วิธีส่งอีเมล ไม่ให้ถูกบล็อก หรือ กลายเป็นอีเมลสแปม จากระบบของ Gmail

วิธีส่งอีเมล ไม่ให้ถูกบล็อก หรือ กลายเป็นอีเมลสแปม จากระบบของ Gmail

หลายคนน่าจะเคยเจอเหตุการณ์อีเมลสำคัญอยู่ในแท็บ อีเมลขยะ (Junk Mail) หรือสแปม (Spam) หรือส่งอีเมลไป ปลายทางไม่ได้รับ มองไม่เห็นใน กล่องข้อความ (Inbox) เพราะระบบของผู้ให้บริการตีว่าอีเมลฉบับนั้นเป็นอีเมลขยะ อีเมลสแปม แล้วรู้หรือไม่ว่า มีวิธีการแก้ไขปัญหานี้ด้วยนะ ซึ่งวิธีเหล่านี้จะช่วยลดอัตราการส่งอีเมล ช่วยคัดกรองอีเมลสแปม การบล็อกข้อความอันตราย

ข้อมูลเพิ่มเติม : Spam คืออะไร ? มีที่มาจากไหน ? Spam มีกี่ประเภท ? ทำไมเราถึงตกเป็นเป้าหมาย ?

อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ใช้ได้กับผู้รับที่ใช้อีเมลของ Gmail เท่านั้น รวมถึงอีเมลจาก Google Workspace ที่ใช้ในนามองค์กร สถานศึกษาและอื่น ๆ

อีเมลแบบไหน ที่ระบบจะไม่ส่งเข้า Inbox

การที่ระบบของ Gmail คัดกรองอีเมลใด ๆ ว่าเป็นอีเมลขยะนั้น มาจากหลายสาเหตุด้วยกัน เข่น

• หัวข้ออีเมลที่มีลักษณะคล้ายกัน เช่น
  • ข้อความใบเสร็จการซื้อ : receipt@solarmora.com
  • ข้อความส่งเสริมการขาย : deals@solarmora.com
  • ข้อความแจ้งเตือนบัญชี : alert@solarmora.com
• รูปแบบ การจัดวางข้อความของอีเมลชวนให้เข้าใจว่าเป็นสแปม
• อีเมลที่ส่งจากผู้ส่งคนเดิม ๆ ในทุก ๆ วัน หรือในระยะเวลาที่ถี่มาก ๆ
• อีเมลที่ข้อความมีลักษณะคล้ายฟิชชิ่ง
• อีเมลที่มีเนื้อหาหลากหลายจนเกินไป เช่น อีเมลที่มีทั้งโปรโมชันส่งเสริมการขาย ใบเสร็จรับเงิน และรายละเอียดอื่น ๆ ในฉบับเดียว

วิธีส่งอีเมลที่ไม่ถูกคัดกรองว่าเป็นสแปม (Bulk Sender Guidelines)

หากต้องการให้อีเมลของคุณไม่ตกหล่นหรือกลายเป็นอีเมลขยะสำหรับผู้รับ มีวิธีการป้องกันและแก้ไขที่น่าสนใจ ซึ่งวิธีเหล่านั้นไม่ใช่แค่การเขียน การจัดการเนื้อหาอีเมลให้ตรงประเด็นหรือเป็นระเบียบ แต่ยังมีการตั้งค่าขั้นสูงอื่น ๆ ร่วมด้วย

เช็คสถานะเว็บไซต์ผู้ส่งอีเมล (Safe Browsing)

ปัญหานี้ไม่ได้เกิดจากฝากผู้รับเพียงอย่างเดียว แต่ผู้ส่งอีเมลก็ต้องเช็คด้วยว่าเว็บไซต์ของตัวเองนั้นมีความปลอดภัยไหม สถานะของโดเมนยังเป็นโดเมนที่มีคุณภาพอยู่หรือเปล่า ? แล้วจะทราบได้อย่างไร ? ให้นำ URL เว็บไซต์ของคุณไปตรวจสอบที่ transparencyreport.google.com หากโดเมนยังมีความปลอดภัยก็อุ่นใจ แต่ถ้าพบปัญหาใด ๆ ก็จะได้แก้ปัญหากันอีกที

