CSV คืออะไร ? มีประโยชน์อย่างไร ? และโปรแกรมอะไรใช้เปิดไฟล์ CSV ได้บ้าง ?

ไฟล์ CSV คืออะไร ? มีประโยชน์อย่างไร ?

แม้จะเป็นชื่อไฟล์ที่คุ้นหน้าคุ้นตากันมานาน แต่ที่มาของชื่อนี้นั้น คืออะไร ? แล้ว ไฟล์ CSV คืออะไร ? สามารถพบเจอหรือสร้างขึ้นมาใดที่โปรแกรมอะไร ? ซึ่งเรื่องน่ารู้ของไฟล์ CSV นั้น มีมากกว่าที่คุณคิดเลยล่ะ

ไฟล์ CSV คืออะไร ?

ไฟล์ CSV ย่อมาจากคำว่า "A Comma-Separated Values" แปลว่า ไฟล์ค่าที่มีเครื่องหมายจุลภาคคั่นในแต่ละบรรทัด แต่จะแปลแบบนี้ก็งงเกินไป ซึ่งหลายคนน่าจะเคยเห็นสกุลไฟล์ .csv บนโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งการแสดงข้อมูลจากไฟล์ CSV จะมีลักษณะเป็นตารางของโปรแกรมสเปรดชีท (Spreadsheet) ในรูปแบบข้อความแทน เพื่อให้ทำงาน แก้ไขข้อมูลง่ายขึ้น แต่จริง ๆ แล้ว ค่าต่าง ๆ ในไฟล์ CSV ยังมีตัวแบ่งบรรทัด (CRLF) ร่วมด้วย หรือบางครั้งเครื่องหมายที่ใช้คั่นเป็นเครื่องหมายเซมิโคลอน (;) แทน

หากใครที่เคยเจอปัญหาการเปิดไฟล์ CSV ทำงานแล้วพบว่าทำให้คอมพิวเตอร์ค้าง หน่วง นั่นเกิดจากการที่คอมพิวเตอร์อ่านค่าข้อมูลที่ถูกคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคนั่นเอง หากยิ่งเป็นไฟล์ CSV ที่มีทั้งจำนวนข้อมูลและแท็บ (Tab) จำนวนมาก ก็ยิ่งทำให้ระยะเวลาในการเปิดไฟล์มากขึ้นไปอีก

ลักษณะของไฟล์ CSV เป็นอย่างไร ?

ถ้าสังเกตง่าย ๆ เรามักจะพบไฟล์ CSV ในโปรแกรม Microsoft Excel ที่แสดงผลเป็นตารางมากมาย นอกจากไฟล์ที่ถูกแบ่งตามช่องตารางแล้ว ข้อมูลส่วนใหญ่ที่อยู่ในรูปแบบ CSV มักจะเป็นข้อมูลที่เป็นรายการ ตารางแสดงค่าต่าง ๆ ตามตัวอย่างต่อไปนี้

โดยข้อมูลทั้งหมดนี้ มีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกันคือ จะมีแถว (Row) แนวนอนที่ระบุหัวข้อ หมวดหมู่ของข้อมูลนั้น ๆ ส่วนคอลัมน์ (Column) แนวตั้งที่ระบุ อย่างเช่นชื่อสินค้า ความจุ สีของสินค้าแต่ละแบบ ซึ่งแต่ละช่องในโปรแกรมเปิดไฟล์ CSV จะมีเลขแถวและตัวอักษรระบุคอลัมน์ เพื่อระบุช่องเซลล์ (Cell) เพื่อค้นหาข้อมูลหรือใส่สูตรคำนวณให้ถูกต้องได้

ไฟล์ CSV นำไปใช้ทำอะไรบ้าง ?

สำหรับไฟล์ CSV นั้น ถูกนำมาใช้จัดการข้อมูลเป็นส่วนใหญ่ หลายคนอาจคุ้นเคยว่าไฟล์ CSV จะอยู่ในสายงานบัญชี การเงิน แต่จริง ๆ แล้ว ไฟล์ CSV อยู่ในทุกสายงานที่ต้องใช้ข้อมูลจำนวนมากและมีการคิดคำนวณ เช่น คำนวณต้นทุนในการดำเนินธุรกิจ, คำนวณค่าต่าง ๆ ในการทดลองวิทยาศาสตร์ ฯลฯ

แต่ถ้าเป็นชีวิตประจำวันทั่วไป ไฟล์ CSV มักเป็นไฟล์ที่ได้จากการ Back Up ข้อมูลจากบางโปรแกรม เช่น ข้อมูลรายชื่อและ SMS จากโทรศัพท์มือถือ, บันทึกบทสนทนาจากโปรแกรมแชท, ข้อมูลรายรับรายจ่าย (Statement) จากบางธนาคาร เรียกได้ว่าหากเป็นข้อมูลสำคัญและมีรายละเอียดหลายจุด ก็มักจะมาในรูปแบบไฟล์ CSV เนื่องจากอ่านง่ายกว่าไฟล์รูปแบบอื่น เช่น .doc

