ที่อยู่ด้านบน ในขั้นตอนนี้ก็จะสามารถแก้ไขชื่อการประชุม เปิดใช้งานกล้อง และเลือกประเภทการใช้งานเสียงได้ตามต้องการแล้วกด "ปุ่ม Join Now" และเมื่อเปิดห้องประชุมเป็นที่เรียบร้อยก็จะสามารถคัดลอกลิงก์เชิญ, เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุม และส่งคำเชิญผ่านอีเมลได้ ส่วนการแชร์โค้ดการประชุมจะต้องกดสร้างโค้ดก่อนเปิดห้องประชุม

หรือหากต้องการตั้งเวลาประชุมล่วงหน้าก็สามารถกดเมนูเพิ่มเติมด้านข้าง "ปุ่ม Meet" แล้วเลือกที่ "เมนู Schedule a meeting" แล้วค่อยเลือกวันเวลากำหนดชั่วโมงการประชุมได้ตามต้องการเช่นกัน

เข้าห้องประชุม Microsoft Teams

การเข้าร่วมประชุม Microsoft Teams ก็สามารถ กดลิงก์ที่ Host การประชุมส่งมา ผ่านทางอีเมลหรือช่องทางอื่น ๆ เพื่อร่วมประชุม หรือกรอกรหัสคำเชิญจาก Host เพื่อเข้าร่วมประชุมได้เลย (เฉพาะการประชุมภายในองค์กรเท่านั้น Guest ไม่สามารถใช้โค้ดเชิญเข้าห้องได้)

วิธีการใช้งาน Microsoft Teams เบื้องต้น

สำหรับวิธีการใช้งาน Microsoft Teams ในเบื้องต้นก็คล้ายกับบริการ Video Conference อื่น ๆ ที่ผู้ใช้จะสามารถเลือกเปิด - ปิดไมค์หรือกล้องเพื่อพูดคุยได้อย่างอิสระ โดยการใช้งานผ่านโปรแกรมบน PC จะสามารถปรับการตั้งค่าต่าง ๆ ได้ที่แถบเมนูด้านบน ส่วนการใช้งานผ่านเว็บไซต์จะเป็นเมนูแบบ Pop-up ที่จะปรากฏขึ้นเมื่อผู้ใช้เลื่อนเมาส์

โดยเมนูสำหรับ การใช้งานบนเว็บไซต์ จะมีดังต่อไปนี้

• เปิดใช้งานกล้อง
• ไมค์
• แชร์หน้าจอ
• เมนูเพิ่มเติม
• ยกมือ
• การแชท
• กดดูผู้เข้าร่วมประชุม
• วางสาย

ส่วนเมนูบน โปรแกรมที่ติดตั้งบนเครื่อง PC จะเป็นเมนูดังนี้

• ผู้เข้าร่วมประชุม
• การแชท
• ยกมือ
• เมนูเพิ่มเติม
• การใช้งานกล้อง
• ไมค์
• แชร์หน้าจอ
• วางสาย (หรือปิดการประชุม)

เปลี่ยนภาพพื้นหลังการประชุม (Changing Background)

การเปลี่ยนภาพพื้นหลังก็ทำได้ง่าย ๆ ทั้งการเปลี่ยนภาพพื้นหลังก่อนเข้าประชุมและเปลี่ยนพื้นหลังขณะประชุม โดยจะต้องทำการเปลี่ยนภาพพื้นหลังบนโปรแกรมหรือแอปพลิเคชันเท่านั้น การใช้งานผ่านเว็บไซต์จะไม่สามารถเปลี่ยนภาพพื้นหลังได้

เปลี่ยนภาพพื้นหลังก่อนเข้าประชุม

หากต้องการเปลี่ยนพื้นหลังก่อนประชุมก็ทำได้ดังนี้

• กดไปที่ "Backgrounf Filter" ข้าง ๆ "ปุ่มเปิด - ปิดไมค์"
• จากนั้นก็จะสามารถกดเลือกรูปพื้นหลังภายในโปรแกรมมาใช้งานได้แล้ว
  • ถ้าต้องการเบลอพื้นหลังก็กดที่ "Blur" ได้เลย
  • ส่วนการอัปโหลดภาพเพื่อใช้งานเป็นพื้นหลังก็สามารถทำได้โดยการกดไปที่ "+ Add New" แล้วเลือกรูปที่ต้องการได้เลย (รองรับไฟล์ .JPG, .PNG และ .BMP เท่านั้น)

