ดาวน์โหลดโปรแกรมฟรี
Facebook  Twitter  YouTube  News Letter  Rss Feed
ติดตามไทยแวร์ได้ที่นี่
  
THAIWARE.COM | ทิปส์ไอที
 
ส่งทิปส์ไอทีเข้าไทยแวร์ดอทคอม (Submit Tips to Thaiware.com)

ย่นเวลาการทำงานด้วย Microsoft Flow ช่วยทำงานน่าเบื่อแทนผู้ใช้ได้อย่างอัตโนมัติ

เมื่อ :
ผู้เข้าชม : 6,721
เขียนโดย :
ย่นเวลาการทำงานด้วย Microsoft Flow ช่วยทำงานน่าเบื่อแทนผู้ใช้ได้อย่างอัตโนมัติ
0 %E0%B8%A2%E0%B9%88%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%A7%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%97%E0%B8%B3%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%A7%E0%B8%A2+Microsoft+Flow%C2%A0%E0%B8%8A%E0%B9%88%E0%B8%A7%E0%B8%A2%E0%B8%97%E0%B8%B3%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%99%E0%B9%88%E0%B8%B2%E0%B9%80%E0%B8%9A%E0%B8%B7%E0%B9%88%E0%B8%AD%E0%B9%81%E0%B8%97%E0%B8%99%E0%B8%9C%E0%B8%B9%E0%B9%89%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B9%84%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%A2%E0%B9%88%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%AD%E0%B8%B1%E0%B8%95%E0%B9%82%E0%B8%99%E0%B8%A1%E0%B8%B1%E0%B8%95%E0%B8%B4
A- A+

Screen Shot 2559-06-20 at 8

ชาวออฟฟิศอย่างเราๆ เดี๋ยวนี้ในการทำงานก็จะมีการนำ Social Network และบริการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ หรือไอที เข้ามาช่วยในการทำงาน ทั้งด้านการตลาด ช่วยในการขาย ดูแลลูกค้า บอกข่าว ประชาสัมพันธ์ เก็บ database ฐานข้อมูลลูกค้า ทำ CRM เพื่อมัดใจลูกค้าทำให้เราต้องใช้หลายบริการ ซึ่งแต่ละบริการอาจไม่มีการเชื่อมโยงกัน ทำให้เราเสียเวลาในการทำงานมาก แต่ เราสามารถนำบริการ Automation Service มาช่วยลดขั้นตอนในการทำงานได้

Screen Shot 2559-06-22 at 4

บทความนี้ เราจะพูดถึง วิธีการอำนวยความสะดวกในการทำงานด้วย Automation Service บน Microsoft Flow โดยเครื่องมือ Microsoft Flow: Automated Workflow & Task Automation เป็นเครื่องมือ ฟรี แต่มีข้อแม้คือต้องใช้อีเมล์บริษัทในการลงทะเบียน แต่เอาจริงๆ แค่ออฟฟิศคุณมีเว็บไซต์ แล้วมีอีเมล์อื่นที่ไม่ใช่อีเมล์ฟรี ก็ใช้งานได้แล้วครับ

Screen Shot 2559-06-22 at 4

ข้อดีของ Microsoft Flow คือ ช่วยให้คุณเชื่อมโยงทุกบริการ Social Network, Online, Web สั่งให้เชื่อมโยง แลกเปลี่ยนข้อมูล แต่ละบริการสามารถพูดคุย สื่อสารกัน ทำงานแทนเรา จากภาพจะเห็นโลโก้บริการต่างๆ ที่เราคุ้นหน้าคุ้นตากันดี ที่บอกว่าสำหรับชาวออฟฟิศก็เพราะมี Slack, Saleforce, SQL, SharePoint ให้เชื่อมโยงได้ด้วย 

ในบางบริการนั้น จำเป็นจะต้องใช้ความรู้เทคนิคด้านไอทีนิดนึง บางบริการ พนักงานออฟฟิศ อาจจะต้องติดต่อแผนกไอที เพื่อขอความช่วยเหลือ เพราะมีการไปผูกกับระบบหลังบ้านอย่าง SharePoint หรือบริการหลังบ้านอื่นๆ นอกจากนี้ ฝ่ายไอทีที่อ่านอยู่ นำไปลองใช้ในบริษัทก็ได้


