7 ขั้นตอน วางแผนไทม์ไลน์ (Timeline Management) หรือ การบริหารโครงการ (Project Management) ให้มีประสิทธิภาพ

การวางแผนไทม์ไลน์ (Timeline Management)
หรือ บริหารโครงการ (Project Management)

หากคุณกำลังกังวลว่าโปรเจคงานที่ต้องรับผิดชอบอยู่ ควรจะเริ่มต้นอย่างไรดี ? จะสามารถดำเนินงานได้เสร็จตามกำหนดการณ์หรือเปล่า ? หากรู้สึกแบบนั้นอยู่ล่ะก็ แม้สิ่งที่กำลังกังวลมีโอกาสที่จะเกิดขึ้นจริง แต่อย่าให้สิ่งรบกวนเหล่านั้นมาทำให้งานของคุณเกิดความล่าช้าขึ้นไปอีก

การวางแผนไทม์ไลน์ (Timeline Management) หรือ บริหารโครงการ (Project Management) เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สามารถช่วยให้โปรเจคงานมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น โดยมันจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่ามีงานกี่ชิ้นที่ต้องทำ กำหนดการต้องเสร็จภายในวันที่เท่าไหร่ ซึ่งหากเราวางแผนไทม์ไลน์ออกมาได้ดี และทำตามแผนที่วางไว้ได้ ก็ไม่มีเหตุผลอะไรที่โปรเจคของคุณจะไม่ประสบความสำเร็จ

บทความนี้จะมาแนะนำเทคนิคการวางแผนไทม์ไลน์ หรือ บริหารโครงการ ว่าควรเริ่มต้นอย่างไร ? ทำอย่างไรแผนถึงจะออกมาดี ? ถ้าสนใจล่ะก็ เชิญอ่านต่อได้เลยครับ

1. ร่างสรุปสิ่งสำคัญของโปรเจคออกมาก่อน
(Draft the Important Things First)

เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนที่มีส่วนร่วมในโปรเจคเข้าใจความสำคัญของงานที่มีอยู่ตรงกัน เราจึงควรร่างสรุปสิ่งสำคัญของโปรเจคออกมาก่อน จะคิดว่ามันเป็นแผนการสำหรับโปรเจคฉบับย่อให้เข้มข้นก็ได้ โดยมันควรจะตอบคำถามสำคัญต่อไปนี้ได้

1. วัตถุประสงค์ของโปรเจค คืออะไร ?
2. เป้าหมายของโปรเจค คืออะไร ?
3. อะไร คือ ปัจจัยที่บ่งบอกความสำเร็จของโปรเจคนี้ ?
4. ต้องใช้ระยะเวลาในการทำนานเท่าไหร่ ?
5. งบประมาณที่ต้องใช้

ทั้งนี้ รายละเอียดควรมีความกระชับ ย่อสั้น แต่ได้ใจความสำคัญ  รายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ไม่สำคัญ ไม่จำเป็นต้องใส่เข้ามา เพื่อให้ผู้ที่มีส่วนร่วมในโปรเจคมองเห็นภาพได้อย่างชัดเจนที่สุด

ภาพจาก : https://www.freepik.com/free-vector/marketing-group-working-presentation_4950246.htm

2. สร้างโครงสร้าง การแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ
(Create a Structure to Share the Responsibilities)

หลังจากสรุปสิ่งสำคัญของโปรเจคเป็นที่เรียบร้อยแล้ว คุณจะต้องสร้างแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ขึ้นมา โดยเจ้าแผนปฏิบัติการนี้ ถือเป็นโครงสร้างการแบ่งงาน (Work Breakdown Structure หรือ WBS) สิ่งที่คุณต้องร่างขึ้นมาไม่ใช่การระบุว่า ใครต้องทำอะไรบ้างแค่นั้นนะ แต่ควรให้น้ำหนักความสำคัญถึงสิ่งที่ผู้รับผิดชอบงานดังกล่าวต้องนำเสนอ และกำหนดจุดบอกความคืบหน้าของงาน (Milestones) ซึ่งกฏเกณฑ์สำคัญในการวางโครงสร้างการแบ่งงาน มีดังนี้

