5 สิ่งที่โปรแกรม Excel สามารถทำได้ แต่เราไม่ควรทำมัน

5 สิ่งที่โปรแกรม Excel สามารถทำได้ แต่เราไม่ควรทำมัน

หากให้เอ่ยนามของ โปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet Software) ขึ้นมาสักหนึ่งตัว ชื่อของ โปรแกรม Microsoft Excel น่าจะเป็นชื่อแรกที่ใครต่อหลายคนนึกถึง อาจเพราะความที่มันเป็นโปรแกรมเก่าแก่ที่เปิดตัวตั้งแต่ปี ค.ศ. 1987 (พ.ศ. 2530) และมันก็ได้รับการพัฒนาอัปเดตเวอร์ชัน เพิ่มคุณสมบัติ ความสามารถใหม่ ๆ เข้ามาอย่างต่อเนื่องจวบมาจนถึงปัจจุบันนี้

ด้วยความเก่งกาจของ โปรแกรมสเปรดชีต Microsoft Excel  ทำให้มันสามารถนำไปประยุกต์ใช้งานได้หลากหลายประเภท อย่างไรก็ตาม ก็มีงานบางอย่าง ที่แม้ว่าเราจะสามารถทำใน โปรแกรม Microsoft Excel ได้ แต่อันที่จริง เราก็ไม่ควรทำนะ จะมีอะไรบ้าง ไปอ่านกันเลย

1. สร้างฐานข้อมูลขนาดใหญ่
(Use Excel for Building a Huge Database)

หลายคนนิยมเก็บข้อมูลทั้งหมดลงใน โปรแกรม Microsoft Excel (หรือ Google Sheets) ซึ่งอันที่จริง ไฟล์ Excel ก็สามารถเก็บข้อมูลได้จำนวนมหาศาลจริง ๆ นั่นแหละ โดยในโปรแกรม Microsoft Excel เวอร์ชันล่าสุด (อ้างอิงจาก Excel สำหรับ Microsoft 365) สามารถมีได้สูงสุดถึง 1,048,576 แถว (Rows) และ 16,384  อลัมน์ (Columns) หรือหากคิดเป็นจำนวนของเซลล์ (Cells) แล้วล่ะก็ จะมีมากถึง 17,179,869,184 Cells เลยทีเดียว

แค่ยังไม่พอ เพราะภายใน 1 Cells สามารถบันทึกตัวอักษรได้ 32,767 ตัวอักษร (Chars) ดังนั้น หากใส่ข้อมูลลงไปให้เต็มพื้นที่ไฟล์ของ Excel ล่ะก็ จะมีจำนวนตัวอักษรทั้งหมดเป็นจำนวนมากถึง 5.62932774 x 10¹⁴ เลยทีเดียว

บางคนอาจจะบอกว่า บ้าน่า ใครมันจะมีเวลาใส่ข้อมูลลงไปในไฟล์ได้เยอะขนาดนั้น อันที่จริง หากเราทำฐานข้อมูล เมื่อเวลาผ่านไปนานวันเข้า โดยที่บันทึกข้อมูลลงไปในไฟล์เดิมต่อเนื่องไปเรื่อย ๆ สิ่งที่ว่ามันก็เกิดขึ้นได้ไม่ยาก

ปัญหาที่เกิดขึ้นตามมาเมื่อมีจำนวนข้อมูลภายในไฟล์เยอะเกินไป ก็คือ ทำให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้ช้าลง เรียกดูข้อมูลภายในไฟล์ช้าขึ้น ต่อให้คอมพิวเตอร์ที่ใช้มีสเปกที่สูงแล้วก็ตาม เพราะว่าตัวโปรแกรม Microsoft Excel จะทำการเรียกใช้งานข้อมูลทั้งหมดขึ้นมาเสมอเวลาที่เราเปิดไฟล์ อย่างไรก็ตาม ไม่ต้องกังวลกับมันมากนักก็ได้ เพราะในการใช้งานแบบปกติ ที่น่าจะมีข้อมูลอยู่ใน Rows หรือ Columns จำนวนหลักร้อย หรือแม้แต่หลักพัน เท่านี้ยังถือว่าน้อยครับ

ทางเลือกสำหรับผู้ที่จำเป็นต้องใช้ โปรแกรม Microsoft Excel ในการทำฐานข้อมูล (Database) คือ การเลือกเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น บันทึกเฉพาะข้อมูลที่สามารถนำมาวิเคราะห์ได้ลงในไฟล์ก็พอ ส่วนข้อมูลที่เหลือ ที่ไม่สามารถนำมาวิเคราะห์ข้อมูลได้ ก็แยกเก็บไว้อีกไฟล์แทน ตัวอย่างเช่น หากต้องการศึกษาว่าลูกค้าใช้อีเมลค่ายไหนบ้าง ในฐานข้อมูลดังกล่าวก็ไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลเบอร์โทรศัพท์, หรือรายละเอียดที่อยู่ เก็บไว้ในที่เดียวกัน 

ภาพจาก : https://www.pcworld.com/article/3234335/excel-databases-creating-relational-tables.html