นอกจากนี้ บริการอีเมลบางเจ้า เช่น Gmail, Outlook ก็สามารถเพิ่มและแก้ไขไฟล์นัดหมายในรูปแบบ CSV ได้เช่นกัน อย่างเช่น Outlook ใช้วิธีสร้างไฟล์ผ่านโปรแกรม Microsoft Excel แล้วอัปโหลดไฟล์ผ่านบริการเก็บข้อมูลของตัวเองอย่าง OneDrive ส่วน Gmail ก็ใช้ Google Sheets สร้างไฟล์แล้วเพิ่มเข้าไปยัง Google Calendar ได้เลย

ตัวอย่างการใช้ไฟล์ CSV เพื่ออัปเดตนัดหมายในปฏิทินออนไลน์
ภาพจาก : https://support.microsoft.com/th-th/office/สร้างหรือแก้ไขไฟล์-csv-เพื่อนำเข้าลงใน-outlook-4518d70d-8fe9-46ad-94fa-1494247193c7

โปรแกรมที่ใช้สร้าง เปิด และแก้ไขไฟล์ CSV มีอะไรบ้าง ?

ส่วนใครที่เปิดไฟล์ CSV แล้วพบว่ายังไม่มีโปรแกรมใช้งาน เราขอแนะนำให้ลงโปรแกรมที่สร้างและอ่านไฟล์ CSV ติดเครื่องไว้ ซึ่งมีทั้งโปรแกรมติดตั้งและเว็บแอปพลิเคชันออนไลน์ที่เปิดและแก้ไขไฟล์ CSV ได้ในตัว

โปรแกรม Microsoft Excel

ไม่ต้องพูดถึงเลย กับ โปรแกรม Microsoft Excel ถือได้ว่าเป็น โปรแกรมสามัญประจำเครื่องที่คนทำงานต้องมีเอาไว้ ถึงไม่ได้ใช้งานจริงจัง อย่างน้อยก็มีไว้เปิดไฟล์ก็ดี ส่วนใครที่ชำนาญด้านโปรแกรมนี้ขอบอกเลยว่าคุณสุดยอดมาก ๆ เพราะนอกจากการสร้างตารางทั่วไปแล้ว ยังมีสูตรคำนวณที่ช่วยให้การทำงานรวดเร็วขึ้น ไม่ว่าจะแผนกบัญชี จัดซื้อ ฝ่ายขาย หรือใด ๆ ก็ตาม นี่น่าจะเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตการทำงานของคุณเลยก็ว่าได้

ภาพจาก : https://www.microsoft.com/th-th/microsoft-365/blog/2019/02/06/excel-with-microsoft-excel-in-office-365/attachment/2189/

โปรแกรม Apache OpenOffice Calc

อีกหนึ่งโปรแกรมสเปรดชีทฟรีที่ใช้งานง่ายอย่าง Apache OpenOffice Calc มี Template ตารางสำเร็จรูปให้เลือกใช้ มีเครื่องมือให้ครบครัน มีทางลัดสำหรับใส่สูตร คิดคำนวณมากมาย ช่วยให้การทำงานนั้นง่ายขึ้น มีเทคโนโลยี Advanced DataPilot ที่ช่วยดึงข้อมูลดิบจากฐานข้อมูลขององค์กร ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน และแน่นอนว่าเซฟเป็นไฟล์แบบอื่น เช่น .XLSX, .PDF ได้ด้วย หรือจะนำไฟล์ .XLSX จากโปรแกรม Microsoft Excel โปรแกรมนี้ก็รองรับ

ดาวน์โหลดโปรแกรม Apache OpenOffice Calc

• https://software.thaiware.com/3255-Apache-OpenOffice-Download.html

เว็บแอปพลิเคชัน Google Sheets

Google Sheets เป็น เว็บแอปพลิเคชัน (Web Application) ออนไลน์สำหรับเปิดไฟล์ CSV รวมถึงสร้างใหม่ แก้ไข ดาวน์โหลดเป็นไฟล์สกุลอื่นก็ได้ เช่น .xlsx, .ods, .pdf เป็นต้น และใน Google Sheets ยังมีตัวอย่าง Template ให้ใช้งาน ไม่ต้องสร้างตาราง สร้างกราฟให้วุ่นวาย หากใครต้องการวางแผนโครงการใด ๆ, สร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice), สร้างตารางบัญชี ปฏิทิน หรือแม้แต่ตารางเวลา (Schedule) ทาง Google Sheets ก็สามารถช่วยได้

นอกเหนือจากโปรแกรมเหล่านี้ บางบริษัทก็มีโปรแกรมและเว็บแอปพลิเคชัน CRM (Customer Relationship Management) เป็นของตัวเอง ซึ่งส่วนใหญ่จะถูกทำให้รองรับไฟล์ CSV อยู่แล้ว เพื่ออัปโหลดรายชื่อลูกค้าและช่องทางติดต่อเข้าสู่ระบบของโปรแกรมนั้น ๆ

จะเห็นได้ว่า ไฟล์ CSV เป็นไฟล์ที่อยู่คู่ชีวิตการทำงานและชีวิตประจำวันของทุก ๆ คน ไม่ว่าจะทำงานด้านใดก็ตาม ตราบใดที่มีการคำนวณหรืออยู่กับข้อมูลจำนวนมาก ทุกคนก็จะได้เจอกับไฟล์ CSV กันต่อไป