1. กฏ 100%

งานทั้งหมดที่จะใส่ไว้ในโครงสร้าง จะมีเฉพาะงานที่จำเป็นต่อการทำให้โปรเจคเกิดความสำเร็จได้เท่านั้น งานที่ไม่จำเป็น หรือมีความซ้ำซ้อนไม่ควรถูกนำมาใส่ไว้ในนี้ และหากมีงานย่อย จะต้องเป็นงานย่อยที่สำคัญต่องานหลักเท่านั้น

2. งานต้องแยกออกจากกันอย่างชัดเจน

อย่าให้มีงานชนิดเดียวกันซ้ำซ้อนเป็นอันขาด เพราะมันจะไปละเมิดกฏ 100% และทำให้การคำนวณทรัพยากรที่ต้องใช้ในการทำโปรเจคเกิดข้อผิดพลาดได้

3. เน้นผลลัพธ์ ไม่ใช่การกระทำ

คุณควรให้ความสำคัญกับการส่งมอบผลลัพธ์ ไม่ใช่การกระทำ ตัวอย่างเช่น หากคุณวางแผนที่จะสร้างบ้านผลััพธ์ที่สำคัญแรกสุด คือ การวางรากฐาน เสาเข็มที่หนักแน่น ส่วนการขุดดิน, ติดตั้งเสา ฯลฯ พวกนี้เป็นการกระทำที่อาจทำให้การวางแผนเกิดความไขว้เขวหลุดออกจากเป้าหมายหลักได้ ดังนั้นอย่าให้ความสนใจกับ "การกระทำ" มากนัก แต่ให้เน้นที่ "ผลลัพธ์" วางแผนให้ดีว่าต้องทำอย่างไร ถึงจะได้ผลลัพธ์ที่ดีตามต้องการ

4. รู้จักกฏ 8/80

กฏในข้อนี้ จะกำหนดว่ากำหนดระยะเวลาของงาน จะมีอยู่แค่ 2 รูปแบบ คือ งานที่ใช้เวลาทำน้อยกว่า 8 ชั่วโมง และงานที่ใช้เวลานานกว่า 80 ชั่วโมง โดยเมื่อแบ่งงานโดยวิธีนี้แล้ว งานที่ใช้เวลานานกว่า 80 ชั่วโมง เราจะนำมันมาย่อยอีกครั้งให้เป็นงานย่อยที่ใช้เวลาทำน้อยกว่า 8 ชั่วโมง อีกครั้งหนึ่ง

5. การมอบหมาย

การมอบหมายหน้าที่งานควรจะเจาะจงเป็นรายบุคคล หรือทีม และไม่ควรมีงานที่มีผู้รับผิดชอบ หรือทีมทับซ้อนกันด้วย

3. วางกรอบเวลา (Set Timeframe)

เมื่อเราออกแบบโครงสร้างการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบเสร็จแล้ว ขั้นตอนถัดมาเราควรจัดสรรเวลาที่ใช้ต้องใช้ในแต่ละงาน สิ่งสำคัญ คือ งานนี้คุณไม่ควรนั่งเทียน คิดเอาเองว่าแต่ละงานต้องใช้เวลานานขนาดไหน แต่ควรเรียกผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ มาปรึกษาหารือกัน เพื่อให้ได้ระยะเวลาที่ใกล้เคียงกับความเป็นจริงมากที่สุด

อย่างไรก็ตาม กรอบเวลาที่วางไว้ควรมีความสมดุล ต้องมากพอที่จะทำให้งานดังกล่าวเสร็จได้ แต่ก็ไม่นานไปจนกรอบเวลาต้องนานจนใช้เวลาเต็มพิกัด เพื่อให้พอเหลือเวลาสำรองเผื่อไว้ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน

ภาพจาก : https://www.freepik.com/free-vector/blogging-isometric-concept-with-content-plan-making-process-3d-illustration_13749351.htm

4. วางกำหนดการงานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกัน (Schedule Dependent Task)

ตอนนี้เรารู้แล้วว่าแต่ละงานต้องใช้เวลาทำนานขนาดไหน แต่มันก็มักจะมีงานที่ไม่สามารถเริ่มทำได้ทันทีอยู่ มันอ่าจเป็นงานที่ต้องได้รับช่วงต่อจากคนอื่น หรือมีปัจจัยอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น คุณมีงานทาสี แต่คุณจะเริ่มทาสีไม่ได้จนกว่าช่างจะก่อผนังเสร็จ อะไรทำนองนี้ โดยส่วนใหญ่จะมีงานลักษณะนี้อยู่ 4 รูปแบบ คือ

