การเก็บไฟล์ออฟไลน์ (Offline Storage) ดีกว่า เก็บไฟล์ออนไลน์ (Cloud Storage) อย่างไร ?

เก็บไฟล์ออฟไลน์ (Offline Storage) ดีกว่า เก็บไฟล์ออนไลน์ (Cloud Storage) อย่างไร ?

จากการเก็บข้อมูลในรูปแบบของอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่มีพัฒนาการขึ้นมากันอย่างต่อเนื่องจากในอดีต นับตั้งแต่ แผ่นฟลอปปี้ดิสก์ (Floppy Disk), แผ่นซีดี (CD), ฮาร์ดดิสก์ (Harddisk) มาจนถึงการเก็บการข้อมูลขึ้นการเก็บข้อมูลบนคลาวด์ (Cloud Storage) ที่ทำให้เราได้รับความสะดวกสบายในการเก็บข้อมูล เพราะสามารถเรียกข้อมูลได้ตลอดเวลาตราบเท่าที่เราเชื่อมต่อกับ อินเตอร์เน็ต (Internet) แต่ถ้าวันใด เกิดมีปัญหาอินเตอร์เน็ตขัดข้อง หรือเครือข่ายล่มขึ้นมาล่ะ ?

ปัญหาอินเตอร์เน็ตขัดข้อง คือหนึ่งในสาเหตุที่ การฝากข้อมูลแบบออฟไลน์ยังคงมีข้อได้เปรียบเหนือกว่าการฝากข้อมูลแบบออนไลน์ หรือฝากผ่านระบบคลาวด์ และนอกจากข้อได้เปรียบที่ว่าแล้ว การฝากข้อมูลแบบออฟไลน์จะมีข้อดีอะไรอีกบ้างที่ทำให้เราควรย้ายข้อมูลมาฝากแบบออฟไลน์แทน ไปดูกัน

รูปแบบการเก็บข้อมูล
(Types of Data Storage)

จากที่เราได้พูดถึงการเก็บข้อมูลไปบ้างแล้ว จะเห็นได้ว่าเราสามารถแบ่งรูปแบบการเก็บข้อมูลออกได้เป็นสองประเภทใหญ่ ๆ ได้แก่ การเก็บไฟล์แบบออนไลน์ และแบบออฟไลน์

เครดิตรูปภาพ : https://kripeshadwani.com/cloud-storage-vs-local-storage/

การเก็บไฟล์ออนไลน์ คืออะไร ?

การเก็บไฟล์ออนไลน์ คือการเก็บไฟล์บนคลาวด์ หรือ Cloud Storage ที่เป็นประโยชน์อย่างมากในยุคปัจจุบันที่ทุกคนสามารถเข้าถึงอินเตอร์เน็ตได้ง่ายเพียงแค่ปลายนิ้ว และยิ่งมีประโยชน์มากยิ่งขึ้นในช่วงที่เกิดโรคระบาดจนทำให้ประเทศต่าง ๆ ต้องประกาศให้พนักงานบริษัทและบรรดาลูกจ้าง ทำงานในรูปแบบ ทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) เพราะทำให้งานของแต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ยังคงสามารถเดินหน้าต่อไปได้จากการเข้าถึงไฟล์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการทำงาน

การเก็บไฟล์ออฟไลน์ คืออะไร ?

การเก็บไฟล์ออฟไลน์ คือการเก็บไฟล์ใส่ลงในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่เรารู้จักและคุ้นเคยกันอยู่แล้ว เช่น แฟลชไดรฟ์, ฮาร์ดดิสก์, แผ่นซีดี, ฯลฯ ซึ่งการเก็บไฟล์วิธีนี้ แน่นอนว่าผู้อื่นจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลของเราได้ เว้นเสียแต่ว่าเราจะยกอุปกรณ์ที่จัดเก็บข้อมูลนั้น ๆ ให้ไป หรือให้หยิบยืมไปเพื่อเปิดใช้งานไฟล์

เหตุผลที่ควรเปลี่ยนมา เก็บไฟล์ออฟไลน์
(Reasons you should change to Offline Storage)

อันที่จริงแล้ว มีเหตุผลมากมายที่คุณสามารถเลือกที่จะมาเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์แทนออนไลน์ได้ แต่เราจะยกตัวอย่างหลัก ๆ มาคุยให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นกัน