แต่จะดีที่สุด หากคุณใช้โปรแกรมประเภทฐานข้อมูลโดยเฉพาะในการทำงานลักษณะนี้แทนไปเลย ส่วนใหญ่พวกนี้จะมีความสามารถเหมือนกับที่ โปรแกรม Microsoft Excel ทำได้อยู่แล้ว แถมยังมีเครื่องมือให้ใช้วิเคราะห์ได้มากกว่าอีกด้วย ซึ่งก็มีให้เลือกใช้งานอยู่หลายโปรแกรมนะ แต่ถ้าคุณเป็นสาวกของ Microsoft ก็ลองดูเป็น โปรแกรม Microsoft Access 

แนะนำ 5 โปรแกรมฟรี ที่สามารถใช้งานแทน Microsoft Access

• https://tips.thaiware.com/1147.html

2. ใช้วิเคราะห์ข้อมูล ด้วยสูตรฟังก์ชัน ที่มีความสลับซับซ้อน
(Use Excel for Data Analysis with Complicated Formulas)

จุดแข็งของ โปรแกรม Microsoft Excel คือ สามารถเลือกใช้สูตรในการคำนวณได้ตั้งแต่ระดับง่าย ๆ เช่น รวมผลลัพธ์, ผลกำไรขาดทุน ฯลฯ ไปจนถึงสูตรที่มีเงื่อนไขซับซ้อนระดับยาก ๆ โดยสูตรพวกนี้ผู้ใช้งานจำเป็นต้องเขียนสร้างมันขึ้นมาเอง

อย่างไรก็ตาม แม้ว่า โปรแกรม Microsoft Excel จะรองรับการใช้งานสูตรฟังก์ชันที่มีความสลับซับซ้อน แต่มันมีปัญหาที่ควรระวังเป็นอย่างมาก บ่อยครั้งที่สูตรที่บรรจุอยู่ใน Cells มีการเรียกใช้ข้อมูลจาก Cells อื่นมาคำนวณด้วย และ Cells ที่ถูกอ้างอิง ข้อมูลในนั้นก็อาจจะเป็นข้อมูลที่ผ่านการคำนวณมาแล้วโดยใช้ข้อมูลจาก Cells อื่น ๆ อีกเป็นทอด ๆ ไป

ตัวอย่างสูตรการคำนวณที่มีความซับซ้อน

Sub MoreFormulaExamples ()
' Alternate ways to add SUM formula
' to cell B1
'
  Dim strFormula as String
  Dim cell as Range
  dim fromRow as Range, toRow as Range
  Set cell = Range("B1")
  ' Directly assigning a String
  cell.Formula = "=SUM(A1:A10)"
  ' Storing string to a variable
  ' and assigning to "Formula" property
  strFormula = "=SUM(A1:A10)"
  cell.Formula = strFormula
  ' Using variables to build a string
  ' and assigning it to "Formula" property
  fromRow = 1
  toRow   = 10
  strFormula = "=SUM(A" & fromValue & ":A" & toValue & ")
  cell.Formula = strFormula
End Sub

ถ้าภายในไฟล์มีการใช้สูตรคำนวณเหล่านี้เป็นจำนวนมาก มันจะเปรียบเสมือนว่ามีข้อมูลทับซ้อนกันอยู่หลายชั้น หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในจุดใด จุดหนึ่งขึ้นมา การจะค้นหาว่าความผิดพลาดเกิดขึ้นจากสูตรไหน จาก Cells จำนวนมากที่มีสูตรอยู่ ไม่ใช่เรื่องง่ายเลยล่ะ

ภาพจาก https://www.makeuseof.com/things-avoid-doing-excel/

3. ใช้ Excel เป็นเครื่องมือบริการจัดการโครงการ
(Use Excel for Project Management Tool)

ก่อนที่เครื่องมือประเภทบริหารจัดการโครงการ (Project management) อย่างเช่นพวก Asana, Trello ฯลฯ จะถือกำเนิดขึ้น ผู้ชำนาญการหลายคนได้นำเอา โปรแกรม Microsoft Excel มาออกแบบทำเป็น Project Management ซึ่งอันที่จริง ทุกวันนี้ก็มีเทมเพลตสำเร็จรูป สำหรับให้ผู้ที่สนใจดาวน์โหลดไปใช้งานได้เยอะแยะ

อย่างไรก็ตาม หากสมาชิกในทีมมีเยอะขึ้น, มีจำนวนโปรเจคหลายตัว การบันทึกข้อมูลลงในไฟล์ Excel ก็จะเริ่มมีความซับซ้อนมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยถ้าหากคุณไม่ได้ใช้งาน โปรแกรม Microsoft Excel ในเวอร์ชันออนไลน์ สมาชิกในทีมก็จะไม่สามารถใช้ไฟล์เดียวกันในการจัดการโปรเจคพร้อมกันได้อย่างสะดวก ยิ่งหากมีงานบันทึกความเคลื่อนไหวของงานรอง (Subtask) แยกรายละเอียดออกจากงานหลังด้วยแล้ว ภายในไฟล์ชีต (Sheets) จะเต็มไปด้วยข้อมูลที่ชวนงงอย่างแน่นอน

