วิธีใช้ฟังก์ชัน SUBSTITUTE เพื่อแทนที่ข้อมูลเดิมใน โปรแกรม Excel

วิธีใช้ฟังก์ชัน SUBSTITUTE เพื่อแทนที่ข้อมูลเดิมใน Excel

ถ้าหากเราต้องการแทนที่ตัวอักษร, ข้อความ, ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ที่อยู่ภายในเซลล์ (Cell) ของ โปรแกรม Excel หากข้อมูลมีจำนวนไม่มาก เราก็สามารถแก้ไขข้อมูลด้วยตนเองทีละเซลล์ได้โดยไม่เสียเวลามากนัก

แต่ในกรณีถ้าหากเป็นข้อมูลจำนวนมหาศาลที่มีอยู่หลายร้อย หรือหลายพันเซลล์ การใช้ฟังก์ชันที่มีอยู่ใน Excel เข้ามาช่วยก็จะช่วยให้การทำงานประหยัดเวลาไปได้เยอะมาก

โดยฟังก์ชันที่ใช้ในการแทนที่ข้อมูลภายในเซลล์ คือฟังก์ชันที่มีชื่อว่า "SUBSTITUTE" ฟังก์ชันนี้จะมีวิธีการใช้งานอย่างไร ? เราจะมาแนะนำให้คุณผู้อ่านได้ทำความเข้าใจมันในบทความนี้

เราจะใช้ฟังก์ชัน SUBSTITUTE ในสถานการณ์ไหน ?
(Which situation should we use SUBSTITUTE function in excel ?)

โดยปกติแล้วการแทนที่ค่าข้อมูลเดิมภายในเซลล์ โดยทั่วไปคนส่วนใหญ่ก็มักจะใช้ "เมนู Find and Replace" กัน แต่ว่าข้อเสียของวิธีการนี้ คือไม่สามารถกำหนดรายละเอียดได้ จะเป็นการสั่งเป็นข้อมูลทีละเซลล์ หรือเปลี่ยนทั้งหมด ซึ่งในบางสถานการณ์เราอาจจะต้องการเปลี่ยนข้อมูลเฉพาะบางคอลัมม์เท่านั้น

ฟังก์ชัน SUBSTITUTE ก็จะมีประโยชน์ในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว ให้ผู้ใช้สามารถกำหนดเลือกการเปลี่ยนเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้

วิธีใช้ฟังก์ชัน SUBSTITUTE
(How to use SUBSTITUTE function in excel ?)

เรามาเริ่มจากการใช้งานฟังก์ชัน SUBSTITUTE แบบพื้นฐานกันก่อน จากข้อมูลในตารางด้านล่างนี้ ที่เราทดลองสร้างขึ้นมาสาธิต เราจะเปลี่ยนคำว่า "tw" เฉพาะที่อยู่ในคอลัมม์ B ให้เป็น "THAIWARE" ด้วยการใช้ฟังก์ชั่น SUBSTITUTE

สูตรที่ต้องใช้ก็จะเป็น

แทนค่าข้อมูลลงในสูตร ตามโจทย์ของเรา ก็จะออกมาเป็น

• B2 : เซลล์เป้าหมายที่เราต้องการจะแก้ไขข้อมูล
• x : ข้อมูลเดิมที่เราต้องการจะเปลี่ยนค่า ในที่นี้ก็จะเป็นคำว่า "tw"
• newx : ข้อมูลใหม่ที่เราต้องการให้ไปแทนที่ค่าข้อมูลเดิม ในที่นี้ก็จะเป็นคำว่า "THAIWARE"

สูตรก็จะออกมาเป็น ...

ลองนำสูตรไปใส่ในเซลล์ ผลก็จะออกมาดังนี้

วิธีกำหนดตำแหน่งข้อมูลที่จะเปลี่ยน
(How to determine the location of the data to change ?)

ในกรณีที่ภายในเซลล์มีข้อมูลซ้ำกัน มันอาจจะทำให้ผลลัพธ์ที่เราได้จากการใช้ฟังก์ชัน SUBSTITUTE ไม่ได้ผลตรงกับความต้องการ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเดิมเราเป็น "twtwtwtw" แล้วเราต้องการเปลี่ยนแค่ "tw" ชุดแรกให้เป็น "THAIWARE" การใช้สูตร "=SUBSTITUTE(B2,"tw","THAIWARE")" เราจะได้ผลลัพธ์ออกมาเป็นแบบนี้

ดังนั้น หากต้องการเปลี่ยนแค่ข้อมูลภายในเซลล์เพียงตำแหน่งเดียว เราจึงต้องเพิ่มตัวแปรเข้าไปกำหนดตำแหน่งที่จะเปลี่ยนลงในสูตรของเรา ดังนี้

โดยเราต้องการที่จะเปลี่ยนข้อมูลที่ซ้ำกันภายในเซลล์ตำแหน่งไหนก็ใส่ค่าลงไปในสูตรตามลำดับตำแหน่งนั้น ตัวอย่างเช่น หากต้องการเปลี่ยนแค่ "tw" ที่อยู่ลำดับแรก สูตรก็จะเป็น

หรือหากต้องการเปลี่ยน "tw" ที่อยู่ลำดับที่สอง สูตรก็จะเป็น 

ลองใส่สูตรดู ผลลัพธ์ก็จะออกมาดังนี้

ก็ลองนำเทคนิคนี้ไปประยุกต์ใช้งานกันดูนะ หวังว่าจะช่วยให้เพื่อนผู้อ่านทำงานกับ โปรแกรม Excel ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และประหยัดเวลามากยิ่งขึ้น