วิธีใช้ ChatGPT ใน Google Docs ให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายยิ่งกว่าที่เคย

วิธีใช้ ChatGPT ใน Google Docs ให้งานเอกสารเป็นเรื่องง่ายยิ่งกว่าที่เคย

ไหน ๆ ก่อนหน้านี้ เราก็ทำบทความสอนใช้ ChatGPT ใน Google Sheets ไปแล้ว ซึ่งส่วนขยายในบทความนั้นมันสามารถนำมาใช้ร่วมกับ Google Docs ได้ด้วย เพื่อให้สาระครบถ้วน ในบทความนี้ก็เลยอยากจะมาแนะนำการใช้งานส่วนขยาย GPT for Sheets and Docs บน Google Docs กัน

โดยการใช้ ChatGPT บน Google Docs โดยตรง ก็เพื่อความง่ายในการทำงาน ไม่ต้องวุ่นวายกับการสลับหน้าต่างไปมา จะต้องทำอย่างไร ? แล้วมันทำอะไรได้บ้าง ? มาศึกษาข้อมูลกัน

วิธีใช้ส่วนขยาย GPT for Sheets and Docs บน Google Docs (How to use GPT for Sheets and Docs Extension on Google Docs ?)

ถึงแม้ว่าทาง OpenAI ผู้สร้าง ChatGPT จะไม่ได้พัฒนาส่วนขยายสำหรับใช้งานร่วมกับ Spreadsheet แต่เราก็สามารถใช้งานมันบน Google Docs ได้ ด้วยการใช้ ส่วนขยายบุคคลที่สาม (3rd-Party Extension) ที่ทางผู้พัฒนา Talarian ได้สร้างขึ้นมาช่วยให้เราสามารถใช้งาน ChatGPT บน Google Docs ได้ โดยมันมีชื่อว่า "GPT for Sheets and Docs"

โดยการติดตั้งส่วนขยายนี้ก็ค่อนข้างง่าย ไม่จำเป็นจะต้องมีความรู้ด้านเทคนิคอะไรให้มากนัก เพียงแต่ เราต้องเอา OpenAI API key มาใส่ในส่วนขยายก่อนเท่านั้นเอง ซึ่งขั้นตอนนี้ทำอย่างไร ? เราจะมาเริ่มติดตั้งกันไปทีละขั้นตอนกัน

วิธีเพิ่มส่วนขยาย GPT for Sheets and Docs ให้ Google Docs (How to add GPT for Sheets and Docs Extension to Google Docs ?)

ในการเพิ่มส่วนขยาย GPT for Sheets and Docs ให้ Google Docs ให้เราเริ่มจาก

1. เปิดหน้าเว็บไซต์ Google Docs ขึ้นมาด้วย เว็บเบราว์เซอร์ บนเครื่องคอมพิวเตอร์
2. คลิกที่ "เมนูส่วนขยาย" ตามด้วย "เมนูส่วนเสริม" แล้วเลือก "เมนูดาวน์โหลดส่วนเสริม"

3. หน้าต่าง "Google Workspace Marketplace"  จะปรากฏขึ้นมา ให้เราพิมพ์ลงในช่อง "ค้นหาแอป" ที่อยู่บริเวณด้านบนว่า "GPT for Sheets and Docs"
4. จากผลลัพธ์ที่ปรากฏ ตอนนี้ก็มีส่วนขยาย GPT อยู่หลายตัวที่ทำมารองรับ Google Docs ได้ แต่ในบทความนี้ เราจะใช้ตัวที่ชื่อว่า "GPT for Sheets and Docs"

5. คลิกที่ "ปุ่มติดตั้ง" จากนั้นจะมีหน้าต่างยืนยันปรากฏขึ้นมา ก็คลิกที่ "ปุ่มต่อไป"

6. จะมีคำร้องขออนุญาตให้ส่วนขยายสามารถจัดการกับเอกสาร และเชื่อมต่อกับบริการภายนอก ถ้าคุณไว้ใจ และต้องการใช้งานส่วนขยายนี้ ก็ให้คลิกที่ "ปุ่มอนุญาต" ตามด้วย "ปุ่มถัดไป"
7. คลิกที่ "ปุ่มเสร็จสิ้น" เพื่อจบการติดตั้งส่วนขยาย

ตอนนี้ส่วนขยาย GPT for Sheets and Docs ก็ถูกเพิ่มเข้ากับบัญชี Google Docs ของคุณเป็นที่เรียบร้อยแล้ว แต่การจะใช้งานฟังก์ชันของ ChatGPT ได้ เราจะต้องนำ OpenAI API Key มาเปิดใช้งานส่วนขยายให้เรียบร้อยเสียก่อน

วิธีสร้าง OpenAI API Key
(How to create OpenAI API Key ?)

การสร้าง OpenAI API Key นั้นค่อนข้างง่าย โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. เปิด เว็บเบราว์เซอร์ แล้วเข้าไปที่ https://chat.openai.com/auth/login
2. ถ้ายังไม่มีบัญชีก็คลิก "ปุ่ม Sign up" เพื่อสมัครได้เลย จากนั้นก็ Log in เข้าสู่ระบบให้เรียบร้อย
3. จากนั้นก็ไปที่ลิงก์ https://platform.openai.com/account/api-keys
4. คลิกที่ "ปุ่ม Create New Secret Key"
5. จะมีคีย์ปรากฏขึ้นมา คลิกที่ "ปุ่มสีเขียว" เพื่อคัดลอกคีย์มา

วิธีนำ OpenAI API Key มาเปิดใช้งาน กับส่วนขยาย
(How to take OpenAI API Key to activate with the Extension ?)