เปลี่ยนพื้นหลังขณะประชุม

สำหรับใครที่ลืมเลือกพื้นหลังก่อนกดประชุมหรืออยากเปลี่ยนภาพพื้นหลังอีกรอบหลังเข้าประชุมก็ทำได้ดังนี้

• กดไปที่ "เมนูเพิ่มเติม (...)" บนแถบเมนู
• กดเลือกที่ "ปุ่ม Apply Background Effects"
• จากนั้นก็จะสามารถเลือกเปลี่ยนรูปพื้นหลังได้ตามต้องการ
• หากต้องการทดลองดูการแสดงผลภาพพื้นหลังก็สามารถกดที่ Preview ก่อน
• เมื่อเลือกรูปที่ต้องการได้แล้วให้กด "ปุ่ม Apply" เพื่อเปลี่ยนพื้นหลังได้เลย

การแชร์หน้าจอการนำเสนอ (Presentation Screen Sharing)

การแชร์หน้าจอการนำเสนอก็สามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้

• กดไปที่ "ไอคอน Share Screen" ที่แถบเมนู
• จากนั้นเลือกหน้าต่างที่ต้องการ หรืออัปโหลดไฟล์ที่ต้องการได้เลย
• หากต้องการเรียกใช้ไวท์บอร์ดเพื่อเขียนหรือพิมพ์ข้อความร่วมกันในหน้าการประชุมก็สามารถทำได้โดยการกดเลือกที่ Whiteboard 

นอกจากนี้ การแชร์สไลด์ ของ โปรแกรม Microsoft PowerPoint บน Microsoft Teams ก็จะสามารถปรับมุมมองการนำเสนอและโอนย้ายสิทธิการเลื่อนสไลด์ต่าง ๆ ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ ได้อีกด้วย

ส่วนการใช้งาน Whiteboard เพื่อจดโน้ตร่วมกันก็สามารถทำได้ทั้งการเขียน, พิมพ์ข้อความ และแทรกรูปต่าง ๆ ก็ให้คลิกที่ Whiteboard เพื่อเรียกใช้ได้เลย

การสร้างห้องประชุมแยก (Breaking Room)

สำหรับองค์กรใหญ่หรือการเรียนในคลาสที่ต้องการแบ่งกลุ่มออกเป็นกลุ่มย่อย โฮสต์ห้องก็สามารถกดที่ "ปุ่ม Breaking Room (ข้างปุ่มยกมือ)" เพื่อสร้างห้องแยกสำหรับการประชุมส่วนตัวได้เลย โดยหลังจากกำหนดจำนวนห้องแยกและจำนวนสมาชิกภายในห้องแล้วก็จะทำได้ทั้งการจัดกลุ่มแบบสุ่มและการจับกลุ่มแบบกำหนดผู้เข้าร่วมเอง

และสามารถกำหนดจำนวนห้อง, ผู้เข้าร่วมประชุม และจัดกลุ่มได้อย่างอิสระ ซึ่งเมื่อกดสร้างห้องเรียบร้อยก็ให้กดเปิดห้องเพื่อเริ่มการประชุมย่อยได้เลย ส่วนผู้ที่ได้รับคำเชิญให้ร่วมประชุมในห้องแยกก็สามารถกด Join เพื่อเข้าร่วมประชุมได้ และหลังจากจบประชุมย่อยก็สามารถกด "ปุ่ม Join" เพื่อกลับไปที่ห้องประชุมหลักได้ด้วย

การบันทึกวิดีโอการประชุม (Record Meeting)

