Google Meet คืออะไร ? พร้อมวิธีสมัครใช้งาน Google Meet ด้วยตนเอง และประชุมออนไลน์ง่ายๆ

วิธีสมัครใช้งาน Google Meet พร้อมวิธีประชุมออนไลน์เบื้องต้น

เชื่อว่าเดี๋ยวนี้ใคร ๆ ก็ใช้โปรแกรมประชุมทางไกล (Video Conference) กันทั้งนั้น โดยเฉพาะ นักเรียน นิสิต นักศึกษา และคนทำงานออฟฟิศทุกคนน่าจะมีประสบการณ์ไม่มากก็น้อย แต่สำหรับใครที่ยังไม่เคยเลยจริง ๆ กำลังอยู่ในช่วงเริ่มต้น และไม่รู้จะใช้โปรแกรมไหน วันนี้ไทยแวร์ขอนำเสนอการใช้ Google Meet พร้อมวิธีสมัครอย่างละเอียดเลย ...

Google Meet คืออะไร ?

Google Meet คือหนึ่งในผลิตภัณฑ์ของ Google โดยมันเป็นแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ ที่เอาใช้สำหรับติดต่อพูดคุยกันผ่านวิดีโอคอล เพื่อใช้ประชุมออนไลน์ หรือ นัดประชุมผ่านออนไลน์ ซึ่งรองรับผู้เข้าร่วมได้สูงสุด 100 คน และใช้งานได้นานถึง 60 นาทีต่อครั้ง

ขณะที่ผู้ใช้งานระดับองค์กร หรือ สถาบันการศึกษาต่าง ๆ สามารถยกระดับขึ้นไปรองรับการร่วมประชุมได้สูงสุดถึง 250 คน พร้อมสามารถรองรับการ Live Stream ออนไลน์ได้ถึง 100,000 คนดูเลยทีเดียว รวมถึงสามารถใช้งานได้ไม่จำกัดเวลา

การสมัครใช้งาน Google Meet ด้วย Google Account

ก่อนที่เราจะมาเริ่มใช้งาน Google Meet ทุกคนต้องมีบัญชีผู้ใช้ Google Account เสียก่อน ซึ่งสำหรับถ้าใครที่เคยใช้ Gmail, Google Photos, YouTube หรือบริการต่าง ๆ ของ Google อยู่แล้ว ก็ไม่มีปัญหา เพราะไม่ต้องทำอะไร

แต่ถ้าใครที่ยังไม่มีก็ต้องสมัคร ผ่าน Google.com หรือถ้ามีอีเมลส่วนตัวอยู่แล้ว บนหน้าสมัครก็คลิกคำว่า "ใช้อีเมลปัจจุบันของฉันแทน" ก็จะเป็นการใช้อีเมลส่วนตัวสมัครบัญชีผู้ใช้งานของกูเกิล (Google Account) แทน

การเข้าสู่ระบบ Google Meet 

หลังได้ Google Account มาเรียบร้อย การใช้งาน Google Meet มีอยู่ 2 วิธีด้วยกัน คือใช้ผ่านเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ และ แอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟน/แท็บเล็ต

ซึ่งการใช้ผ่านคอมพิวเตอร์ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมใด ๆ คุณสามารถเปิดเบราว์เซอร์ที่ใช้อยู่ และ เข้าไปที่ Google.com ล็อกอิน Google Account จากนั้นเลือกเมนูในส่วนของ Google Workspace และมองหาโปรแกรม Meet เพื่อเข้าใช้งานได้เลยครับ 

ขณะที่ฝั่งผู้ใช้ สมาร์ทโฟน/แท็บเล็ต ต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน Google Meet มาติดตั้งเสียก่อน โดยสามารถดาวน์โหลดได้ผ่าน Google Play และ App Store ได้เลย

การสร้างห้องประชุม Google Meet และแชร์

เมื่อเข้าสู่ระบบ Google Meet การเริ่มสร้างห้องประชุม ให้เราคลิกตรง New Meeting แล้วทุกคนจะเห็นตัวเลือก 3 แบบ ไม่ต้องแปลกใจ ตัวเลือกไหนก็ได้เหมือนกัน โดยการสร้างห้องสามารถสร้างได้ทั้งบน เว็บเบราว์เซอร์ หรือ โปรแกรมเปิดเว็บ และบนแอปพลิเคชัน ก็ได้ครับตามสะดวก

เมนูการสร้างห้อง

1. Create a meeting for later : สร้างลิงก์ห้องรอไว้ก่อน  
2. Start an instant meeting : สร้างลิงก์ห้องปุ๊ป เข้าห้องปั๊ป ได้ลิงก์เหมือนกัน
3. Schedule in Google Calendar : บันทึกลิงก์ไว้บน Google Calendar พร้อมนัดหมายประชุม กำหนดวันและเวลาเข้าร่วมได้ อันนี้ส่วนใหญ่ใช้ในธุรกิจ หรือ องค์กร