1. เปิดหน้าเว็บไซต์ Google Docs ขึ้นมาใน เว็บเบราว์เซอร์ บนเครื่องคอมพิวเตอร์
2. คลิกที่ "เมนู ส่วนขยาย" ตามด้วย "เมนู GPT for Sheets and Docs" แล้วเลือก "เมนู Set API key"
3. นำคีย์ที่คัดลอก (Copy) เอาไว้มาวาง (Paste) คลิกที่ "ปุ่ม Check" ถ้าถูกต้องจะขึ้นแจ้งว่า "Your OpenAI API key is valid !"
4. คลิก "ปุ่ม Save API Key" เพื่อบันทึกข้อมูล

เท่านี้ เราก็สามารถใช้งาน ChatGPT บน Google Docs ได้แล้ว

ChatGPT บน Google Docs สามารถทำอะไรได้บ้าง ?
(What can ChatGPT on Google Docs do ?)

การใช้งานส่วนขยาย GPT for Sheets and Docs บน Google Docs ให้เราเริ่มต้นด้วยการคลิกที่ "เมนู ส่วนขยาย" จะเห็นว่ามี "เมนู GPT for Sheets and Docs" เพิ่มขึ้นมาแล้ว คลิกที่เมนูดังกล่าว แล้วเลือก "เมนู Launch sidebar"

จะมีหน้าต่างสำหรับป้อนคำสั่งให้ GPT ปรากฏขึ้นมาที่ด้านข้าง ดังภาพด้านล่างนี้

ส่วนขยาย GPT for Sheets and Docs บน Google Docs จะมีตัวเลือกให้ใช้งานอยู่ 5 รูปแบบ ประกอบไปด้วย

1. Change the tone to : เปลี่ยนโทนของเนื้อหา
2. Fix grammar and spelling : ตรวจสอบแกรมม่า และการสะกดคำ
3. Summarize : สรุปเนื้อหา
4. Translate to : แปลภาษา
5. Write custom prompt : สร้างเนื้อหาตามที่สั่ง

อย่างไรก็ตาม 4 เครื่องมือแรก ที่ถูกเตรียมไว้ให้ล่วงหน้า เวลาที่มันทำงาน มันจะสร้างเนื้อหาตอบกลับมาเป็นภาษาอังกฤษ แต่เราสามารถเรียกใช้คำสั่งเหล่านั้น แต่ตอบเป็นภาษาไทยได้ด้วยการใช้ตัวเลือก "Write custom prompt" แทน

Change the tone to : เปลี่ยนโทนของเนื้อหา

ถ้าเราร่าง Blog หรือบทความอะไรสักอย่าง แล้วรู้สึกว่าเนื้อหามันอ่านแล้วให้ความรู้สึกไม่ตรงกับความต้องการเช่น เครียดไป, เศร้าไป หรือตลกเกินไป เราสามารถใช้ "ตัวเลือก Change the tone to" เพื่อเปลี่ยนโทนของเนื้อหาได้ เราทดสอบด้วยการเปลี่ยนเรื่องที่ค่อนข้างเศร้า ให้เป็นเรื่องที่อบอุ่นหัวใจแทน ผลงานที่ได้ ก็ถือว่าทำได้ดีทีเดียว อย่างไรก็ตาม 

Fix Grammar and Spelling : ตรวจสอบแกรมม่า และการสะกดคำ

คำสั่งนี้ยังทำงานกับภาษาไทยได้ไม่ดีเท่าไหร่นัก คงต้องรอให้มันฝึกภาษาไทยมากขึ้นอีกหน่อย

แต่ถ้าเป็นภาษาอังกฤษล่ะก็ไม่มีปัญหา หากต้องติดต่อลูกค้าเป็นภาษาอังกฤษ เช่น ติดต่อซัพพลายเออร์ที่อยู่ต่างประเทศ จะใช้มันเป็นเครื่องมือช่วยในการตรวจสอบแกรมม่า และคำผิดก็ถือว่าน่าสนใจทีเดียว

Summarize : สรุปเนื้อหา

ถ้าไม่มีอ่านบทความยาว ๆ ต้องการแค่ใจความสำคัญคร่าว ๆ เราสามารถสั่งให้ ChatGPT สรุปเนื้อหาให้เราได้อย่างรวดเร็ว

Translate to : แปลภาษา

ความสามารถในการแปลภาษาของ ChatGPT ทำออกมาได้ค่อนข้างธรรมชาติกว่า Google Translate พอสมควร การที่แปลได้โดยตรงใน Google Docs มันก็ช่วยการแปลงานง่ายขึ้นเยอะ

Write custom prompt : สร้างเนื้อหาตามที่สั่ง

ตัวเลือกสุดท้าย และน่าจะเป็นตัวเลือกที่เราน่าจะใช้งานมันบ่อยที่สุดด้วย ถ้าหากเราไม่รู้จะเริ่มต้นงานอย่างไร ? ก็สามารถ บอกโจทย์ให้ ChatGPT ช่วยร่างขึ้นมาจากศูนย์เลยก็ยังได้ ซึ่งก็ทำได้หลายรูปแบบ ตัวอย่างเช่น

ร่างอีเมลเพื่อติดต่อฝึกงาน

ร่างอีเมลเป็นภาษาต่างประเทศ

ร่างสคริปต์สำหรับใช้ถ่ายทำวิดีโอรีวิว

แต่งเพลง

ยังมีอีกหลายอย่างที่เราสามารถประยุกต์ใช้งานได้อีก แต่คงยาวมากถ้าจะยกตัวอย่างมาให้ครบถ้วน ยังไงใครที่ต้องทำเอกสารเป็นประจำ ก็ลองไปใช้งานกันดูนะ น่าจะทำงานง่ายขึ้นกว่าเดิมพอสมควร