วิธีแชร์ไฟล์ Google Sheets ให้คนอื่นแก้ไขได้แค่บาง Sheet เท่านั้น

วิธี แชร์ไฟล์บน Google Sheets
ให้ผู้อื่นแก้ไขหรือเข้าถึงได้เฉพาะ Sheet

Google Sheets เป็นอีกหนึ่ง โปรแกรมสเปรดชีต (Speadsheet Software) ที่ยอดนิยมใช้ในการทำงานแบบออนไลน์ (ประมวลผลบนระบบคลาวด์) ด้วยตารางแบบ Spreadsheet ที่สามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ หรือใช้งานได้อย่างหลากหลาย และที่สำคัญ สามารถแชร์ข้อมูลเพื่อให้เข้าถึงและร่วมกันแก้ไขกับเพื่อนร่วมงาน, ทีม, หรือผู้เกี่ยวข้องต่าง ๆ ได้ง่าย

โดยการแชร์ไฟล์ที่นิยมใช้กันโดยทั่วไป จะนิยมแชร์กันทั้งไฟล์ Google Sheets เลย และตั้งค่าเอาว่า ใคร หรือกลุ่มไหน สามารถแก้ไขไฟล์ได้ คอมเมนต์ได้ หรือดูได้เพียงอย่างเดียว แต่ในบางกรณี หากเราอยากจะให้คนอื่นสามารถเข้าถึงได้เฉพาะบาง Sheet มองเห็น หรือแก้ไขได้เฉพาะบางส่วนเท่านั้น ต้องทำอย่างไรบ้าง ลองมาดูกัน

แชร์ไฟล์ Google Sheets ทั้งไฟล์

ทีนี้ก่อนไปดูวิธีการแชร์เฉพาะ Sheet ลองมาดูการแชร์ทั้งไฟล์โดยทั่ว ๆ ไปก่อน ว่าทำอย่างไร แล้วมีตัวเลือกอะไรบ้าง ?

1. เริ่มด้วยการเข้า "เมนู Share" ก่อน
   • ในหน้า Sheet เอกสาร กด "ปุ่ม Share" ด้านขวาบน
   • ในหน้ารายการไฟล์ต่าง ๆ บน Google Drive ให้ "คลิกขวา" ที่ไฟล์ แล้วเลือก "ตัวเลือก Share" หรือ "ตัวเลือก Get Link" ก็ได้

2. ทีนี้ จะเข้ามาใน เมนูแชร์ไฟล์ ที่แยกออกเป็น 2 หน้าต่าง
   • Share with People and Groups (หน้าต่างบน) : เราสามารถใส่ อีเมล ของผู้ที่เราต้องการให้สิทธิได้โดยตรง โดยสามารถเลือกได้ 3 แบบดังนี้
     • Viewer : สามารถดูข้อมูลในเอกสารได้อย่างเดียว 
     • Commenter : สามารถดูและแสดงความคิดเห็นไว้ในเอกสารได้
     • Editor : สามารถแก้ไขข้อมูลในเอกสารได้
   • Get Link (หน้าต่างล่าง) : เราสามารถนำลิงก์ไปแชร์ให้ผู้อื่นได้ โดยสามารถจำกัดการเข้าถึงด้วยตัวเลือกได้ดังนี้
     • Restricted : จำกัดเฉพาะอีเมลที่เราอนุมัติในข้างต้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านลิงก์ได้
     • Anyone with the link : ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านลิงก์ได้ทั้งหมด
     • (สำหรับธุรกิจ) : เป็นตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับองค์กรที่ใช้บัญชี Google จะสามารถเลือกเฉพาะกลุ่มอีเมลขององค์กรได้

Add อีเมล เพื่อ Share ไฟล์กับผู้ใช้อื่น

โดยวิธีการนี้เป็นการแชร์ไฟล์ทั่ว ๆ ไป ที่นอกจาก Google Sheet แล้ว ยังสามารถใช้ได้ทั้ง Google Docs และ Google Slides อีกด้วย

วิธีการตั้งค่า Sheet จำกัดสิทธิในการแก้ไขได้เฉพาะผู้ใช้

มาถึงหัวข้อหลักของบทความนี้กันบ้าง ในกรณีที่เราอยากแชร์ทั้งไฟล์ แต่อยากให้ผู้ใช้อื่น ๆ สามารถแก้ไข Sheet ได้แค่บางตัวเท่านั้น จะทำยังไงล่ะ ? หลัก ๆ ของวิธีการนี้ ก็คือการใช้ "ฟังก์ชัน Protect sheet" ในการล็อก Sheet ที่ต้องการ จากนั้นก็กำหนด (Assign) สิทธิด้วยการเพิ่มอีเมลผู้ใช้อื่นเข้าไปนั่นเอง โดยขั้นตอนการทำมีดังนี้

1. คลิกขวาที่ "แท็บ Sheet" ด้านใต้เอกสาร หรือ กด "ปุ่มลูกศรลง" ด้านขวาของชื่อ Sheet ก็ได้ → เลือก "ตัวเลือก Protect Sheet"