Automated Workflow & Task Automation คืออะไร

ก่อนหน้านี้ หลายๆคนน่าจะเคยได้ยิน ได้เห็นแอปแนว Automation Service อย่าง IFTTT กันบ้างแล้ว เป็นแอปแนว If This, Then That หรือถ้าแปลเป็นภาษาไทย คือ ถ้า ... ให้ ... ต่อ เช่น อัพโหลดภาพบน Facebook แล้วให้อัพโหลดภาพ Backup ขนาดเต็มไว้บน Dropbox เป็นต้น (เราอัพรูปบน Facebook ครั้งเดียว แล้วแอปจัดการอัพรูปบน Dropbox ให้เราเองโดยอัตโนมัติ) หรือถ้าเป็นการทำงานของแผนกการตลาด เช่น มีเหตุการณ์ดราม่าบนโลกออนไลน์ ก็ตรวจสอบและจับ Keyword ชื่อแบรนด์ แล้วส่งข้อมูลให้ทั้งทีมที่เกี่ยวข้อง ทราบผ่านอีเมล์ และ SMS เป็นต้น

ในบทความนี้เราจะเน้นที่การทำงานออฟฟิศเป็นหลัก รวมไปถึงคนที่ดูแล Digital Marketing, Social Media Marketing น่าจะนำไปใช้ได้ในบางบริการ ส่วนแผนกไอทีก็นำไปใช้ได้ เจ้านายก็อ่านได้นะครับ

Screen Shot 2559-06-22 at 4
ภาพนี้ น่าจะทำให้คุณเข้าใจเรื่อง Automated Workflow & Task Automation ได้ดีขึ้น


เริ่มกันเลย

เราจะมายกตัวอย่างการใช้งานเบื้องต้น ที่สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับบริการอื่นๆ ที่มีให้เลือกมากมายบน Microsoft Flow ครับ

ขั้นแรก สมัครบริการด้วยอีเมล์บริษัทจะมีอีเมล์ส่งไป เราก็กดยืนยันจากอีเมล์บริษัทของเรา ใช้งานได้ฟรี โดยจะมีให้เรากำหนด Flow ที่สร้างใหม่ หรือ Template ที่แนะนำ โดยผมยกตัวอย่างที่ชาวออฟฟิศทั่วไปทำได้

Screen Shot 2559-06-22 at 4

ถ้าคุณทำงานออฟฟิศ​แล้วมีการใช้บริการ Wunderlist เป็นบริการ To-do list ที่ช่วยจัดระเบียบงานให้เรา หากมีอีเมล์สำคัญ ก็ป้อนรายละเอียดใส่ Wunderlist ได้เลย

Screen Shot 2559-06-22 at 4

ส่วนอันนี้เข้าท่าครับ ถ้าคุณใช้ Office 365 แล้วมีอีเมล์จากหัวหน้าคุณ มันจะเด้งเตือนเป็น Push Notification ทุกเมล์หัวหน้าจะเด้งเตือน ทำให้ไม่พลาดอีเมล์

วิธีการใช้งานคือ ผูกบริการทั้ง 2 ฝั่ง แล้วกำหนดเงื่อนไข Flow ยกตัวอย่าง Wunderlist เงื่อนไขคือ อีเมล์สำคัญเข้ามา ใส่งานใน To-do list บน Wunderlist (เราจะต้องมีบัญชี E-Mail และ Wunderlist ด้วย)

Screen Shot 2559-06-22 at 5

เลือกสร้าง Flow หรือเลือกจาก Template ก็ได้ ตัวอย่างในบทความนี้ เลือก Template สร้าง To-to list บน Wunderlist จากอีเมล์สำคัญ กดที่ Use this template จากนั้นเชื่อมโยงบริการอีเมล์และ Wunderlist เข้าด้วยกัน

link-wunderlist

ป้อน user / password ของบริษัทอีเมล์และ Wunderlist เพื่อผูกในขั้นแรก แล้วกำหนด Rules หรือเงื่อนไข If this ... then that