ตัวอย่างการเช็คความปลอดภัยของเว็บไซต์

ตั้งค่า Google Workspace กับโฮสต์ DNS

สำหรับผู้ที่ใช้อีเมลขององค์กรผ่าน Google Workspace มีวิธีแก้ไขที่เรียกว่า "การอัปเดตระเบียน DNS" (Reverse DNS lookup) เป็นการยืนยันโดเมนเนมที่อยู่ในโฮสต์ของโดเมนเนมนั้น ๆ รวมถึงการสมัครและตั้งค่าอีเมลใน Google Workspace หากโฮสต์เจ้าของโดเมนนั้นไม่อนุญาตให้สร้างระเบียน DNS ก็จะต้องสมัครใช้งานโฮสต์บุคคลที่สาม หรือ (3rd-party Host) เช่น ClouDNS.net เพิ่มเติม

ขั้นตอนการอัปเดตระเบียน DNS

1. สร้างบัญชี ClouDNS
2. คัดลอกระเบียน DNS ไปยัง ClouDNS
3. เปลี่ยนระเบียน NS ในโฮสต์ของโดเมน
4. ยืนยันโดเมนของคุณกับ Google Workspace
5. ตั้งค่าอีเมลของ Google Workspace

สามารถอ่านขั้นตอนอย่างละเอียดได้ที่ support.google.com

อีเมล 1 ฉบับ ควรมีแค่ 1 เรื่องหลัก ๆ

ข้อนี้ส่วนใหญ่จะไม่ค่อยพบเห็นมากนัก แต่ก็น่าจะมีเหมือนกัน อีเมลที่รวบรวมเนื้อหาที่แตกต่างกันมาก ๆ ไว้ในอีเมลฉบับเดียว เช่น อีเมลใบเสร็จรับเงินที่แนบโปรโมชันจัดหนักมาด้วย ทางที่ดี อีเมลแต่ละฉบับควรจำกัดเนื้อหา 1 หัวข้อหลัก ๆ ไปเลย เช่น อีเมลใบเสร็จรับเงิน ก็มีข้อมูลเรื่องการซื้อขายอย่างเดียว, อีเมลจดหมายข่าว (Newsletter) ก็ควรมีแต่การอัปเดตข่าวสาร หรืออีเมลส่งเสริมการขาย ก็จัดโปรโมชันมาแบบหนัก ๆ ไปเลย

ตัวอย่างอีเมลจดหมายข่าวของโปรแกรม Movavi แนะนำวิดีโอใหม่ล่าสุดใน YouTube Channel ซึ่งมีหัวข้อวิดีโอที่น่าสนใจ

นอกจากนี้ อีกวิธีหนึ่งที่พอช่วยได้ นั่นก็คือ แยกที่อยู่อีเมลเพื่อการส่งอีเมลหมวดต่าง ๆ โดยเฉพาะไปเลย เมื่อส่งอีเมลโปรโมชันก็ใช้ที่อยู่นึง อีเมลที่ใช้ปิดการขาย ส่งใบเสร็จรับเงินก็เป็นอีกที่อยู่นึง จะได้แยกการใช้งานให้เป็นระเบียบไปเลย

ส่งอีเมลตอบกลับผู้ส่งบ้าง

หากอีเมลจากใคร ถูกส่งไปแล้วปลายทางไม่ได้รับบ่อย ๆ นอกจากการคัดกรองอีเมลไปยังกล่องข้อความ (Inbox) แล้ว อย่างน้อยทั้งผู้รับและผู้ส่งควรจะสื่อสารหรือตอบกลับอีเมลบ้าง (หากรู้จักกันหรือติดต่องานด้วยกัน) เพื่อให้ระบบเห็นว่าผู้ใช้อีเมลรายไหนบ้างที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน และคัดกรองว่าผู้ใช้งานที่มีรายชื่อใน Contact ของผู้ใช้ และการตอบโต้ผ่านอีเมลนั้นไม่ใช่อีเมลสแปม