ปัญหาอีกอย่าง คือยิ่งมีจำนวนคนที่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ โอกาสที่จะมีการแก้ไขไฟล์ที่ผิดพลาดก็มากขึ้นตามไปด้วย สูตรอาจจะถูกเปลี่ยน หรือข้อมูลสำคัญอาจจะถูกลบ หรือแทนที่โดยไม่ได้เจตนา ซึ่งหากใช้โปรแกรม Project Management โดยเฉพาะ ผู้ดูแลสามารถกำหนดสิทธิ์ และขอบเขตการแก้ไข และเข้าถึงข้อมูลได้โดยละเอียด

4. ทำแบบฟอร์มลงทะเบียน
(Use Excel for Creating Registration Form)

อาจจะเพราะมันทำได้ และทำง่ายด้วยล่ะมั้ง บ่อยครั้งที่ โปรแกรม Microsoft Excel ถูกนำมาใช้ในการสร้างแบบฟอร์ม ตามงานอีเวนท์หลายแห่งก็นิยมเอาโน้ตบุ๊กมาตั้งไว้ แล้วมีไฟล์ Excel ให้ผู้เข้าร่วมงานใช้ในการลงทะเบียน

อย่างไรก็ตาม มันก็มีข้อเสียอยู่นะ มาดูกัน ...

1. คุณไม่สามารถควบคุมข้อมูลที่ได้รับได้ คนที่กรอกข้อมูลลงในช่อง Cells แต่ละคนก็มาตรฐานการตอบที่แตกต่างกันออกไป เช่น ในช่องจังหวัดบางคนอาจจะกรอกว่า กทม, กรุงเทพฯ, กรุงเทพมหานคร หรือ BKK ฯลฯ ความแตกต่างเหล่านี้ ทำให้การนำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์เป็นเรื่องลำบากขึ้น
2. หากมีจุดลงทะเบียนหลายจุด คุณจะได้ข้อมูลมาหลายชุด ทำให้ต้องเสียเวลาในการรวมข้อมูลทั้งหมดเป็นไฟล์เดียวในภายหลัง และยังมีโอกาสที่จะทำให้ข้อมูลเกิดความผิดพลาดได้อีกด้วย
3. ข้อมูลที่ต้องลงในจุดลงทะเบียน มักจะมีชื่อ-นามสกุล, อีเมล, เบอร์โทรศัพท์ หรือแม้แต่ที่อยู่สำหรับติดต่อ ซึ่งคนที่ลงทะเบียนสามารถเห็นข้อมูลของผู้ลงทะเบียนคนอื่นได้อย่างง่ายดาย

5. ใช้วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน
(Use Excel for Financial Analysis))

การนำเอา โปรแกรม Microsoft Excel มาใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน มักจะต้องมีการลิงก์กับแหล่งข้อมูลหลายแห่ง โดยแหล่งข้อมูลนั้น อาจจะเป็นไฟล์ Excel ตัวอื่น, ฐานข้อมูลแบบออนไลน์ หรือแม้แต่เว็บไซต์ทางการเงิน อย่างไรก็ตาม ยิ่งมีการลิงก์กับแหล่งข้อมูลภายนอกมากเท่าไหร่ โอกาสที่จะพบกับความผิดพลาด หรือได้รับข้อมูลที่ล้าสมัยก็เพิ่มมากขึ้น

กรณีศึกษาที่มีชื่อเสียง เกิดขึ้นในปี ค.ศ. 2012 (พ.ศ. 2555) กับ J.P. Morgan บริษัทการเงินระดับโลก ที่ใช้ โปรแกรม Microsoft Excel ในการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน แต่จากการใช้สูตรอ้างอิงราคาที่ผิดพลาด ส่งผลให้การคำนวณมูลค่าเกิดขึ้นต่ำกว่ามูลค่าที่แท้จริงสองระดับ ส่งผลให้บริษัทต้องสูญเสียเงินจากการค้ามูลค่าถึง 6,000,000,000 ดอลลาร์ เลยทีเดียว

และจากเหตุผลที่เราได้กล่าวไปใน "หัวข้อที่ 2" ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นกับเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ สามารถส่งผลให้การเงินของบริษัทมีปัญหาได้อย่างแน่นอน

สรุปการใช้งาน โปรแกรม Microsoft Excel

Microsoft Excel ก็ถือเป็นโปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet Software) ที่ดี และมีประสิทธิภาพสูง มันเหมาะกับงานทำงานร่วมกับชุดข้อมูลที่มีขนาดเล็ก หรือต้องการนำมาใช้เพื่อออกแบบแนวคิดการวางแผนวิเคราะห์ข้อมูล อย่างไรก็ตาม หากงานของเรามีระดับสเกลที่ใหญ่โตขึ้น

ซึ่งการนำเอา Microsoft Excel มาประยุกต์ใช้อาจจะไม่เหมาะสมเท่าไหร่ การนำโปรแกรมเฉพาะทางที่เหมาะสมกับงานมาใช้โดยตรงเป็นตัวเลือกที่น่าจะดีกว่า

ใช้โปรแกรมเฉพาะทางให้เหมาะสมกับงาน