2. ด้านขวาจะมี "หน้าต่าง Protected Sheets & Ranges" ขึ้นมา
   • ใต้ "แท็บ Sheet" ตรวจสอบใน "เมนู Dropdown" ว่าชื่อ Sheet ตรงกับที่เราเลือก
   • จากนั้นกด "ปุ่ม Set Permissions" เพื่อทำการตั้งค่าสิทธิการเข้าถึง

3. จะมี "หน้าต่าง Range Editing Permissions" โผล่ขึ้นมา
   • เลือก "ตัวเลือก Restrict who can edit this range"
   • ใน "เมนู Dropdown" เลือก "ตัวเลือก Custom"
   • สามารถเลือกรายชื่อด้านล่าง ว่าจะอนุญาตใครให้สามารถแก้ไขเอกสารนี้ได้บ้าง หรือจะเพิ่มอีเมลใหม่เข้าไปก็ได้
   • กด "ปุ่ม Done"

4. จะมี "หน้าต่าง Some people need access to the file" โผล่ขึ้นมา
   • เลือก "ตัวเลือก Share with x people"
   • กด "ปุ่ม Share"

เมื่อทำตามขั้นตอนนี้เรียบร้อยแล้ว "แท็บ Sheet" ที่เราตั้งค่าไว้ จะมี "สัญลักษณ์แม่กุญแจ" และสามารถถูกแก้ไขได้เฉพาะอีเมลที่เราเลือก Assign ให้เท่านั้น คนที่ไม่อยู่ในรายชื่อ ก็จะไม่สามารถแก้ไขอะไรใด ๆ ใน Sheet นั้น ๆ ได้ ส่วน Sheet อื่น ๆ ที่ไม่ได้ตั้ง Protect ไว้ ก็จะสามารถแก้ไขได้ตามเงื่อนไขหลักที่เราตั้งไว้กับไฟล์นั้น ๆ

วิธีซ่อน Sheet ไม่ให้ผู้อื่นเห็นและแก้ไขได้

แต่เดิม "คำสั่ง Hide Sheet" เพียงอย่างเดียว จะเป็นการซ่อน Sheet นั้น จากแท็บหลักเฉย ๆ ซึ่งคนอื่นยังสามารถเข้าถึง หรือดึงกลับมาได้อยู่ ทีนี้เราจะทำการซ่อน Sheet โดยใช้ "ตัวเลือก Protect Sheet" มาร่วมด้วย เพื่อให้คนอื่นไม่สามารถเข้าถึง Sheet ที่เราซ่อนได้ วิธีการมีดังนี้

1. คลิกขวาที่ "แท็บ Sheet" ด้านใต้เอกสาร หรือ กด "ปุ่มลูกศรลง" ด้านขวาของชื่อ Sheet จากนั้นเลือก "ตัวเลือก Protect Sheet"
2. ด้านขวาจะมี "หน้าต่าง Protected Sheets & Ranges" ขึ้นมา
   • ใต้ "แท็บ Sheet" ตรวจสอบใน "เมนู Dropdown" ว่าชื่อ Sheet ตรงกับที่เราเลือก
   • จากนั้นกด "ปุ่ม Set Permissions"
3. จะมี "หน้าต่าง Range Editing Permissions" โผล่ขึ้นมา
   • เลือก "ตัวเลือก Restrict who can edit this range"
   • ใน "เมนู Dropdown" กรณีนี้เลือก "ตัวเลือก Only you"
   • กด "ปุ่ม Done"

4. จากนั้นกลับมา "คลิกขวา" หรือ กด "ปุ่มลูกศรลง" ที่ "แท็บ Sheet" → เลือก "ตัวเลือก Hide Sheet"

ทีนี้ "แท็บ Sheet"  ดังกล่าวจะหายไปจากแท็บหลัก และถูกเก็บไว้ใน "เมนูสามขีด" ด้านซ้ายล่างสุดของหน้าต่าง และแสดงผลเป็นตัวหนังสือสีเทา ถ้าต้องการนำกลับมาเพียงคลิก Sheet จากรายชื่อ ก็จะกลับมาแสดงผลเช่นเดิมแล้ว

วิธีแก้ไข Sheet ให้กลับมาเหมือนเดิม

สำหรับวิธีการยกเลิกการ "Protect Sheet" เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึง Sheet นั้น ๆ ได้เหมือนเดิม สามารถทำได้ดังนี้

1. ใน "แท็บ เมนู" ด้านบน → เลือก "เมนู Data" → เลือก "ตัวเลือก Protect Sheets and Ranges"

2. จะมี "หน้าต่าง Protect Sheets and Ranges" โผล่ขึ้นมาด้านขวา แสดงรายการ Sheet ต่าง ๆ ที่เรา  Protect เอาไว้
   • เลือก "Sheet" ที่ต้องการยกเลิก จากรายการ
   • กดไปที่ "ไอคอนถังขยะ" ด้านขวา
   • เลือก "ปุ่ม Remove"

ทีนี้ Sheet ดังกล่าว ก็จะกลับมาเป็น Sheet ทั่ว ๆ ไป โดยที่ไม่มีเงื่อนไขการ Protect แล้ว