เครดิตรูปภาพ : https://kripeshadwani.com/cloud-storage-vs-local-storage/

ราคา

หากว่ากันด้วยเรื่องของราคา การเปรียบเทียบราคาต่อหน่วยพื้นที่การจัดเก็บที่มีให้ ระหว่างแบบออนไลน์กับออฟไลน์แล้วล่ะก็ การเก็บแบบออฟไลน์นั้นถือว่าถูกกว่ามากในระยะยาว เพราะการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง และถ้ายิ่งเป็นค่ายที่มีชื่อเสียง คุณก็อาจต้องจ่ายค่าเช่าพื้นที่เก็บไฟล์เพิ่มขึ้นไปอีก ดังนั้น หากคุณลงทุนกับอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลดี ๆ สักตัวเพื่อเอามาเก็บไฟล์ข้อมูลที่สำคัญ ๆ แล้วล่ะก็ มันอาจทำให้อายุไฟล์ข้อมูลของคุณ สามารถอยู่ได้ยืนยาวตราบนานเท่านานเลยล่ะ (เท่าที่มันไม่ถูกโจมตีโดยพวกไวรัส, แฮกเกอร์, โทรจัน, หรือปัจจัยภายนอกอื่น ๆ น่ะนะ)

การควบคุม

ด้วยความที่พื้นที่จัดเก็บแบบออฟไลน์ เป็นพื้นที่จัดเก็บที่อยู่ในมือของคุณจริง ๆ ดังนั้น คุณจึงมีสิทธิในการจัดการและเข้าถึงไฟล์ได้อย่างเต็มที่ ตั้งแต่ระดับความปลอดภัยในการจัดเก็บและรักษาข้อมูล ไปจนถึงผู้คนที่คุณจะแชร์ข้อมูลด้วย ทำให้คุณไม่ต้องไปพึ่งพาการรักษาความปลอดภัยจากคนอื่น เพราะคุณจะต้องทำมันเอง

ความคงทนถาวร

พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ไม่ใช่ตัวเลือกที่จะอยู่ได้ถาวรหรือมั่นคงอย่างแน่นอน ส่วนพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ของบริษัท ก็สามารถถูกระเห็จออกไปจากบริษัทของคุณได้ทุกเมื่อถ้าหากมีการเปลี่ยนแปลงแผนบริการหรือเปลี่ยนแปลงค่าใช้จ่ายในด้านนี้ แถมอาจจะต้องเสียเวลาโยกย้ายไฟล์ไปมาหากมีการเปลี่ยนที่จัดเก็บไฟล์กันบ่อย ๆ อีกต่างหาก

การเข้าถึง

การเข้าถึงไฟล์แบบออนไลน์ สามารถทำได้ทั้งผู้ฝากไฟล์และผู้รับไฟล์ แต่ต้องทำบนเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเท่านั้น และต้องการอินเตอร์เน็ตที่มีทั้งความเสถียรและความเร็วสูงสำหรับการถ่ายโอนไฟล์ขนาดใหญ่ หรือรับส่งไฟล์จำนวนมาก ซึ่งถ้าหากว่าคุณต้องใช้งานมันในสถานที่ที่ค่อนข้างกันดาร หรือไม่ค่อยมีสัญญาณอินเตอร์เน็ตขึ้นมาแล้วล่ะก็ จะทำให้เกิดอุปสรรคใหญ่หลวงขึ้นกับการเข้าถึงไฟล์ของคุณในทันที

ประเภทของ อุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ (Types of Offline Storage)

เมื่อคุณต้องการที่จะเปลี่ยนที่จัดเก็บไฟล์ แน่นอนว่าเราจะต้องเตรียมอุปกรณ์สำหรับจัดเก็บข้อมูลรอไว้ให้พร้อม เพื่อให้สามารถถ่ายโอนหรือโยกย้ายข้อมูลต่าง ๆ ได้ทันที เพราะอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ นั้น มีพื้นที่และประสิทธิภาพในการใช้งานไม่เท่ากัน ฉะนั้น เมื่อคุณตัดสินใจจะกลับมาเก็บไฟล์ในรูปแบบออฟไลน์อีกครั้ง อย่าลืมคำนวณพื้นที่ไฟล์ที่คุณต้องการนำกลับมาเก็บแบบออฟไลน์ กับพื้นที่ในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่คุณมีด้วย

เครดิตรูปภาพ : https://unsplash.com/photos/CKO2lINvxAU

ฮาร์ดดิสก์ภายนอก (External Harddisk)