สไลด์รูปภาพ

 Screen Shot 2559-06-22 at 5Screen Shot 2559-06-22 at 5

จากนั้นก็ทำการกำหนดเงื่อนไขว่า อีเมล์ใหม่ หรือกำหนดชื่ออีเมล์ หรือกำหนดชื่ออีเมล์เลยว่าอีเมล์ไหนสำคัญ เช่น ระดับหัวหน้า

 Screen Shot 2559-06-22 at 5

ฝั่ง Wunderlist เราก็พิมพ์ Wunderlist แล้วเลือก Create a task เพราะเราต้องการให้สร้าง Task บน Wunderlist นั่นเอง

Screen Shot 2559-06-22 at 5

เรากำหนดว่า อีเมล์จากหัวหน้า เป็นอีเมล์สำคัญ โดยกำหนดเงื่อนไขว่า ถ้ามีคำว่า Urgent, ด่วน กำหนดเงื่อนไขให้ทำ Wunderlist Task

rules

เมื่อมีข้อความอีเมล์ไหน ที่ตรงตามที่เรากำหนดเงื่อนไขไว้ อย่างเช่น อีเมล์จากหัวหน้า, มีคำว่า Urgent, ด่วน ก็จะ Automated สร้าง Task บน Wunderlist ให้เราโดยอัตโนมัติ

อีก Flow นึงที่น่าสนใจสำหรับทุกคน และยิ่งมีประโยชน์กับนักการตลาด คือการแจ้งเตือนเมื่อมีบล็อกโปรดตอนใหม่

Screen Shot 2559-06-22 at 5

วิธีการก็เหมือนกันคือผูกและเชื่อมโยงบัญชี กำหนดเงื่อนไข

Screen Shot 2559-06-22 at 5

Screen Shot 2559-06-22 at 6

ขั้นแรกให้เข้าเว็บหรือบล็อกโปรด ไปหา link RSS ก่อน ผมเข้า thaiware.com ดูโลโก้ RSS คัดลอก URL มาใส่บน Microsoft Flow

Screen Shot 2559-06-22 at 6

เมื่อกำหนดเงื่อนไขเรียบร้อยแล้ว เราจะได้ Flow ที่แจ้งเตือนเราทุกครั้งที่มีบล็อกตอนล่าสุด

Screen Shot 2559-06-22 at 6

เหมาะกับนักการตลาดที่ต้องการติดตามข่าวสารต่างๆ ไม่พลาดทุกบทความ

Screen Shot 2559-06-22 at 6

ถ้าเป็นการใช้งานส่วนตัว หากใช้ Facebook และ Twitter เมื่อทวิตบน Twitter แล้วต้องใช้ข้อความเดียวกัน หรือแนวๆ เดียวกันมาโพสต์บน Facebook ถ้าข้อมูลเหมือนกัน เชื่อม Twitter กับ Facebook ไว้ด้วยกันได้

แทนที่จะเปิด Twitter 1 ครั้งเพื่อโพสต์ แล้ว Copy ข้อความเดียวกันเพื่อโพสต์บน Facebook ด้วย ทำให้เราย่นเวลาที่ต้องโพสต์หลาย Social ลง แต่สำหรับนักการตลาด ไม่แนะนำให้ทำแบบนี้เพราะถ้าอยากได้ Engagement ข้อความบน Twitter จะเป็นคนละแนวกับ Facebook

นอกจากนี้หาหากใครมี Twitter อยากทวิตข้อความบน Twitter แล้วให้เซฟบน Excel เพื่อทำ Report ประจำสัปดาห์ ประจำเดือนได้ หรือไม่มีเวลาติดตาม twitter ก็สามารถอ่านย้อนหลังเป็นสรุปได้บน Excel

สไลด์รูปภาพ

 Screen Shot 2559-06-24 at 7excelbook

วิธีการก็คือ สร้างไฟล์ Excel ไว้บน OneDrive ซึ่งเป็นบริการ Online ของ Office จากนั้นผูก
บริการ Twitter เข้ากับ Excel (Online) โดยกำหนดให้ Twitter ที่มีคำว่า Thaiware บันทึกลงบน Excel ที่เราสร้างขึ้นมาบน OneDrive หากมีข้อความบน Twitter ที่มีเงื่อนไขตรงกับที่เรากำหนดจะถูกบันทึกบน Excel ให้เราโดยอัตโนมัติ