อย่างไรก็ตาม อีเมลบางฉบับอาจถูกระบบคัดกรองว่าเป็นสแปมอยู่ดี ซึ่งผู้รับอีเมลก็ตองคอยเช็คที่แท็บอีเมลขยะ (Junk Mail หรือ Spam) และคัดเลือกอีเมลด้วยตัวเองว่านี่ไม่ใช่อีเมลอันตราย แต่ถ้าเป็นอีเมลที่ส่งซ้ำ ๆ ถี่มาก ๆ ยกตัวอย่างของผู้เขียนที่สั่งสินค้าจากแอปพลิเคชันสีส้มเป็นประจำ (ฮ่า ๆ ๆ) อีเมลแจ้งเตือนว่าสินค้าส่งถึงมือลูกค้าแล้ว จะอยู่ใน Spam เป็นประจำ แม้จะติ๊กถูกซ้ำแล้วซ้ำเล่าว่านี่ไม่ใช่อีเมลขยะ แต่อีเมลเหล่านี้ก็ยังถูกส่งมาที่ Spam แทนที่จะส่งไป Inbox เหมือนเดิม

เชิญชวนให้ผู้รับทำการ Unsubscribe อีเมล

อย่าเพิ่งตกใจว่าจะให้ผู้รับอีเมล (เช่น กลุ่มลูกค้าที่สมัครสมาชิกหรือเคยซื้อสินค้าจากแบรนด์ของคุณ) ยกเลิกการรับอีเมลทำไม หากผู้รับไม่ต้องการอีเมลจากแบรนด์ของคุณอีกแล้ว ก็ไม่ต้องเสียเวลามาลบอีเมลบ่อย ๆ อีกทั้งยังช่วยเพิ่มอัตราการเปิดอ่าน อัตราการคลิกผ่าน (Click-Through Rates) และประสิทธิภาพในการส่งข้อความจากผู้ส่งให้มากขึ้นอีกด้วย ซึ่งการทำให้ผู้ใช้ Unsubscribe อีเมลได้ง่ายขึ้น มีดังนี้

• ใส่ลิงก์ยกเลิกการสมัครรับอีเมลที่ชัดเจน เช่น ส่วนท้ายของอีเมล ใช้ตัวอักษรขนาดกลาง
• อนุญาตให้ผู้รับยกเลิกการสมัครรับอีเมลทีละรายการหรือทุกรายการได้ในคราวเดียว
• ยกเลิกการสมัครรับอีเมลให้กับผู้รับที่มีอีเมลตีกลับหลายรายการโดยอัตโนมัติ
• ส่งอีเมลยืนยันไปยังผู้รับเป็นระยะๆ เพื่อตรวจสอบว่าผู้รับยังคงต้องการรับอีเมลอยู่หรือไม่

ตัวอย่างการ Unsubscribe อีเมลที่ไม่ต้องการ ส่วนใหญ่จะเป็นการคลิกลิงก์ไปยังหน้าเว็บไซต์ที่จะสอบถามเหตุผลเล็กน้อยก่อนยกเลิก หรืออีเมลจากบางเว็บไซต์ก็จะมีตัวเลือกอื่น ๆ ให้เลือกแทนที่การยกเลิกรับอีเมล เช่น รับเฉพาะอีเมลใบเสร็จรับเงิน อีเมลจดหมายข่าว เป็นต้น

อย่าส่งอีเมลที่เสี่ยงต่อการเป็นมิจฉาชีพ

เชื่อว่าวิธีนี้คงไม่มีใครทำอยู่แล้ว แต่ก็อาจมีคนที่เล่นอะไรแผลง ๆ หรือสุ่มเสี่ยง อย่างเช่นการเขียนอีเมลที่ข้อความเสี่ยงต่อการเป็นมิจฉาชีพ หรือใส่ลิงก์ฟิชชิ่งลงไปในอีเมล หากระบบตรวจเจอ ชื่อโดเมนของคุณก็จะมีประวัติว่าเป็นมิจฉาชีพหรือเสี่ยงที่จะเป็นอันตรายในโลกออนไลน์นั่นเอง

ภาพจาก : https://templates.mailchimp.com/development/testing-emails/

หรือองค์กรใดที่ต้องการทดสอบก่อนส่งอีเมล ขอแนะนำว่าให้ใช้แพลตฟอร์มสำหรับส่งอีเมลโดยเฉพาะ เนื่องจากแพลตฟอร์มส่วนใหญ่สามารถพรีวิวตัวอย่างอีเมลก่อนส่งได้ หากระบบตรวจเจอว่าเนื้อหาอีเมลนั้นเสี่ยงต่อการถูกบล็อก ก็เป็นอีกเหตุผลที่โดเมนจะถูกหมายหัวจากระบบนั่นเอง