ฮาร์ดดิสก์ภายนอก (External Harddisk) ก็จะมีหน้าตาและหน้าที่เหมือนกันกับ ฮาร์ดดิสก์ ที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณนั่นแหละ แต่มันแตกต่างกันตรงที่ ไดรฟ์ตัวนี้สามารถพกพาติดตัวไปไหนมาไหนด้วยได้ ทำให้เป็นทางเลือกในการจัดเก็บไฟล์ที่มีขนาดตั้งแต่กิกะไบต์ (Gigabytes) ไปจนถึงหลักเทราไบต์ (Terabytes) ที่ดีตัวหนึ่งเลย (แต่ถ้าคุณเก็บข้อมูลหลักเทราไบต์นี่ น่าจะต้องต่อไฟแยกแล้วล่ะ)

ฮาร์ดดิสก์ประเภทนี้ ถือเป็นตัวสำรองข้อมูลที่ดีสำหรับการจัดเก็บที่ไม่ได้เข้าถึงบ่อยมากนัก เช่น เก็บรูปครอบครัว, เก็บงานโปรเจกต์ที่เสร็จสิ้นกระบวนการทำงานไปแล้ว เป็นต้น

แฟลชไดร์ฟ (USB Flash Drive)

แฟลชไดรฟ์ (USB Flash Drive) หรืออีกชื่อหนึ่งว่า ธัมบ์ไดรฟ์ (Thumbdrive) เป็นหนึ่งในรูปแบบพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ได้รับความนิยมมากที่สุดตัวเลือกหนึ่ง เพราะมีขนาดกะทัดรัดกว่า ฮาร์ดดิสก์ ซึ่งแฟลชไดรฟ์บางตัว สามารถเก็บได้ตั้งแต่หลักหลายร้อยกิ๊กกะไบต์ ไปจนถึงหลักเทราไบต์ได้ แต่มีขนาดแค่กระเป๋าสตางค์ของคุณเท่านั้น

ข้อมูลเพิ่มเติม : Flash Drive, Handy Drive และ Thumb Drive ต่างกันอย่างไร ? ทำไมถึงมีหลายชื่อ ?

อย่างไรก็ตาม แฟลชไดรฟ์ ถือเป็นทางเลือกที่เหมาะสำหรับการเก็บข้อมูลเพื่อใช้งานในระยะสั้น หรือเข้าถึงข้อมูลไฟล์บ่อย ๆ มากกว่า และสิ่งที่ยอดเยี่ยมอีกหนึ่งอย่างสำหรับแฟลชไดรฟ์ นั่นก็คือการรองรับการเก็บตัวระบบปฏิบัติการเช่น Linux หรือ Tails เพื่อให้สามารถใช้งานระบบปฏิบัติการอื่นนอกสถานที่ เพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานในระบบปฏิบัติการอื่น ๆ ได้ดี

การ์ดหน่วยความจำ (Memory Card)

เมโมรีการ์ด เป็นอีกหนึ่งทางเลือกสำหรับการจัดเก็บข้อมูลที่ดีเมื่อเปรียบเทียบกับขนาดและความยืดหยุ่นในการใช้งาน เพราะเราสามารถใช้งานเมโมรีการ์ดผ่านโทรศัพท์มือถือได้ โดยไม่จำเป็นต้องต่อเข้ากับแล็ปท็อป หรืออแดปเตอร์อื่น ๆ ให้ยุ่งยาก อีกทั้งยังสามารถใช้งานร่วมกับกล้องถ่ายรูปและเครื่องเกมที่รองรับได้ด้วย

แผ่นซีดี แผ่นดีวีดี และ แผ่นบลูเรย์ (CD, DVD and Blu-ray Disc)

ถึงแม้ว่ามันจะดูโบราณไปแล้วในยุคที่เทคโนโลยีก้าวไปไกลในระดับที่ใช้การเก็บข้อมูลบนคลาวด์กันจนเป็นเรื่องปกติแล้ว แต่แผ่น CD, DVD และ Blu-Ray ก็ยังถือเป็นอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่มีราคาไม่แพง และสามารถใช้เป็นที่เก็บข้อมูลแบบถาวรได้ดี เพียงแต่คนที่จะนำข้อมูลไปใช้ต่อ ก็จะต้องมีตัวอ่านแผ่นที่รองรับด้วย

อุปกรณ์เก็บข้อมูลที่เชื่อมต่อกับเครือข่าย (NAS - Network Attached Storage)

อุปกรณ์เก็บข้อมูลที่เชื่อมต่อกับเครือข่าย หรือ "NAS" ชื่อเต็มๆ คือ "Network Attached Storage" คือฮาร์ดดิสก์ ที่ถือเป็นตัวกลางที่ดีในการสำรองข้อมูลในปริมาณมาก ที่เชื่อมต่อกับ เครือข่ายภายในองค์กร (Intranet) หรือ ภายนอกองค์กร (Extranet หรือ Intranet)

