วิธีรวมข้อมูล 2 คอลัมน์ ให้เป็นคอลัมน์เดียวใน Excel (How to combine data from two columns in Excel ?)

วิธีรวมข้อมูล 2 คอลัมน์ ให้เป็นคอลัมน์เดียวใน Excel
(How to combine data from two columns in Excel ?)

สำหรับผู้ที่ทำงานกับ โปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet Software) อย่าง โปรแกรม Excel อาจจะเคยเผชิญกับสถานการณ์ที่มีข้อมูลอยู่คนละคอลัมน์ เช่น มีชื่ออยู่ในคอลัมน์ A และมีนามสกุลอยู่ในคอลลัม์ B แล้วต้องการที่จะรวมข้อมูลชื่อ และนามสกุลให้มาอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน

หากข้อมูลมีจำนวนไม่มาก การจะใช้วิธีคัดลอก โยกย้ายข้อมูลเองทีละเซลล์ก็ถือว่าไม่ใช่เรื่องยากอะไร แต่หากว่ามีข้อมูลเป็นจำนวนมากหลายร้อยชุด เราก็ควรจะใช้สูตรมาช่วยเพื่อให้สามารถจบงานได้อย่างรวดเร็ว

ในบทความนี้เราก็จะมาแนะนำวิธีการรวมข้อมูลที่อยู่คนละคอลัมน์ให้เป็นคอลัมน์เดียวกัน โดยใช้ "เครื่องหมายและ" (Ampersand (&)) และการใช้ฟังก์ชัน CONCAT จะมีวิธีการใช้อย่างไร ? ถ้าอยากรู้แล้วล่ะก็ เชิญอ่านต่อได้เลย

วิธีรวมข้อมูลโดยใช้เครื่องหมายและ (&)

ลองมาดูตัวอย่างข้อมูลที่เรานำมาสาธิตกันก่อนสักเล็กน้อย โดยเราจะนำข้อมูลชื่อในคอลัมน์ A และข้อมูลนามสกุลในคอลัมน์ B มารวมกันเป็นข้อมูลชุดเดียวในคอลัมน์ C

วิธีที่เราจะมาแนะนำจะเป็นการใช้เครื่อง "เครื่องหมายและ" (Ampersand (&)) โดยสูตรจะอยู่ในลักษณะดังนี้

แทนค่าสูตรโดยพิจารณาจากข้อมูลของเรา อย่างของผู้เขียน ชื่ออยู่ในเซลล์ A2 และนามสกุลอยู่ในเซลล์ B2 สูตรก็จะเป็น

หากต้องการรวมมากกว่านี้ก็สามารถเพิ่มตัวแปรเข้าไปได้ เช่น =A2&B2&C2&D2&E2...

ลองใส่สูตรลงในเซลล์ C2 ก็จะได้ผลลัพธ์ดังนี้ จะสังเกตเห็นว่ามันมีปัญหาอยู่เล็กน้อย เพราะข้อมูลชื่อ และนามสกุล ระหว่างชื่อ และนามสกุลมันควรจะมีการเว้นวรรคด้วย

วิธีรวมข้อมูลโดยใช้ฟังก์ชัน CONCAT

นอกจากการใช้ "เครื่องหมายและ" แล้ว เรายังสามารถใช้ฟังก์ชัน CONCAT ในการรวมข้อมูลได้เช่นกัน โดยสูตรจะอยู่ในลักษณะดังนี้

แทนค่าสูตรด้วยชื่อเซลล์ก็จะออกมาประมาณนี้

หากต้องการรวมมากกว่านี้ก็สามารถเพิ่มตัวแปรเข้าไปได้ เช่น =CONCAT(A2,B2,C2,D2,E2,...)

ผลลัพธ์ก็จะออกมาดังนี้ เหมือนกับการใช้ "เครื่องหมายและ" ทุกประการ

อย่างไรก็ตาม หากพิจารณาถึงการแก้ไขสูตรเพื่อใช้งานให้เหมาะกับในสถานการณ์ต่าง ๆ เราคิดว่า "เครื่องหมายและ (&)" สามารถใช้งานได้อิสระกว่า ซึ่งเราจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป

วิธีรวมข้อมูลโดยใช้เครื่องหมายและ (&) โดยให้มีการเว้นวรรค

ในกรณีที่เราต้องการให้ข้อมูลที่ถูกรวมมีการเว้นวรรคด้วย เราจะต้องปรับสูตรด้วยการเพิ่มเครื่องหมายอัญประกาศเข้าไป โดยสูตรจะอยู่ในลักษณะดังนี้

