8 วิธีประยุกต์ใช้โปรแกรม Microsoft Excel กับเรื่องทั่ว ๆ ไปในชีวิตประจำวัน

8 วิธีประยุกต์ใช้ Microsoft Excel กับชีวิตประจำวันแบบง่าย ๆ
(The 8 best uses of Microsoft Excel in daily life)

Microsoft Excel เป็น โปรแกรมสเปรดชีต (Spreadsheet Software) ที่ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือการวิเคราะห์ที่ดีที่สุดสำหรับเหล่านักวิเคราะห์ข้อมูลเสมอมา  แต่การใช้งาน โปรแกรม Excel นั้น ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแค่เหล่าผู้คนที่ต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมากเป็นประจำหรอกนะ เพราะสำหรับผู้ใช้งานทั่วไปแล้ว โปรแกรม Excel ก็มีประโยชน์อีกมากรอให้คุณไปใช้งานเช่นกัน

โดยเราสามารถนำ โปรแกรม Excel มาประยุกต์ใช้สำหรับการใช้งานทั่วไปในแต่ละวันได้ ตั้งแต่การทำตารางเช็คชื่อทำงาน / เข้าเรียน ไปจนถึงการควบคุมรายรับรายจ่ายในแต่ละเดือนได้ด้วย

1. ติดตาม และจัดการข้อมูล
(Information Tracking and Management)

โปรแกรม Excel เป็นที่ใช้งานกันอย่างกว้างขวางในแวดวงธุรกิจ โดยเฉพาะการจัดการขอบข่ายงานทั่วไป ตั้งแต่การกระตุ้นยอดขาย ไปจนถึงการติดตามสต๊อกของ ทุกอย่างล้วนอยู่ใน โปรแกรม Excel ได้หมด ซึ่งภายในขอบเขตการจัดการข้อมูลพวกนี้ สิ่งที่คุณจะสามารถใช้งานได้ ก็เช่น

การติดตามสต๊อกของ

โดย​​​​โปรแกรม Excel มีชื่อเสียงเลื่องลือด้านการจัดการห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) มาแต่ไหนแต่ไร ด้วยความที่มันสามารถเก็บข้อมูลแบบหลายแถวได้ ทำให้เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับบรรดาธุรกิจต่าง ๆ และองค์กรทั้งหลายที่ต้องรับมือกับผลิตภัณฑ์และบริการต่าง ๆ ที่ตนมี

และเมื่อต้องการติดตาม (Track) คลังสินค้า ก็สามารถสร้างตารางสรุปผลข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด (Pivots) และใช้งานฟังก์ชันต่าง ๆ เพื่อติดตามผลิตภัณฑ์ที่ต้องการได้ และเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่ป้อนข้อมูลอัตโนมัติใน โปรแกรม Excel ไว้ เพื่อช่วยลดภาระการจัดการข้อมูลได้อีกทาง

เครดิตภาพ : https://www.educba.com/pivot-chart/

การติดตามการเข้างาน

ในบริษัทที่มีพนักงานเป็นศูนย์กลาง คุณสามารถใช้ โปรแกรม Excel เพื่อติดตามเวลาการเข้างานของพนักงานได้ และสร้างแดชบอร์ดที่มีข้อมูลการเข้างานโดยละเอียดได้ ซึ่งถ้าหากคุณมีการข้อมูลเพิ่มเติมอื่นใดเข้าไป ก็จะสามารถมองเห็นภาพรวมการเข้างานได้ชัดเจนขึ้นด้วย

ในเว็บเรามีทิปส์ โปรแกรม Excel หลายบทความที่น่าจะประยุกต์ใช้กับหัวข้อดังกล่าวได้ ลองไปรับชมกันได้นะ

ข้อมูลเพิ่มเติม :

• วิธีแยกชื่อ ออกจากนามสกุล อย่างรวดเร็วใน โปรแกรม Excel
• วิธีรวมข้อมูล 2 คอลัมน์ ให้เป็นคอลัมน์เดียวใน โปรแกรม Excel
• วิธีคำนวณหาจำนวนวันที่ห่างกัน ด้วยฟังก์ชัน DATEDIF ใน โปรแกรม Excel หรือ Google Sheet

รายงานประสิทธิภาพการทำงาน

หากคุณต้องการประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพัฒนาตามเกณฑ์ประเมินผลรายบุคคล (KPIs) ในแต่ละเดือนแล้วล่ะก็ โปรแกรม Excel ก็สามารถทำได้ทุกสิ่งทุกอย่างตั้งแต่การจัดการบันทึกข้อมูล ไปจนถึงการบันทึกข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องไว้ในชีต (Sheet) เดียวกัน และใช้สูตรคำนวณในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการประเมินได้ภายในโปรแกรมเดียว

2. ตัวจัดการบริหารเวลา
(Time Management)