โดยส่วนใหญ่มักใช้กันในองค์กรหรือบริษัททั่วไป เพื่อทำการสำรองข้อมูลของพนักงานทั้งหมด ถือเป็นส่วนกลางในการเก็บข้อมูลที่สามารถเรียกใช้และเข้าถึงได้แม้ไม่ต้องเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ต (ใช้ภายในองค์กรอย่างเดียว) แต่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ต้องการจะเรียกใช้ หรือสำรองข้อมูล จะต้องกระทำภายในเครือข่ายเดียวกันกับ NAS เท่านั้น

ข้อเสียของการเก็บข้อมูลแต่ละรูปแบบ
(Negative Side of both Offline and Online Storage)

ได้รับรู้ถึงเหตุผลที่เราควรเปลี่ยนไปใช้งานที่จัดเก็บแบบออฟไลน์ไปแล้ว คราวนี้ เรามาดูข้อเสียของการเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์กันบ้าง

เครดิตรูปภาพ : https://researchmatters.in/news/researchers-working-new-technology-memory-devices-future

การเข้าถึง (Accessibility) 

ทางเดียวที่จะเข้าถึงข้อมูลที่ถูกจัดเก็บแบบออฟไลน์ได้ นั่นก็คือ คุณต้องมีอุปกรณ์ที่จัดเก็บข้อมูลนั้น ๆ อยู่ในมือ ทำให้เวลาที่คุณจะต้องออกนอกสถานที่ หรือต้องเดินทาง ต้องไม่ลืมที่จะวางแผนที่จะเอาอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลติดตัวไปด้วย ต่างจากการเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ที่เข้าถึงจากที่ใดก็ได้ ขอแค่มีอินเตอร์เน็ตก็พอ

ความปลอดภัย (Security)

อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอกส่วนใหญ่ มักถูกขโมยได้ง่ายเนื่องจากขนาดของพวกมัน ดังนั้น อย่าลืมใส่รหัสผ่านให้กับข้อมูลภายในไดรฟ์ในทุก ๆ โฟลเดอร์หรือไฟล์ที่คุณมี อย่างน้อย ถึงคุณจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ แต่คนที่ได้ของของคุณไป ก็จะไม่สามารถเข้าถึงมันได้เหมือนกัน

การดูแลรักษา (Maintenance)

เมื่อคุณใช้งานระบบคลาวด์ การดูแลรักษาก็จะเป็นเรื่องบริษัทที่จะต้องออกค่าใช้จ่ายหรือรับผิดชอบในเรื่องนี้ แต่ถ้าคุณเลือกที่จะจัดเก็บแบบออฟไลน์เมื่อไหร่ การดูแลรักษาก็จะเป็นหน้าที่ของคุณทันทีแบบ 100%

ค่าใช้จ่าย (Cost)

ถึงแม้ว่าการจัดเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์จะถูกกว่าในระยะยาว แต่การลงทุนครั้งแรกก็ต้องใช้เม็ดเงินพอสมควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าหากคุณมีข้อมูลหลายเทราไบต์ที่ต้องดูแลรักษา

ความไม่ปลอดภัย (Insecurity)

ถ้าหากคุณทำอุปกรณ์จัดเก็บชิ้นใดชิ้นหนึ่งหายไป, หรือเผลอทำพัง, หรือลืมที่ที่เอาไว้จัดเก็บอุปกรณ์สำรองข้อมูลก็ตาม ถ้าหากคุณไม่ได้ทำการสำรองข้อมูลแบบเดียวกันไว้ที่อื่นด้วยแล้วล่ะก็ ไฟล์ของคุณก็จะหายไปแบบถาวรแบบกู่ไม่กลับ ซึ่งปัญหานี้จะไม่เกิด ถ้าหากคุณสำรองข้อมูลแบบคลาวด์ (เพราะถึงลืมรหัสผ่าน แต่ก็ยังมีฟีเจอร์กู้คืนรหัสผ่านนะ)

วิธีทำให้การจัดเก็บข้อมูล ให้ตรงกับความต้องการของคุณ
(How to make your Data Storage right to your needs ?)