ลองใส่สูตรลงในเซลล์ C2 ก็จะเห็นว่าข้อมูลที่ถูกรวมมีการเว้นวรรคระหว่างข้อมูลให้เราแล้ว

วิธีรวมข้อมูลโดยใช้เครื่องหมายและ (&) โดยเพิ่มข้อความเข้าไป

ในกรณีที่เราต้องการรวมข้อมูลจาก 2 คอลัมน์ และต้องการเพิ่ม "ข้อความบางอย่าง" เข้าไปในผลลัพธ์หลังจากที่รวมข้อมูลแล้วเข้าไปด้วย ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยใช้สูตรลักษณะดังนี้ (ปรับข้อความได้ตามความต้องการ)

เราจะสาธิตด้วยการเติมคำว่า "คุณ", "มีอายุ" และ "ปี" ลงไปในชุดข้อมูลที่มีอยู่ สูตรก็จะได้ออกมาเป็น

ลองใส่สูตรลงในเซลล์ C2 ก็จะได้ข้อมูลออกมาเป็นรูปประโยคที่เราต้องการอย่างรวดเร็ว

วิธีรวมข้อมูลโดยใช้เครื่องหมายและ (&) โดยไม่เปลี่ยนแปลงรูปแบบตัวเลข

การรวมข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบข้อความจะไม่ค่อยมีปัญหาอะไร แต่ในกรณีที่ข้อมูลที่อยู่ภายในเซลล์เป็นตัวเลขที่มีรูปแบบเฉพาะ เช่น เป็นข้อมูลวันที่, ค่าเงิน ฯลฯ เมื่อนำข้อมูลมารวมกัน ข้อมูลรูปแบบของตัวเลขจะถูกลบออกไป ซึ่งมันอาจทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ไม่ตรงกับความต้องการ

ในกรณีที่พบปัญหา ทางแก้ คือให้เรานำ "ฟังก์ชัน TEXT" เข้ามาช่วยในการรักษารูปแบบของตัวเลขเอาไว้ ตัวอย่างเช่น หากเราต้องการคงรูปแบบวันที่เอาไว้ สูตรก็จะเป็นลักษณะดังนี้

เราจะสาธิตด้วยการให้ขึ้นต้นข้อมูลด้วย A2 ตามด้วยประโยค "เกิดเมื่อวันที่" แล้วปิดท้ายประโยคด้วยข้อมูลในเซลล์ B2 สูตรก็ออกจะมาเป็น

ลองใส่สูตรลงในเซลล์ C2 ก็จะเห็นว่ารูปแบบตัวเลขยังคงค่าเดิมเอาไว้เหมือนเดิมทุกประการ

วิธีลบสูตรออกจากคอลัมน์ผลลัพธ์

หากเราดับเบิลคลิกที่เซลล์ผลลัพธ์ที่เราได้จากการรวมข้อมูล เราจะพบว่ามันยังเป็นข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบสูตรอยู่ (เช่น ="คุณ "&A2&" มีอายุ "&B2&" ปี") แทนที่จะเป็นข้อความปกติ (เช่น คุณ กมล รักแมว มีอายุ 19 ปี)

อันที่จริง มันก็ไม่ใช่เรื่องเลวร้ายสักเท่าไหร่ เพราะหากข้อมูลในเซลล์ที่ถูกอ้างอิงมีความเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ข้อมูลในช่องสูตรของเราก็จะได้รับการอัปเดตข้อมูลโดยอัตโนมัติ

อย่างไรก็ตาม มันก็มีข้อเสียตรงที่หากเซลล์ที่ใช้อ้างอิงถูกลบออกไป เซลล์ที่มีผลลัพธ์ก็จะเกิดความเสียหาย ไม่สามารถแสดงข้อมูลได้เช่นกัน ดังนั้น มาศึกษาวิธีลบสูตรออก เพื่อเปลี่ยนมันเป็นข้อมูลปกติเอาไว้ด้วยสักหน่อยดีกว่า

• โดยให้เราคลิกที่ "หัวตาราง" แล้วเลือก "เมนู Copy"
• จากนั้นให้คลิกขวาที่ "หัวตาราง" ที่เราต้องการวางข้อมูล
• เลือก "เมนู Paste Special..." ตามด้วย "Paste Values"

เป็นอย่างไรกันบ้าง ? ใครที่ทำงานกับ โปรแกรมสเปรดชีต อย่าง Excel เป็นประจำ และต้องรวมข้อมูลที่อยู่คนละคอลัมน์เป็นประจำ ก็ลองนำไปประยุกต์ใช้งานกันดูนะ