การสร้างห้อง Google Meet ผู้ใช้สามารถสร้างใหม่ได้ตลอด และทุกครั้งที่สร้างจะได้ลิงก์ไม่เหมือนเดิม ซึ่งถ้าเราอยากเก็บลิงก์เดิมไว้ใช้ก็สามารถทำได้เช่นกัน เพื่อความสะดวกในการใช้งานครั้งต่อไป พอได้ลิงก์แล้วก็แชร์ต่อไปเลยครับ

ตัวอย่างลิงก์ห้อง Google Meet

เข้าห้องประชุมผ่านลิงก์ Google Meet

เอาล่ะ หลังจาก Host สร้างลิงก์เสร็จแล้ว วิธีเข้าก็ง่ายเลยครับ แค่คลิกลิงก์ที่แชร์มา ก็จะนำทุกคนไปสู่ห้อง Google Meet ทันที แต่จะยังเข้าไปไม่ได้นะครับ ระบบจะให้รอหน้าห้อง เพื่อเตรียมความพร้อม เช็คกล้อง และ เช็คไมค์ให้พร้อม จากนั้นเมื่อพร้อมแล้วก็กด Join เข้าไปได้เลย

ทั้งนี้ ถ้าเราใช้บัญชี Google Account แบบส่วนบุคคล การเข้าประชุม Google Meet ด้วยลิงก์คนอื่น แบบนี้ ปกติจะต้องได้รับการอนุมัติจาก Host ก่อน จะยังไม่สามารถเข้าได้เลย เว้นแต่ว่าบัญชีเหล่านั้นจะเป็นแบบองค์กร และมีการผูกบัญชีพนักงานเอาไว้ด้วยกัน คน Join สามารถเข้าห้องได้เลยไม่ต้องรออนุมัติ ขณะที่คนนอกจะต้องรอการอนุมัติก่อนนั่นเอง

ที่เป็นเช่นนี้เพราะ มันคือส่วนหนึ่งในนโยบายความปลอดภัยของ Google Meet ครับ ไม่ใช่ว่าใครก็สามารถเข้าห้องที่เราสร้างเอาไว้ได้ สิทธิ์ต่าง ๆ ล้วนเป็นของ Host ผู้สร้างห้อง หรือ คนที่มีส่วนเกี่ยวข้องและได้รับการอนุญาตจาก Host แล้ว

นอกจากนี้ สำหรับผู้ใช้ iPhone และ iPad ที่ไม่สามารถ เข้าลิงก์ Google Meet ได้ตามปกติ อันนี้ไม่ต้องกังวล มันมีปัญหาเฉพาะระบบ iOS ถ้าใครขึ้นแบบภาพด้านบนวิธีแก้คือ ให้เราคัดลอกรหัสท้าย Url ของลิงก์ห้องไปใส่ในช่องเข้าร่วมประชุมที่แอปพลิเคชัน Google Meet ได้เลย

เช่น ลิงก์คือ https://meet.google.com/qpn-fyvy-oya ก็ให้นำรหัส qpn-fyvy-oya หรือ qpnfyvyoya มาใส่เข้าห้องตามภาพครับ

วิธีการใช้งาน Google Meet เบื้องต้น

ขออนุญาตหลบฉาก เดี๋ยวเพื่อน ๆ เห็นหน้าแล้วจะตกใจ

หลังจากเข้าห้อง Google Meet แล้วการใช้งานเบื้องต้น ก็จะประกอบด้วยการควบคุม เปิด/ปิด ไมค์ และ เปิด/ปิดกล้อง หรือหากอยากออกจากห้องก็กดไอคอนวางสาย (โทรศัพท์สีแดง) มีบอกรายชื่อคนเข้าร่วมประชุม หรือให้เชิญคนอื่นด้วยอีเมลอีกทีก็ได้

ต่อไปมาดูลูกเล่น หรือ คุณสมบัติต่าง ๆ ที่คนใช้งานบ่อย ๆ ซึ่งผมขอแบ่งเป็น 

1. การแชร์หน้าจอการนำเสนอ (Presentation Screen Sharing)
2. การปรับรูปแบบการแสดงหน้าคนร่วมประชุม (Changing Layout)
3. การเปลี่ยนภาพพื้นหลัง (Changing Background)
4. การนำภาพไปแสดงบนจอทีวีสำหรับการใช้งานในห้องประชุม (Screen Casting)
5. การใช้ไวท์บอร์ดร่วมกันแบบสดๆ (Real-Time Whiteboard Usage)

การแชร์หน้าจอการนำเสนอ (Presentation Screen Sharing)

ให้คลิก "เมนู Present Now" จากนั้นจะมีตัวเลือกให้ 3 อย่าง คือ แชร์สกรีนทั้งหน้าจอ, แชร์สกรีนเฉพาะหน้าต่าง Window หรือ โปรแกรมที่เปิดอยู่, หรือเจาะจงเฉพาะแท็บบนเบราว์เซอร์ เมื่อเลือกแล้วฝั่งตรงข้ามก็จะเห็นหน้าจอที่เราแชร์ไปตามภาพ