รู้หรือไม่ว่า คุณสามารถใช้งานชีต โปรแกรม Excel ในการเพิ่มประโยชน์ในการทำงาน และเป็นตัวติดตามเวลาการทำงานได้ด้วยนะ เพราะตาราง โปรแกรม Excel มีฟังก์ชันเกี่ยวกับวันและเวลาให้เลือกใช้งานเยอะพอสมควร ฟีเจอร์บางส่วนที่นิยมใช้กันบ่อย ๆ ก็เช่น

• Daily Life Planning
  (วางแผนชีวิตประจำวัน)
• Part-time, Full-time Schedule
  (โครงการที่ต้องใช้พนักงานทั้งแบบกะ และแบบเต็มเวลา)
• Roadmap, Project and Timeline Tracker
  (ตัวติดตามแผนงาน โครงการ และเส้นเวลา การทำงานที่ต้องการ)

ซึ่งรายการตัวอย่างด้านบนก็ไม่ได้มีอยู่เพียงเท่านั้น แต่ยังมีวิธีอื่น ๆ อีกมากที่สามารถใช้ โปรแกรม Excel มาประยุกต์กับการบริหารจัดการเวลาได้ดี และหากอยากจะให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็สามารถสร้าง การจับเวลามะเขือเทศ (Pomodoro Tracker) ในโปรแกรม Excel เพื่อให้คุณโฟกัสกับงานได้ดีขึ้นได้ด้วย

ข้อมูลเพิ่มเติม : Pomodoro คืออะไร ? เทคนิคการบริหารเวลาแบบ Pomodoro เหมาะกับใคร ? และข้อจำกัดของมัน

3. วางแผนการติดตามเป้าหมาย
(Goal Planning and Tracking Progress)

การวางแผนติดตามเป้าหมาย ถือเป็นสิ่งสำคัญกับการทำงานในทุกโปรเจกต์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเครื่องมือติดตามเวลาการทำงานเช่น แผนผังคุมกำหนดงาน (Gantt Chart) หรือแผนผังอื่น ๆ ที่สามารถใช้ข้อมูลพื้นฐานเวลา อิงควบคู่ไปกับจำนวนงานที่ต้องทำภายใน โปรแกรม Excel ได้

เครดิตภาพ : https://www.productplan.com/learn/gantt-chart-vs-roadmap-whats-the-difference/

และหากคุณมีเป้าหมายย่อยที่ต้องทำให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนด ก็สามารถจัดการแชร์ให้เพื่อนร่วมงานเพิ่มรายละเอียดและความคืบหน้าในการทำงานในชีตเดียวกัน พร้อมทั้งติดตามผลการทำงานไปพร้อม ๆ กันได้เลย

4. จัดการเงิน และติดตามการใช้จ่าย
(Budget Management and Finance Tracking)

นอกจากนี้แล้ว โปรแกรม Excel ก็ถือเป็นเพื่อนของนักบัญชีทุกคน เมื่อคุณต้องสร้างตัวติดตามการใช้จ่ายรายเดือนแบบละเอียดสำหรับองค์กรของคุณ คุณสามารถใช้การบัญชีในตัวและฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับคณิตศาสตร์เพื่อติดตามการเงิน งบประมาณ และบัญชีของคุณได้ องค์กรและวิสาหกิจที่มีรูปร่าง ขนาด และรูปแบบต่าง ๆ ใช้ โปรแกรม Excel ร่วมกับเครื่องมือทางบัญชีและการเงินอื่น ๆ เพื่อปรับปรุงมาตรฐานการบัญชีของตน

เครดิตภาพ : https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/06/15/introducing-money-โปรแกรม Excel-easier-manage-finances/

นอกจากนี้ ยังสามารถสร้างบัญชีแบบละเอียด และงานที่เกี่ยวข้องกับการเงินในด้านต่าง ๆ เพื่อทำให้รายงานครอบคลุมยิ่งขึ้น อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งรายละเอียดต่าง ๆ ใส่สูตรคำนวณ และสร้างการแจ้งเตือนภายใน โปรแกรม Excel เพื่อไฮไลท์จุดสำคัญในธุรกิจของคุณได้อีกด้วย

5. การวิเคราะห์ข้อมูล
(Data Analysis)

การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของทุกองค์กร และนักวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากก็ยังใช้ โปรแกรม Excel สำหรับการทำงานที่ต้องขับเคลื่อนด้วยข้อมูลกันอยู่ในปัจจุบัน เพราะเราสามารถทำทุกอย่างได้ตั้งแต่การสร้างรายงานประสิทธิภาพอย่างละเอียดไปจนถึงการคำนวณสมมติฐานที่ขับเคลื่อนด้วยการวิเคราะห์ใน โปรแกรม Excel เพราะการใช้ โปรแกรม Excel ถือเป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์และติดตามตลาดได้ดีมากตัวหนึ่ง