ในส่วนของการบันทึกวิดีโอการประชุมนั้นจะใช้งานได้เมื่อใช้บัญชีขององค์กร, สถานศึกษา หรือสมัครแพ็กเกจ Microsoft Teams เท่านั้น ผู้ใช้ทั่วไป (ฟรี) จะไม่สามารถเข้าถึงฟีเจอร์นี้ได้ โดยให้ผู้ใช้กดไปที่เมนูเพิ่มเติมแล้วเลือกที่ "เมนู Start Recording" ก็จะสามารถอัดวิดีโอการประชุมได้แล้ว (เมื่อกดบันทึกการประชุมก็จะมีการแจ้งเตือนไปยังผู้เข้าร่วมประชุมว่าขณะนี้การประชุมกำลังถูกบันทึกการสนทนาอยู่) และหากต้องการหยุดบันทึกก็ให้ไปที่เมนูเดิมแล้วกด Stop Recording แล้วกดหยุดบันทึก

สำหรับไฟล์การประชุมที่กดอัดเอาไว้ก็สามารถเข้าไปกดดูได้ที่ "เมนู Teams > Files" หรือไปที่ "เมนู Files → Microsoft Teams" ก็จะเห็นว่ามีวิดีโอการประชุมปรากฏขึ้น โดยจะสามารถเลือกกดดูหรือดาวน์โหลดลงเครื่องไว้ได้ตามต้องการ

การสร้างโค้ดสำหรับเข้าห้องประชุม (Generate Team Code)

โค้ดการเข้าห้องประชุมของ Microsoft Teams นั้นจะใช้งานได้เฉพาะผู้ใช้ที่เข้าใช้งานบัญชีขององค์กรและสถานศึกษาเท่านั้น โดยสามารถเข้าไปเปิดการใช้งานโค้ดการประชุมได้ภายในทีมที่สร้างขึ้นได้ดังนี้

• กดเลือกที่เมนูเพิ่มเติม (...) แล้วไปที่ Manage team
• จากนั้นกดที่ "เมนู Setting → Team Code"
• กดที่ "ปุ่ม Generate" เพื่อเปิดการใช้งานโค้ดการประชุม

เมื่อได้โค้ดการประชุมแล้วก็สามารถคัดลอกโค้ดเพื่อส่งต่อให้คนอื่น ๆ ในองค์กรหรือในห้องเรียนได้เลย หรือหากต้องการปิดการใช้งานโค้ดก็ให้เลือกที่ "ปุ่ม Remove" และเปลี่ยนโค้ดการประชุมใหม่ได้ที่ "ปุ่ม Reset" เท่านี้ผู้ที่มีโค้ดเดิมก็จะไม่สามารถเข้าใช้งานในห้องเดิมได้แล้ว

การเปิดไฟล์ Microsoft Office เพื่อแก้ไข(Edit Microsoft Office Files)

แน่นอนว่าจุดเด่นอีกอย่างของ Microsoft Teams นั้นก็ได้แก่ความสามารถในการเปิดใช้งานและแก้ไขไฟล์งาน Microsoft Office บนโปรแกรม Microsoft Teams ได้อย่างง่ายดาย โดยไปที่ "เมนู Teams → File" จากนั้นเลือกอัปโหลดไฟล์ที่ต้องการขึ้นบน Microsoft Teams หรือหากต้องการสร้างไฟล์ใหม่ก็สามารถเลือกสร้างได้ทั้งไฟล์ของ

• โปรแกรม Microsoft Word
• โปรแกรม Microsoft Excel
• โปรแกรม Microsoft PowerPoint
• โปรแกรม Microsoft OneNote

สรุปการสมัคร Microsoft Teams พร้อมวิธีใช้เบื้องต้น

จะเห็นว่าการสมัครและใช้งาน แพลตฟอร์ม Microsoft Teams นี้ก็ไม่ยุ่งยากมากมายอะไร แถมฟีเจอร์การทำงานก็มีมาให้อย่างครบครันทีเดียว ถึงแม้ว่าสำหรับการใช้งานทั่วไปของผู้ใช้ฟรีนั้นจะมีความสามารถที่ค่อนข้างจำกัด แต่หากเข้าร่วมเป็นสมาชิกในทีมของผู้ที่สมัครใช้งาน Microsoft Teams แล้วก็สามารถใช้งานฟีเจอร์หลาย ๆ อย่างได้ง่าย ๆ เลย