วิธีเปลี่ยนสี Cell อัตโนมัติใน Google Sheets

วิธีเปลี่ยนสี Cell อัตโนมัติใน Google Sheets

บ่อยครั้งที่เรานิยมใช้สีในการจัดการกับข้อมูลใน โปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet Software) โดยสีของ เซลล์ (Cell) จะสามารถช่วยให้การมองภาพรวมของข้อมูลมีความชัดเจนขึ้น เห็นค่าที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว หากว่าคุณเป็นคนหนึ่งที่ชอบใช้สีใน Google Sheet เรามีเคล็ดลับในการใส่สีให้ Cell ตามค่าของข้อมูลมาฝาก 

วิธีเปลี่ยนสี Cell อัตโนมัติใน Google Sheets

ในบทความนี้เราจะยกตัวอย่างจากการบันทึกบิลค่าไฟฟ้าทุกเดือน เพื่อวิเคราะห์ว่าภายในหนึ่งปีเราเสียค่าไฟฟ้าไปกี่บาท และเดือนไหนที่เราใช้ไฟฟ้าเยอะสุด โดยเราตั้งใจไว้ว่าจะใช้ไฟฟ้าทั้งปีให้ไม่เกิน 7,200 บาท หรือเฉลี่ยเดือนละ 600 บาท เราก็เลยสร้างตารางขึ้นมาดังนี้

ต่อมาเราต้องการให้ข้อมูลในช่องผลรวมค่าใช้จ่าย "B15" ที่เราใส่สูตร SUM เพื่อรวมยอดเอาไว้ เปลี่ยนสีไปตามที่กำหนด โดยถ้ารวมแล้วยอดเงินต่ำกว่า 7,200 บาท ให้เป็นสีเขียว แต่ถ้ามากกว่าให้เป็นสีแดง

ให้เราคลิกขวาที่ Cell "B15" แล้วเลือก "เมนู View more cells actions" ตามด้วย "เมนู Conditional Formatting"

ใน "หัวข้อ Format Rules" ใต้ "ข้อความ Format cells if..." ก็จะมีเมนูดรอปดาวน์ให้เราเลือกเงื่อนไขอยู่ ซึ่งสามารถกำหนดได้หลายแบบ เช่น ขึ้นต้นด้วยคำว่า, ลงท้ายด้วยคำว่า, ก่อนวันที่, หลังวันที่, ฯลฯ แต่ในกรณีของเรานั้นเป็นตัวเลข ดังนั้น ให้เราเลือก "เมนู Less than or equal to" (น้อยกว่าหรือเท่ากับ)

ถัดมาใน "ช่อง Value or Formula" ให้เราใส่ค่าที่เราต้องการลงไป ในตัวอย่างของเรา คือ "7200" จากนั้นก็เลือกสีที่ต้องการให้เรียบร้อยแล้วคลิก "ปุ่ม Done"

แต่เราต้องสร้างเพิ่มอีกเงื่อนไขด้วย  คือ ถ้ามากกว่า 7200 ให้เป็นสีส้ม ก็ให้คลิกที่ "เมนู + Add another rule" เพื่อเพิ่มเงื่อนไขเข้าไปอีกข้อ แต่เลือกเป็น "Greater than or equal to" (มากกว่าหรือเท่ากับ) ส่วนใน "ช่อง Value or formula" ใส่เป็น "7201"

ใน "ช่อง B15" ของเรา ก็จะมี 2 เงื่อนไข ดังภาพด้านล่างนี้ ลองพิมพ์เลขทดสอบการทำงานของกฏที่เราตั้งไว้ก็ได้ หากไม่มั่นใจว่ากำหนดค่าถูกหรือเปล่า

สำหรับช่องด้านบนที่เป็นค่าไฟฟ้ารายเดือน หากต้องการกำหนดค่าให้ตั้งสีอัตโนมัติ ก็สามารถทำได้ด้วยวิธีเดียวกัน แต่ปรับเป็น 600 บาท (มาจาก 7,2000 บาท / 12 เดือน)

ผลลัพธ์สุดท้ายก็จะได้ดังภาพด้านล่างนี้ ...

วิธีเปลี่ยนสี Cell อัตโนมัติแบบไล่เฉดใน Google Sheets

ถ้าเรารู้สึกว่าการกำหนดค่าสีแบบวิธีการด้านบน มันไม่ค่อยสวยงาม หรือต้องการให้มันไล่เฉดสีตามค่าของข้อมูลด้วย เพื่อความสวยงาม และง่ายต่อการเข้าใจ ก็สามารถทำได้เช่นกัน โดยที่เราไม่ต้องมากำหนดเงื่อนไขเองอย่างละเอียด ใส่ไล่ไปทีละสีตามขอบเขตข้อมูลด้วย

โดยให้เราคลิกขวาที่ชื่อคอลัมน์แล้วเลือก "เมนู Condition Formatting"

คลิกที่ "เมนู Color Scale" จากนั้นก็เลือกเฉดสีที่ต้องการ แล้วกำหนดตัวเลขที่จะใช้เป็นจุดเปลี่ยนสีตามที่ต้องการ เมื่อเรียบร้อยแล้ว ก็คลิก "ปุ่ม Done"

ง่ายใช่ไหมล่ะ ลองนำไปประยุกต์ใช้งานกันดูนะ