สไลด์รูปภาพ

 twitter-to-excel-accounttwitter-to-excel-flow


อัพรูปบน Dropbox แล้วเซฟใน OneDrive

dropbox-onedrive

เรากำหนดได้ว่าถ้ามีการอัพโหลดไฟล์บนโฟลเดอร์ไหนบน Dropbox จะให้คัดลอกไว้บนโฟลเดอร์ไหนบน OneDrive อันนี้จะใช้ในการส่งงานหรือแชร์ไฟล์ข้ามแผนกก็ได้ ไม่ต้องส่งเมล์ CC เยอะมากมาย แถมเมลล์เต็มอีกต่างหาก

dropbox-copy-onedrive


สรุป

จากที่ยกตัวอย่างไปข้างต้น ชาวออฟฟิศ สามารถนำ Flow ต่างๆ มาใช้ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเริ่มจากของฟรีก่อน หรืออาจจะให้แผนกไอทีลองใช้ก่อน และหากต้องการความสามารถเพิ่มเติม นอกจาก Microsoft Flow ซึ่งตอนนี้เป็นตัว preview ให้บริการฟรีแล้ว ยังมีบริการอื่นอย่าง Zapier ไม่ต้องใช้อีเมล์บริษัท สมัครแล้วใช้ฟรี 14 วัน จากนั้นต้องเสียเงิน We Wired Web เป็น Free Trial ทดลองใช้ เริ่มต้นเดือนละ 5$ ปีละ 60$ เราสามารถทดลองใช้บริการที่เหมาะกับบริษัทเราได้ ก็ลองใช้ช่วงฟรีให้หมดทุกอัน

แต่ข้อจำกัด ของบริการ Webapp-Automation Service เท่าที่สำรวจดู ส่วนใหญ่มักจะไม่มี แอปบนมือถือ แต่จะเป็น Web-based Service ใช้งานบนเบราวเซอร์เท่านั้น

ลองนำ Flow เหล่านี้มาช่วยในการทำงานให้สะดวกและประหยัดเวลามากขึ้น มีหลาย Flow น่าสนใจครับ โอกาสหน้าจะแนะนำเครื่องมือในการทำงานอื่นๆ คอยติดตามกันครับ


อ่านข้อมูล Microsoft Flow เพิ่มเติม https://flow.microsoft.com/en-us/blog/welcome-to-microsoft-flow/ และ https://flow.microsoft.com/en-us/documentation/getting-started/



0 %E0%B8%A2%E0%B9%88%E0%B8%99%E0%B9%80%E0%B8%A7%E0%B8%A5%E0%B8%B2%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%97%E0%B8%B3%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%A7%E0%B8%A2+Microsoft+Flow%C2%A0%E0%B8%8A%E0%B9%88%E0%B8%A7%E0%B8%A2%E0%B8%97%E0%B8%B3%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%99%E0%B9%88%E0%B8%B2%E0%B9%80%E0%B8%9A%E0%B8%B7%E0%B9%88%E0%B8%AD%E0%B9%81%E0%B8%97%E0%B8%99%E0%B8%9C%E0%B8%B9%E0%B9%89%E0%B9%83%E0%B8%8A%E0%B9%89%E0%B9%84%E0%B8%94%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%A2%E0%B9%88%E0%B8%B2%E0%B8%87%E0%B8%AD%E0%B8%B1%E0%B8%95%E0%B9%82%E0%B8%99%E0%B8%A1%E0%B8%B1%E0%B8%95%E0%B8%B4
แบ่งปันหน้าเว็บนี้ผ่าน URL :
Keyword คำสำคัญ »
เขียนโดย
    สมาชิก
 
 
 
 

ทิปส์ไอทีที่เกี่ยวข้อง

 
`

 

แสดงความคิดเห็น

 

แผนผังเว็บไซต์ (XML Sitemap)
Thaiware Communication Co.,Ltd.

Copyright Notice

Creative Commons Attribution 3.0
Copyright 1999-2019

Thaiware.com is owned and operated by
Thaiware Communication Co., Ltd.