วิธีกู้งานที่ลืมเซฟบันทึกในโปรแกรม Microsoft Word

วิธีกู้งานที่ลืมเซฟในโปรแกรม Microsoft Word

อุบัติเหตุในคอมพิวเตอร์มักเกิดขึ้นได้เสมอ บางครั้งเวลาพิมพ์งานเอกสารอยู่ โดยเฉพาะในโปรแกรม Microsoft Word หลายคนอาจเคยเผลอไปปิดโปรแกรมโดยไม่ได้ตั้งใจและไม่ได้กดบันทึก บ้างคอมพิวเตอร์ก็เล่นตลกกับคุณด้วยการดับไปเฉย ๆ หรือขึ้นจอฟ้าจนทำให้งานของคุณหายไปในพริบตา

อย่างไรก็ตามบางคนอาจทราบหรือไม่ทราบมาก่อนว่าโปรแกรม Microsoft Office เวอร์ชัน 2010 ขึ้นไปจนถึงชุดโปรแกรมออฟฟิศใน ผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 สามารถช่วยให้คุณกู้ข้อมูลเอกสารที่ไม่ได้ถูกบันทึกเอาไว้ได้ด้วย "ฟีเจอร์ AutoRecover" ไม่ว่าคุณจะลืมกดบันทึก คอมขึ้นจอฟ้า หรือ เพื่อนเดินเตะปลั๊กจนคอมดับ ฟีเจอร์นี้ก็สามารถช่วยให้คุณกู้ข้อมูลงานที่ไม่ได้ถูกบันทึกกลับมาได้อย่างง่ายดาย

วิธีกู้ข้อมูลไฟล์เอกสาร Microsoft Word ที่ไม่ได้ถูกบันทึกแบบอัตโนมัติ (Automatic)

ก่อนอื่น โปรดทราบว่าตั้งแต่โปรแกรม Microsoft Office 2013 เป็นต้นไป "ฟีเจอร์ AutoRecover" จะมีการอัปเกรดให้ใช้งานง่ายขึ้น มันสามารถกู้เอกสารล่าสุดของคุณที่ไม่ได้เซฟให้แบบอัตโนมัติได้เลย ซึ่งวิธีก็คือคุณแค่ต้องเปิดโปรแกรมขึ้นมาหลังจากที่มีการปิดไปโดยยังไม่ได้ถูกบันทึก และไฟล์เหล่านั้นก็จะปรากฏอยู่ด้านซ้ายของโปรแกรมให้คุณเปิดขึ้นมาทำงานต่อได้ ตามภาพด้านล่าง

ภาพจาก : https://www.makeuseof.com/tag/recover-unsaved-ms-word-2010-document-seconds/

วิธีกู้ข้อมูลไฟล์เอกสาร Microsoft Word ที่ไม่ได้ถูกบันทึกแบบกดเอง (Manual)

หากโปรแกรม Microsoft Office ของคุณยังอยู่ในเวอร์ชัน 2010 หรือมีกรณีที่เปิดโปรแกรมแล้ว "ฟีเจอร์ AutoRecover" มันไม่ยอมทำงานให้ คุณสามารถทำตามวิธีด้านล่างนี้เพื่อกู้ข้อมูลไฟล์ที่ไม่ได้ถูกเซฟบันทึกด้วยตัวเองได้

ตัวอย่างภาพข้างต้นคือไฟล์เอกสารที่พิมพ์ข้อมูลไว้ ซึ่งแน่นอนว่าผู้เขียนจะปิดหน้าเอกสารนี้ไปโดยไม่มีการบันทึกข้อมูลใด ๆ ทั้งสิ้น

และเมื่อเริ่มกู้ข้อมูลเราก็ต้องเปิดโปรแกรมขึ้นมาตามปกติ แล้วสร้างเอกสารใหม่ จากนั้นไปที่ "เมนู File → Info → Manage Document" เสร็จแล้วเลือก "หัวข้อ Recover Unsaved Documents"

เมื่อนั้น โปรแกรมจะเปิดข้อมูลเอกสารที่ไม่ได้ถูกบันทึกขึ้นมา คุณสามารถไล่ดูไฟล์ โดยสังเกตจากวันที่และเวลา หรือ ชื่อที่บ่งบอกถึงไฟล์ของคุณ

เลือกได้แล้วให้คลิก "ปุ่ม Open" และคุณจะพบว่าข้อมูลทั้งหมดนั้นกลับมาเหมือนเดิมแล้ว ซึ่งขั้นตอนต่อไปก็ให้กดที่ "Save As" เพื่อบันทึกไฟล์ตามปกติ (ไฟล์เอกสารที่ไม่ได้ถูกบันทึกจะถูกเก็บไว้แค่ 4 วันหลังจากนั้นมันจะถูกลบหายไปตลอดกาล)

หากเปิดไฟล์ไม่ได้หรือมีข้อมูลเสียหาย

สำหรับกรณีที่เราเปิดข้อมูลขึ้นมาไม่ได้ อาจเป็นไปได้ว่าไฟล์หรือข้อมูลมีการเสียหาย ซึ่งคุณสามารถปรับตัวเลือกตอนกำลังกู้ข้อมูลเอกสารโดยเลือกเป็น "ตัวเลือก Open and Repair" เพื่อซ่อมไฟล์ได้ด้วย 

หากโปรแกรมค้นหาไฟล์ไม่เจอ

ถ้ามีกรณี คุณทำตามขั้นตอนด้านบนและค้นหาไฟล์งานที่ต้องการกู้ข้อมูลไม่เจอ ให้คุณลองเปิดมันด้วยตัวเองโดยเข้าไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ดังนี้

• ไปที่ "C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles"
• เจอข้อมูลแล้วให้คลิกขวา และเลือก "ตัวเลือก Open with → Word" 
• เป็นอันเสร็จสิ้น

การตั้งค่าฟีเจอร์ AutoRecover

โดยปกติแล้ว ฟีเจอร์ AutoRecover จะถูกตั้งค่ามาให้ใช้โดยอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องปรับแต่งอะไรก็ได้ แต่ถ้าเกิดว่าอยากให้แน่ใจว่ามันจะทำงานได้ตามวัตถุประสงค์ของคุณก็สามารถเข้าไปปรับแต่งเองได้ โดยไปที่

• "เมนู File → Options → Save"

โดยจะแนะนำการตั้งค่า 2 ส่วนคือ

1. "Save AutoRecover information every .... minutes" : กำหนดเวลาให้ไฟล์ที่บันทึกสำหรับการกู้คืนอัปเดตข้อมูลทุก ๆ กี่นาที 
2. "Keep the last AutoRecovered version if I close without saving" : กำหนดให้ระบบบันทึกข้อมูลล่าสุดสำหรับการกู้คืนทันทีเมื่อเราปิดโปรแกรมโดยไม่ได้บันทึกไฟล์ 

เอาล่ะหลังจากนี้ก็ลองไปตั้งค่ากันดูได้ครับ ทั้งนี้ทั้งนั้นฟีเจอร์ AutoRecover อาจจะมีประโยชน์อย่างมาก แต่การทำงานและขยันบันทึกไฟล์ไว้เสมอก็เป็นการป้องกันที่ดีที่สุด หวังว่าบทความนี้จะช่วยเหลือทุกท่านได้