1. จบแล้วถึงเริ่ม : งาน "ก" ต้องทำเสร็จก่อน ถึงจะสามารถเริ่มงาน "ข" ได้
2. จบแล้วถึงจบ : งาน "ข" ไม่สามารถทำให้เสร็จได้ จนกว่า งาน "ก" จะเสร็จ
3. เริ่มแล้วถึงเริ่ม : งานที่มีความสัมพันธ์ต่อเนื่องกัน ไม่สามารถเริ่มต้นได้ จนกว่าอีกงานจะเริ่ม เช่น คุณไม่สามารถวางท่อประปาได้ จนกว่าช่างประปาจะตัดการส่งน้ำให้คุณก่อน
4. เริ่มแล้วถึงจบ : งานที่ต้องเริ่มทำก่อน เพื่อให้อีกงานเสร็จสมบูรณ์ได้ เช่น ถ้าคุณต้องการอัปเกรดซอฟต์แวร์ คุณจำเป็นต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่ให้เรียบร้อยก่อน ถึงจะสามารถเลิกใช้ซอฟต์แวร์ตัวเก่าได้

ในโปรเขคขนาดใหญ่ มักมีหลายงานที่ต้องพึ่งพาอาศัยกัน จุดนี้จะทำให้แผนงานมีความซับซ้อนมากขึ้น อาจจะลองทำ Flowchart ก่อน เพื่อให้เห็นภาพได้ชัดเจนมากขึ้น

7 โปรแกรมทำ Flowchart ฟรี ที่น่าดาวน์โหลดมาใช้

• https://tips.thaiware.com/1119.html

5. ทำแผนภูมิแกนต์ (Create Gantt Chart)

เมื่อแผนทุกอย่างเป็นรูปเป็นร่าง ก็ได้เวลาจำลองภาพแผนไทม์ไลน์ ให้โปรเจคของเราออกมา ซึ่งก็มีเครื่องมืออยู่หลายชนิดที่นิยมใช้งานกัน แต่ที่ได้รับความนิยมมากที่สุด คือ แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart)

แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) สามารถช่วยให้มองเห็นภาพรวมของโปรเจคได้อย่างชัดเจน และเข้าใจง่าย วันที่เริ่ม, วันที่จบ, จุดบอกความคืบหน้าของงาน (Milestones) ฯลฯ โดยแผนภูมิแกนต์ควรทำให้สามารถอัปเดต และปรับแต่งข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ด้วย

ภาพจาก : https://www.freepik.com/free-vector/gantt-chart-flat-design_9925717.htm

6. แบ่งปันแผนไทม์ไลน์ของโปรเจคให้ทุกคนในทีม
(Share Project Timeline to all People in the Team)

หลังจากวางแผนไทม์ไลน์ หรือ บริหารโครงการ (Project Management) ให้เสร็จเป็นที่เรียบร้อยแล้ว อย่าลืมแบ่งปันแผนให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมในโปรเจคได้รับรู้โดยทั่วกันด้วย เพื่อให้ทุกคนเข้าใจความสำคัญ และบทบาทหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบมากขึ้น และพวกเขาอาจจะมีความคิด หรือข้อโต้แย้ง ที่อาจนำมาปรับปรุงแผนการให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิมได้ด้วย

7. ปรับเปลี่ยนแผนเมื่อมีความจำเป็น (Change the Plan if Needed)

แผนที่วางไว้ไม่ใช่กฏที่ห้ามแก้ไข มันควรเปลี่ยนแปลง อัปเดตแก้ไขตามสถานการณ์ที่จำเป็นได้ ซึ่งการที่เรามีกรอบเวลาที่ชัดเจน จะช่วยให้คุณมีอำนาจในการเปลี่ยนแปลงกำหนดการ โดยรู้ว่าจะส่งผลกระทบต่องานไหนบ้าง

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญที่ต้องทำเมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนแผน คือ ควรชี้แจงให้ผู้มีส่วนร่วมเข้าใจเหตุผล และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นด้วยในทันทีที่แผนเกิดความเปลี่ยนแปลง

ก็หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้ผู้ต้องรับผิดชอบโปรเจค สามารถวางแผนไทม์ไลน์ หรือ บริหารโครงการ (Project Management) ได้ดียิ่งขึ้นนะครับ