ถึงแม้ว่าการจัดเก็บข้อมูลทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์จะไม่แตกต่างกันมากนัก แต่ก็มีบางอย่างที่คุณสามารถทำได้ง่าย ๆ เมื่อเลือกที่จะจัดเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ ดังนั้น มาดูวิธีการจัดเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ที่ถูกต้องกันเถอะ

เครดิตรูปภาพ : https://www.takingitmobile.com/data-storage-101-data-storage-options/

ทำเครื่องหมาย (ติดป้าย) และจัดเรียง

เมื่อการจัดเก็บข้อมูลเริ่มมีปริมาณมากขึ้นเรื่อย ๆ และบางครั้ง แถบค้นหาอาจช่วยคุณไม่ได้ถ้าเกิดว่าคุณลืมชื่อไฟล์ที่ต้องการไป ดังนั้น เพื่อให้การจัดเก็บข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรที่จะจัดระบบให้กับพวกมันเสียหน่อยด้วยการติดป้าย หรือตั้งชื่อหมวดหมู่ไว้ให้เรียบร้อย ทำให้เราสามารถจัดเรียงไฟล์ตามประเภท, ตามวันที่, ตามหมวดหมู่ของไฟล์ เช่น ไฟล์จากที่ทำงาน, ไฟล์จากโรงเรียน, ไฟล์ส่วนตัว, ไฟล์ครอบครัว, ฯลฯ ได้

รวมไปถึงการเลือกจัดสรรความบ่อยในการเข้าถึง ด้วยการเลือกสำรองข้อมูลให้เหมาะกับอุปกรณ์สำรองข้อมูลที่ใช้งานด้วย ก็จะทำให้การเรียกใช้ในครั้งถัดไป มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

หมั่นอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ

แน่นอนว่าอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ของคุณ ไม่มีระบบอัปเดตตัวเองให้มีข้อมูลเป็นปัจจุบันขึ้นมาเองแน่ ๆ ดังนั้น อย่าลืมหาเวลามาอัปเดตไฟล์ในไดรฟ์ที่เราต้องเข้าถึงบ่อย ๆ เพื่อให้พวกมันพร้อมใช้งานอยู่เสมอในเวลาที่คุณต้องการเรียกหา

เก็บให้อยู่ในที่ที่ปลอดภัย

อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลภายนอกส่วนใหญ่ มักจะไวต่อสภาพอากาศและปัจจัยแวดล้อมภายนอกอื่น ๆ เช่น อากาศหนาวจัด, ร้อนจัด, การถูกแสงอาทิตย์โดยตรง, และน้ำ ดังนั้น หากอยากรักษาข้อมูลที่สำคัญให้อยู่กับเราไปนาน ๆ อย่าลืมเก็บอุปกรณ์ไว้ในที่แห้งและเย็น

เฝ้าดูอาการผิดปกติ

ถ้าคุณเริ่มรู้สึกว่าได้ยินเสียงผิดปกติจากอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่ใช้อยู่ หรือรู้สึกว่ามีอะไรบางอย่างผิดแปลกไป ประมวลผลหรือรับส่งข้อมูลได้ช้าลง ให้รีบจัดการหาอุปกรณ์อื่นมารับช่วงต่อเพื่อสำรองข้อมูลโดยเร็วเพื่อความปลอดภัย

ไม่ลังเลที่จะสำรองข้อมูลเพิ่ม

หากคุณมีไฟล์ข้อมูลที่สำคัญมากชนิดที่ว่าไม่สามารถหาไฟล์อื่นมาทดแทนได้ อย่าลืมแบคอัปเอาไว้ในหลาย ๆ อุปกรณ์ เพื่อป้องกันการเกิดเหตุฉุกเฉินที่ไม่อาจคาดคิดขึ้นได้ในอนาคต สมมติว่าอุปกรณ์ชิ้นแรกพังไป คุณก็ยังมีไฟล์บนอุปกรณ์บนที่สองไว้ให้ใช้งานแทน

ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจของผู้ใช้งาน
(All depend on user decision)

สุดท้ายนี้ ความสำคัญของข้อมูล กับการเลือกเก็บข้อมูลว่าจะเก็บไว้ที่ไหนดี ระหว่างการเก็บแบบออฟไลน์หรือการเก็บแบบออนไลน์ ก็คงต้องเป็นคุณ ที่จะสามารถตอบคำถามได้ดีที่สุดว่า ไฟล์ไหนมีความสำคัญอย่างไร มีไว้เพื่ออะไร ต้องมีการเข้าถึงไฟล์บ่อยหรือไม่ มีระดับความสำคัญมากน้อยแค่ไหน และต้องการความปลอดภัยมากเพียงใด เพื่อให้สามารถเลือกสถานที่หรืออุปกรณ์ที่เหมาะสมในการจัดเก็บข้อมูลของคุณเป็นลำดับต่อไปค่ะ