การปรับรูปแบบการแสดงหน้าคนร่วมประชุม (Changing Layout)

สามารถปรับได้ในเมนูชื่อ Change layout ตรง 'เพิ่มเติม' (3จุด) มี 3 รูปแบบคือ 

• Tiled - ดูหน้าคนร่วมประชุมได้ 16 - 49 จอ
• Spotlight - เลือกปักหมุดให้แสดงเฉพาะ Active Speaker หรือผู้ที่กำลังบรรยาย
• Sidebar - แบ่ง Active Speaker พร้อมกับแสดงชื่อผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นด้านข้าง

ภาพประกอบจาก Google

การเปลี่ยนภาพพื้นหลัง (Changing Background)

กดเข้าไปที่เมนูเพิ่มเติม (3 จุด) เหมือนเดิม เลือก Change background จากนั้นคุณสามารถ Add ภาพ Background ได้ตามใจ หรือจะใช้ภาพที่เขามีให้อยู่แล้วก็ได้ นอกจากนี้ ยังมีตัวเลือกให้เบลอฉากหลังเผื่อใคร ต้องการใช้ประชุมงาน แล้วไม่อยากให้เจ้านายกับเพื่อนร่วมงานเห็นสภาพห้องที่ไม่น่าดู

การนำภาพไปแสดงบนจอทีวีสำหรับการใช้งานในห้องประชุม (Screen Casting)

บางสถานการณ์ที่เราไม่สามารถยกทีมไปดีลงานกับลูกค้าได้ตามปกติ ก็จะมีการใช้โปรแกรมวิดีโอคอนเฟอร์เลนซ์แทน ซึ่งถ้าทีมของเราอยู่กันพร้อมหน้าแต่จะให้เข้าโปรแกรมไปนั่งฟัง 1 คน 1 เครื่องก็แปลก ๆ การเปิดจอใหญ่ ๆ คุยพร้อมกันก็น่าจะสะดวกกว่า 

การนำภาพไปแสดงบนหน้าจอทีวี (Screen Casting) ด้วยระบบ Google Meet ทำได้โดยเข้าไปที่เมนูเพิ่มเติมเหมือนเดิม กด Cast this meeting และเลือกอุปกรณ์สมาร์ททีวีที่ต้องการได้เลย

การใช้ไวท์บอร์ดร่วมกันแบบสดๆ (Real-Time Whiteboard Usage)

เป็นเครื่องมือที่สำหรับช่วยระดมความคิดตามชื่อเลยก็คือกระดานไวท์บอร์ด (Whiteboard) แบบสดๆ เรียลไทม์ (Real-Time) เพราะปกติเวลาประชุมแผนงานก็ต้องมีการขีดเขียนร่างแผนอะไรกันบ้าง ฟีเจอร์นี้เลยออกแบบมาให้เราสามารถสร้าง Whiteboard เพื่อใช้งานพร้อมกันได้ในตัว Google meet

โดยให้คลิก "เมนูเพิ่มเติม" จากนั้นไปที่ "เมนู Whiteboard" สร้างมาสักหนึ่งอันแล้วกดแชร์ผ่านอีเมลให้เพื่อนใช้พร้อมกันเหมือนโปรแกรม เอกสารอย่าง Doc, Sheet, Slide นั่นเองครับ

ซึ่งเครื่องมือ Whiteboard นี้ก็สามารถทำได้หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็น การเขียนด้วยปากกา, ยางลบ, การใช้เขียนข้อความ (Text Note), การแปะรูปภาพ, การใช้เลเซอร์ในการกำหนดจุด, การใส่สัญลักษณ์เลขาคณิต เป็นต้น

บทสรุปการสมัคร Google Meet พร้อมวิธีใช้เบื้องต้น

ทั้งหมดนี้คือวิธีการสมัคร รวมถึงความสามารถคร่าว ๆ ของ Google Meet การใช้งานนั้นก็ง่าย แสนง่าย แถมยังฟรีอีกต่างหาก ถ้าเทียบกับโปรแกรมอื่น ๆ ในตลาดแล้ว Google Meet ค่อนข้างเข้าถึงง่าย แต่เรื่องฟีเจอร์การใช้อาจด้อยกว่าเจ้าอื่นหน่อย ซึ่งถ้าคุณอยากได้ความสามารถอื่น ๆ เพิ่มเติมนอกจากนี้ เช่น การบันทึก Live ประชุม หรือการรองรับคน 250 และการ Live Stream รองรับ 100,000 คนดู ก็ต้องเสริมควบคู่กับ Google Workspace แบบองค์กร ที่ต้องมีค่าใช้จ่ายกันไป

แต่สำหรับเวอร์ชันฟรีนี้ก็ลองนำบทความเราไปศึกษาดูครับ ...