เครดิตภาพ : https://www.educba.com/data-analysis-tool-in-โปรแกรม Excel/

เพราะการใช้งาน โปรแกรม Excel คุณสามารถสร้างแถว (Rows) ข้อมูลได้ยาวขนาดไหนก็ได้ตราบเท่าที่ยังอยู่ในชีตเดียวกัน อีกทั้งสามารถนำสมุดงาน โปรแกรม Excel หลาย ๆ ไฟล์ ไปรวมเข้ากับ ภาษา Python หรือภาษาเขียนโปรแกรมอื่น ๆ ได้หลากหลายด้วย

6. การแสดงข้อมูล
(Data Visualization)

ในบรรดาบริษัทและธุรกิจต่าง ๆ ต่างก็พึ่งพาข้อมูลเพื่อประกอบการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก ซึ่งข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการตัดสินใจก้าวสำคัญต่าง ๆ ขององค์กรในอนาคต และยังช่วยให้คนทั่วไปสามารถเข้าใจภาพรวมได้ง่ายขึ้น แถมยังทำให้การสร้างกราฟอื่น ๆ และโหลดข้อมูลจากชีต ไปประมวลผลใน ซอฟต์แวร์ (Software) อื่น ๆ ต่อได้

เครดิตภาพ : https://5minutebi.com/2017/10/29/5-steps-improve-โปรแกรม Excel-data-visualization-productivity/

อย่างไรก็ตาม โปรแกรม Excel เป็นโปรแกรมที่ค่อนข้างยืดหยุ่นพอสมควร และสามารถทำงานผสานกับแอปพลิเคชัน (Application) อื่นได้ดีไม่ว่าจะเป็นแอปพลิเคชันในเครือ Microsoft Office เอง หรือโปรแกรมที่นอกเหนือจากนี้

7. การจัดการรายรับรายจ่าย
(Expense Management)

บรรดาเจ้าของบ้านและผู้ดูแลรับผิดชอบค่าใช้จ่ายภายในบ้าน นิยมใช้ โปรแกรม Excel เพื่อติดตามรายรับรายจ่ายในทุก ๆ วัน โดยใช้เพียงแค่ชีตง่าย ๆ แผ่นเดียวในการควบคุมทั้งรายรับและรายจ่ายที่เกี่ยวข้องไม่ว่ารายการเล็กหรือรายการใหญ่

เครดิตภาพ : https://www.vertex42.com/โปรแกรม ExcelTemplates/income-and-expense-worksheet.html

เพียงแค่เพิ่มสูตรคำนวณให้โปรแกรม Excel จัดการคำนวณทั้งรายได้และรายจ่ายในแต่ละเดือนให้แบบอัตโนมัติ ซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือบัญชีที่ซับซ้อนแต่อย่างใด แถมถ้าคุณชอบการเห็นเอกสารแบบเป็นแผ่น ๆ สามารถจัดเก็บให้พร้อมค้นหาไว้ใกล้ ๆ ตัวแล้วล่ะก็ คุณก็สามารถพิมพ์ (Print) ออกมาได้ด้วย

8. การคำนวณอย่างรวดเร็ว
(Quick Calculations)

เมื่อ โปรแกรม Excel มีสูตรคำนวณต่าง ๆ และรูปแบบตารางที่หลากหลายสำหรับการคำนวณหลากหลายรูปแบบ การใช้กระดาษและปากกาก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป เพราะสมุดงาน โปรแกรม Excel สามารถทำทุกอย่างให้คุณได้เสร็จสรรพในไฟล์เดียว ไม่ว่าจะเป็นค่างวดรถ ดอกเบี้ยเงินฝาก เงินกู้ สินเชื่อบ้าน ฯลฯ เพียงแค่ใส่อัตราดอกเบี้ย เงินต้น ค่างวดที่จ่าย หรือตัวเลขที่จำเป็นต่อการคำนวณเข้าไปในแต่ละช่อง คุณก็จะเห็นภาพรวมเงินที่ต้องจ่าย และยอดเงินคงค้างได้อย่างรวดเร็ว

เครดิตภาพ : https://templates.office.com/en-gb/loan-calculator-tm23154796

จริง ๆ แล้ว ถึงแม้ว่าโปรแกรม Excel จะมีความสามารถในการจัดการข้อมูลที่หลากหลาย แต่ก็มีงานอยู่หลายรูปแบบ ที่เราไม่ควรจะทำบนโปรแกรม Excel นะ สามารถอ่านเพิ่มเติมที่บทความด้านล่างนี้ได้

อ่านเพิ่มเติม : 5 สิ่งที่โปรแกรม Excel สามารถทำได้ แต่เราไม่ควรทำมัน

หรือใครเบื่อใช้งาน ก็เอา โปรแกรม Excel มาเล่นเกมก็ได้เช่นกันนะ ลองไปติดตามบทความนี้ดูได้เลย

อ่านเพิ่มเติม : 8 เกมฟรีใน Microsoft Excel เพิ่มความบันเทิง หรือเอาไว้ให้คุณได้อู้งานแบบเนียนๆ